Czy uchwała zgromadzenia wspólników może ustanawiać stałego pełnomocnika do reprezentowania spółki z o.o. w umowach zawieranych z członkiem zarządu?

W przypadkach, gdy jedną ze stron umowy zawieranej ze spółką z o.o. jest jej członek zarządu (także jako poręczyciel) zastosowanie znajduje art. 210 § 1 KSH, zgodnie z którym w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.  

Wybierając opcję reprezentacji spółki przez pełnomocnika rodzi się pytanie, czy uchwała zgromadzenia wspólników może przewidywać ogólnie, że do zawierania wszelkich umów z członkiem zarządu spółkę może reprezentować określony pełnomocnik.

Odpowiedź na powyższe pytanie nie jest jednoznaczna, gdyż w tej materii występuje spór w doktrynie. Polecam jednak, by każdorazowo dla zawarcia określonej umowy oddzielną uchwałą ustanawiać pełnomocnika szczególnego.

Powyższe stanowisko znajduje swoje poparcie w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 30.1.2019 r. (III CZP 71/18, Legalis), w której stwierdzono, że [p]rzy zawieraniu umowy w sporze z członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę tę może reprezentować - na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników - pełnomocnik umocowany rodzajowo albo do określonej umowy lub określonego sporu (art. 210 § 1 KSH). W przedmiotowej uchwale wskazano, że ustanowienie stałego pełnomocnika do reprezentacji spółki w umowach z członkiem zarządu powodowałoby powstanie quasi-organu spółki na kształt rady nadzorczej, a zatem przekraczałoby kompetencje właściwe dla pełnomocnika spółki.

Podobne stanowisko prezentuje również doktryna wskazując na większe standardy bezpieczeństwa przy powoływaniu pełnomocnika szczególnego do zawarcia konkretnej umowy. Ponadto konstrukcja pełnomocnictwa rodzajowego w tego typu sytuacjach prowadziłaby do powstania stanu mniejszej kontroli nad spółką w tym aspekcie przez jej wspólników. Tymczasem należy pamiętać, że to właśnie zgromadzenie wspólników jest najważniejszym organem i najwyższą władzą w spółce z o.o.

Natomiast część doktryny wskazuje, że za możliwością ustanowienia pełnomocnictwa rodzajowego przemawiają trudności i koszty związane z koniecznością każdorazowego powoływania zgromadzenia wspólników w razie chęci zawarcia umowy z członkiem zarządu.

Jednakże uważam, że w przedmiotowej materii należy mieć głownie na względzie cel przepisu art. 210 § 1 KSH, którym jest zapewnienie prewencyjnej ochrony interesów spółki, i w każdym przypadku zawierania umowy pomiędzy spółką z o.o. a jej członkiem zarządu - powoływać w drodze uchwały zgromadzenia wspólników pełnomocnika szczególnego do reprezentowania spółki podczas zawarcia tej konkretnej umowy.