Ciąg dalszy dostosowywania przepisów KSH do cyfrowej rzeczywistości
Ministerstwo sprawiedliwości kontynuuje nowelizacje przepisów dotyczące przedsiębiorców, a związane z coraz bardziej powszechną formą komunikacji, jaką jest komunikacja elektroniczna. Nowy projekt deregulacji dotyczy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i form dokonywania zawiadomień o zgromadzeniach wspólników oraz udzielania pełnomocnictw do uczestniczenia w tych zgromadzeniach. Tekst nowelizacji ma być przyjęty przez rząd w pierwszym kwartale 2026 r.
Jak jest teraz?
Obecnie wspólnik spółki z o.o., który chce otrzymywać zawiadomienia o zgromadzeniach w formie elektronicznej, musi wcześniej złożyć pisemne oświadczenie. Również pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wymaga zachowania formy pisemnej. Ministerstwo Sprawiedliwości planuje jednak zmiany w kodeksie spółek handlowych, które mają uprościć te procedury i dostosować przepisy do realiów cyfrowych.
Koniec z obowiązkową pisemną zgodą na e-zawiadomienia.
Pierwsza zmiana dotyczy art. 238 §1 k.s.h., zgodnie z którym obecnie wspólnik musi pisemnie wyrazić zgodę na doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu wspólników drogą elektroniczną. Ministerstwo zwraca uwagę, że taki wymóg generuje zbędną biurokrację, ponieważ wymaga osobnego dokumentu z odręcznym lub kwalifikowanym podpisem.
Resort proponuje, by wystarczyła forma dokumentowa – np. skan dokumentu lub wiadomość e-mail. Według ministerstwa ryzyko nadużyć jest minimalne, ponieważ zgoda taka zwykle udzielana jest tylko raz i obowiązuje przez dłuższy czas.
Łatwiejsze pełnomocnictwo – jeśli wspólnicy się zgodzą
Druga zmiana dotyczy art. 243 §2 k.s.h., który nakłada obowiązek udzielania pełnomocnictwa do uczestniczenia w zgromadzeniach wspólników w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Ministerstwo podkreśla, że w dobie zdalnych zgromadzeń i elektronicznej komunikacji taki wymóg jest zbyt restrykcyjny.
Po zmianach wspólnicy będą mogli w umowie spółki postanowić, że pełnomocnictwo może być udzielane również w formie dokumentowej. Pozwoli to każdej spółce samodzielnie dostosować sposób identyfikacji do własnych potrzeb i poziomu zaufania między wspólnikami.
