Jakie dane księgowe i finansowe trzeba zebrać do dokumentacji TP – praktyczny przewodnik dla działu finansów

Spis treści 

1. Wstęp 
2. Identyfikacja transakcji kontrolowanych – punkt wyjścia 
3. Dane o wynikach finansowych stron transakcji 
4. Informacje dotyczące poszczególnych transakcji 
5. Dane porównawcze – nie tylko zewnętrzne analizy 
6. Dokumentacja pomocnicza – często pomijana, a istotna 
7. Najczęstsze błędy w zbieraniu danych (i jak ich uniknąć) 
8. Podsumowanie 
   
   

1. Wstęp 

Ceny transferowe od kilku lat są jednym z najbardziej wymagających obszarów w raportowaniu podatkowym. Coraz bardziej szczegółowe obowiązki dokumentacyjne, wysokie sankcje za błędy i większa aktywność organów podatkowych powodują, że działy finansowe i księgowe muszą dziś nie tylko przygotować dane do informacji TPR czy lokalnej dokumentacji TP, ale także zadbać o ich kompletność, spójność i rynkowe uzasadnienie. 

W praktyce największym wyzwaniem nie jest sama analiza czy opis transakcji, ale… zebranie odpowiednich danych finansowych i księgowych. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który krok po kroku pokazuje, co należy przygotować. 

2. Identyfikacja transakcji kontrolowanych – punkt wyjścia

Pierwszym etapem jest zidentyfikowanie transakcji z podmiotami powiązanymi, które spełniają progi dokumentacyjne. Do tego niezbędne będą dane z systemu finansowo-księgowego obejmujące: 

• pełną listę kontrahentów z oznaczeniem, którzy są powiązani (kapitałowo lub osobowo), 

• sumaryczne wartości transakcji z tymi podmiotami za dany rok podatkowy (sprzedaż, zakup, usługi, pożyczki, licencje itp.), 

• informacje o charakterze transakcji – czy to sprzedaż towarów, świadczenie usług, udzielenie finansowania, refakturowanie kosztów, itp. 

Warto stworzyć dedykowany raport w ERP, który automatycznie grupuje transakcje według kontrahentów powiązanych. To znacząco skraca czas pracy przy corocznej dokumentacji. 

3. Dane o wynikach finansowych stron transakcji

Kolejnym krokiem jest zebranie kluczowych danych finansowych dla podmiotów biorących udział w transakcjach. W zależności od rodzaju transakcji i wybranej metody weryfikacji rynkowości mogą to być m.in.: 

• przychody netto ze sprzedaży (ogółem i z transakcji kontrolowanych), 

• koszty operacyjne i ich struktura (koszty własne sprzedaży, koszty usług obcych, wynagrodzenia), 

• zysk brutto, zysk operacyjny (EBIT), EBITDA, 

• aktywa trwałe i obrotowe, 

• kapitał własny. 

Dane te są potrzebne do obliczenia wskaźników rentowności, takich jak marża operacyjna, narzut na kosztach, zwrot z aktywów czy wskaźnik kosztów usług – które później porównuje się z wartościami rynkowymi w analizie porównawczej. 

Dobrą praktyką jest przygotowanie tabeli z kluczowymi wskaźnikami za kilka lat – pozwala to wykazać stabilność wyników i spójność polityki cen transferowych w czasie. 

4. Informacje dotyczące poszczególnych transakcji

Oprócz danych ogólnych, dokumentacja TP wymaga również szczegółowych informacji dla każdej istotnej transakcji. Dział finansów powinien przygotować m.in.: 

• łączną wartość transakcji w danym roku podatkowym (netto), 

• opis sposobu kalkulacji ceny (np. marża kosztowa, cena stała, cena rynkowa), 

• dane dotyczące kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z transakcją, 

• kalkulacje marż i narzutów stosowanych w rozliczeniach, 

• dokumenty potwierdzające warunki (umowy, aneksy, porozumienia wewnątrzgrupowe). 

Te dane stanowią podstawę dla części analitycznej dokumentacji i są niezbędne do uzasadnienia, że ceny zostały ustalone na poziomie rynkowym. 

5. Dane porównawcze – nie tylko zewnętrzne analizy

Jeżeli weryfikacja rynkowości opiera się na analizie porównawczej, niezbędne mogą być również: 

• dane z wewnętrznych transakcji z podmiotami niepowiązanymi, 

• dane o strukturze kosztów i marż na podobnych transakcjach, 

• informacje o rabatach, warunkach płatności, zabezpieczeniach itp., które mogą wpływać na cenę. 

Te dane często znajdują się w systemach sprzedażowych, arkuszach Excel lub raportach controllingowych – dlatego warto z góry ustalić ich źródła i sposób gromadzenia. 

6. Dokumentacja pomocnicza – często pomijana, a istotna

Dla pełnej dokumentacji TP przydatne (a czasem wymagane) są również: 

• aktualne sprawozdania finansowe spółki (oraz ewentualnie innych stron transakcji), 

• raporty zarządu, budżety, plany finansowe, 

• opisy modeli biznesowych, łańcuchów dostaw, procesów decyzyjnych, 

• schematy organizacyjne i struktura grupy kapitałowej. 

Choć nie są to dane stricte księgowe, pomagają one zrozumieć kontekst ekonomiczny transakcji, co jest istotne zarówno w dokumentacji, jak i w ewentualnej kontroli. 

7. Najczęstsze błędy w zbieraniu danych (i jak ich uniknąć)

Z doświadczenia wynika, że wiele firm popełnia te same błędy przy przygotowywaniu dokumentacji TP. Oto najczęstsze z nich: 

• Brak spójności między TPR a dokumentacją lokalną – dane finansowe powinny być identyczne. 

• Niekompletne koszty – pomijanie kosztów pośrednich lub kosztów wsparcia, co zaniża rzeczywisty poziom rentowności. 

• Nieudokumentowany sposób kalkulacji ceny – brak arkuszy kalkulacyjnych, które pokazują, jak ustalono marżę. 

• Niewłaściwa agregacja danych – łączenie transakcji o różnym charakterze w jedną kategorię. 

• Brak aktualizacji danych porównawczych – korzystanie z analizy sprzed kilku lat mimo istotnych zmian rynkowych. 

8. Podsumowanie 

Dobrze przygotowana dokumentacja cen transferowych zaczyna się nie od analizy prawnej, ale od danych finansowych i księgowych. To właśnie one pozwalają: 

• zidentyfikować transakcje kontrolowane, 

• zweryfikować ich rynkowość, 

• poprawnie wypełnić TPR, 

• obronić się w razie kontroli podatkowej. 

Dlatego działy finansowe i księgowe powinny traktować proces zbierania danych nie jako coroczny obowiązek „na ostatnią chwilę”, ale jako stały element zarządzania informacją w firmie. W efekcie dokumentacja TP stanie się nie tylko obowiązkiem podatkowym, ale również narzędziem wspierającym świadome decyzje finansowe.