Ceny transferowe a odpowiedzialność zarządu – kto realnie odpowiada za błędy w dokumentacji?

Spis treści

1. Wstęp
2. Ceny transferowe – obowiązek na poziomie spółki, odpowiedzialność osobista zarządu
3. Odpowiedzialność spółki – sankcje finansowe
4. Odpowiedzialność zarządu – kary karne skarbowe
5. Rola doradców i księgowych – pomocnicy, a nie „tarcza ochronna”
6. Jak zarząd może się zabezpieczyć?
7. Case study – jak to wygląda w praktyce
8. Podsumowanie

Wstęp

Każdego roku, w okolicach listopada, wielu przedsiębiorców przypomina sobie o jednym z najbardziej wymagających obowiązków podatkowych – sporządzeniu dokumentacji cen transferowych i złożeniu informacji TPR. Obowiązki te, choć technicznie często realizowane przez dział finansowy lub zewnętrznych doradców, w praktyce obciążają odpowiedzialnością nie tylko spółkę, ale także osoby pełniące funkcje zarządcze.

Pytanie, które warto sobie zadać brzmi: kto faktycznie odpowiada za błędy w dokumentacji cen transferowych – spółka, księgowi, doradcy, czy jednak członkowie zarządu?

Ceny transferowe – obowiązek na poziomie spółki, odpowiedzialność osobista zarządu

Przepisy podatkowe jednoznacznie wskazują, że obowiązek przygotowania dokumentacji cen transferowych spoczywa na podatniku, czyli na spółce. Jednak w praktyce organy podatkowe oczekują, że zarząd dopilnuje prawidłowej realizacji tego obowiązku.

Wynika to z podstawowej zasady: to zarząd prowadzi sprawy spółki i odpowiada za ich zgodność z prawem. Dlatego w przypadku kontroli, organ nie będzie pytał doradcy podatkowego czy głównej księgowej o sam fakt realizacji obowiązków związanych ze sporządzeniem dokumentacji cen transferowych – tylko członków zarządu.

Dodatkowo, informacja TPR musi być podpisana elektronicznie przez członka zarządu – i to bez możliwości delegowania tego obowiązku na pełnomocnika (z wyjątkiem tzw. pełnomocnika profesjonalnego np. doradcy podatkowego, czy adwokata). Niemniej jednak nawet w przypadku udzielenia pełnomocnictwa i podpisania TPR przez tzw. „profesjonalnego pełnomocnika” odpowiedzialność za dane zawarte i wykazane w TPR, jak również za składane w nim oświadczenie, nadal spoczywa na zarządzie. To jeszcze mocniej podkreśla osobisty charakter odpowiedzialności.

Odpowiedzialność spółki – sankcje finansowe

Niewłaściwe przygotowanie dokumentacji cen transferowych lub jej brak może skutkować sankcjami dla samej spółki:

• doszacowanie dochodu – jeśli fiskus uzna, że ceny transakcyjne były nierynkowe, może doszacować dochód do opodatkowania,
• dodatkowe zobowiązanie podatkowe – tzw. sankcyjny CIT, który może wynosić nawet 30% kwoty doszacowania,
• odsetki od zaległości podatkowych – w praktyce często istotna kwota, jeśli kontrola dotyczy kilku lat wstecz.

Same sankcje podatkowe obciążają spółkę, ale to dopiero część odpowiedzialności.

Odpowiedzialność zarządu – kary karne skarbowe

Znacznie bardziej dotkliwe dla osób fizycznych są konsekwencje na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.

Przykłady:

• niezłożenie TPR w terminie,
• podanie w TPR danych niezgodnych ze stanem faktycznym,
• brak dokumentacji lokalnej (Local File), mimo obowiązku jej posiadania.

Za takie przewinienia grożą grzywny sięgające nawet kilku milionów złotych. W praktyce sądy wymierzają kary finansowe proporcjonalne, ale i tak dla członków zarządu stanowi to poważne ryzyko osobiste.

Co istotne: odpowiedzialność karną ponoszą konkretne osoby – najczęściej członkowie zarządu odpowiedzialni za finanse, ale formalnie każdy członek zarządu może być objęty postępowaniem, jeśli nie wskaże, że obowiązki były przekazane.

Rola doradców i księgowych – pomocnicy, a nie „tarcza ochronna”

Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia: „od tego mamy doradców, oni za to odpowiadają”. Niestety, nie do końca tak to działa.

Doradcy podatkowi czy biura księgowe odpowiadają w ramach umów cywilnych – mogą ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą, ale nie zwalnia to zarządu z odpowiedzialności wobec fiskusa. To oznacza, że nawet jeśli błąd wynikał z pracy zewnętrznego podwykonawcy, urząd skarbowy i tak rozliczy zarząd spółki. Dopiero później można ewentualnie dochodzić roszczeń wobec doradcy.

Jak zarząd może się zabezpieczyć?

Odpowiedzialność jest realna, ale można ją znacząco ograniczyć, wprowadzając odpowiednie mechanizmy w spółce:

1. Formalne procedury – spółka powinna posiadać wewnętrzne procedury w zakresie cen transferowych (np. w ramach polityki podatkowej).
2. Delegowanie obowiązków – w ramach zarządu można formalnie powierzyć określone obszary poszczególnym członkom (np. finansowym), co zmniejsza ryzyko odpowiedzialności pozostałych.
3. Weryfikacja dokumentacji – nawet jeśli przygotowują ją doradcy, zarząd powinien przejrzeć dokumentację i sprawdzić, czy dane są spójne z raportami i sprawozdaniem finansowym.
4. Regularne przeglądy – dokumentacja powinna być aktualizowana przy każdej istotnej zmianie w transakcjach wewnątrzgrupowych, a nie tylko „raz do roku na ostatnią chwilę”.
5. Szkolenia dla zarządu – krótkie warsztaty pozwalają członkom zarządu lepiej zrozumieć swoje obowiązki i świadomie podpisywać dokumenty.

Case study – jak to wygląda w praktyce

Przykład z praktyki organów podatkowych:

• Spółka nie złożyła w terminie informacji TPR. Wina leżała po stronie zewnętrznego podmiotu odpowiedzialnego za przygotowanie dokumentacji, który nie dopilnowało terminu.
• Fiskus wszczął postępowanie karne skarbowe wobec członka zarządu odpowiedzialnego za finanse.
• Spółka uniknęła sankcji podatkowych, ale prezes został ukarany grzywną.

Wniosek? Nie można liczyć, że „ktoś się tym zajmie”. Odpowiedzialność końcowa zawsze wraca do zarządu.

Podsumowanie

Ceny transferowe to obszar, w którym odpowiedzialność spółki i osobista odpowiedzialność członków zarządu ściśle się przeplatają. Dokumentacja może być przygotowywana przez ekspertów zewnętrznych, ale to zarząd odpowiada za jej kompletność, zgodność z prawem i terminowe złożenie informacji TPR.

Z punktu widzenia zarządu najważniejsze jest:

• wdrożenie procedur wewnętrznych,
• wyznaczenie odpowiedzialnych osób,
• świadomość, że podpisując TPR bierze się odpowiedzialność osobistą.

Dobrze przygotowana dokumentacja cen transferowych to nie tylko obowiązek podatkowy, ale też element zabezpieczenia zarządu przed konsekwencjami prawnymi i finansowymi.