Czy KSeF dotyczy wyłącznie faktur VAT?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) dotyczy przede wszystkim wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Chociaż w centrum uwagi KSeF leżą faktury w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), system obejmuje różne ich typy, a jednocześnie wyraźnie wyłącza inne dokumenty, które nie są uznawane za faktury VAT w świetle przepisów.

Dokumenty objęte KSeF (Faktury ustrukturyzowane)

System KSeF służy do obsługi faktur ustrukturyzowanych (pliku XML zgodnego z określonym wzorem, obecnie FA(3)) i obejmuje następujące typy dokumentów:

Faktury podstawowe oraz związane z nimi dokumenty:

• Faktura podstawowa.
• Faktura korygująca (do faktury podstawowej lub uproszczonej, oznaczona jako "KOR").
• Faktura zaliczkowa (oznaczona jako "ZAL") oraz faktura korygująca fakturę zaliczkową ("KOR_ZAL").
• Faktura rozliczająca (końcowa, oznaczona jako "ROZ") oraz faktura korygująca fakturę rozliczającą ("KOR_ROZ").
• Faktura uproszczona (do 450 zł).
• Faktura VAT marża.

Faktury w procedurze szczególnej (fakultatywnie):

• Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA (dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego). Możliwość ich wystawiania w KSeF, zgodnie z odrębną strukturą logiczną FA_RR(1), jest fakultatywna od 1 kwietnia 2026 r..
• Faktury w zamówieniach publicznych (PEF / B2G), które po przesłaniu do KSeF i nadaniu numeru KSeF, będą udostępnione kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną na gruncie ustawy o VAT.

Dokumenty wyłączone z KSeF

KSeF nie dotyczy dokumentów, które nie są fakturami w rozumieniu przepisów o VAT, ani transakcji objętych bezwzględnym wyłączeniem z systemu.

Dokumentów, których nie przesyła się do KSeF, są:

• Rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej.
• Faktury pro forma (nie są fakturą w rozumieniu ustawy o VAT).
• Noty obciążeniowe, noty uznaniowe.
• Faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne.
• Noty korygujące (przepisy o notach korygujących zostaną uchylone z dniem 1 lutego 2026 r.).
• Załączniki do faktur w formie nieustrukturyzowanej (np. pliki PDF czy zdjęcia).

Wyłączenia z obowiązku wystawiania w KSeF

Nawet jeśli dana transakcja dotyczy faktury VAT, istnieją wyłączenia z obowiązku wystawiania jej w KSeF:

Wyłączenia wynikające ze statusu stron (mogą być wystawiane dobrowolnie w KSeF):

• Faktury na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumenta).

Wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji/procedur (te faktury nie mogą być wystawiane dobrowolnie w KSeF):

• Wyłączenie ustawowe dla podmiotów niemających w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD).
• Wyłączenie ustawowe dla faktur wystawianych przez podmioty korzystające z procedur szczególnych: OSS nieunijna, procedura importu IOSS stosowane przez podmioty z krajów trzecich, procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
• Wyłączenie na bazie rozporządzeń wykonawczych uwzględniających specyfikę transakcji, np. faktury wystawiane w ramach samofakturowania, jeśli nabywca lub sprzedawca nie jest zidentyfikowany za pomocą polskiego numeru NIP (z wyjątkiem WDT, gdzie występuje dobrowolność wystawiania e-faktur dzięki posłużeniu się nr VAT UE)

Wyłączenia wynikające z przepisów epizodycznych (do końca 2026 r.):

• Faktury z kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone (do kwoty 450 zł brutto).
• Faktury elektroniczne lub papierowe, jeśli łączna miesięczna wartość sprzedaży (z VAT) udokumentowana tymi fakturami nie przekroczy 10 000 zł (brutto).

Podsumowując, KSeF koncentruje się na fakturach ustrukturyzowanych, które obejmują szeroki zakres dokumentów VAT, ale wyklucza te dokumenty, które nie mają statusu faktury VAT (np. pro forma, noty).

Można to porównać do urzędu, który akceptuje wyłącznie dokumenty cyfrowe w ściśle określonym formacie (faktura ustrukturyzowana). Przyjmuje on wszystkie formalne pisma (faktury różnego typu, korekty), ale odrzuca dokumenty niestanowiące faktur, notatki wewnętrzne, brudnopisy (pro forma, noty księgowe, rachunki, dokumenty wewnętrzne, załączniki) oraz dokumenty dotyczące spraw, które ze względów technicznych lub prawnych muszą być obsługiwane w innych, dedykowanych kanałach (np. procedury międzynarodowe OSS/IOSS).  

*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych.