Czy WHT zapłacony z "własnej kieszeni" może stanowić koszt podatkowy?
Z zasad regulujących pobór podatku u źródła wynika, że podatek ten powinien być potrącany z wynagrodzenia wypłacanego na rzecz zagranicznego kontrahenta. Przyjęło się również, że w większości przypadków wystarczy pozyskać certyfikat rezydencji, co zazwyczaj nie sprawia większych trudności, aby uniknąć obowiązku zapłaty podatku. W praktyce gospodarczej występują jednak sytuacje, w których ani jedno, ani drugie nie jest możliwe do wykonania, wówczas podatek w pełnej wysokości musi zostać pokryty przez płatnika. Czy poniesiony na ten cel wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu?
Odpowiedź wynika z ugruntowanej linii orzeczniczej organów podatkowych i jest korzystna dla płatników, o ile spełnione zostaną określone przesłanki.
Przede wszystkim konieczne jest, aby wydatek miał uzasadnienie w świetle ogólnych zasad zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Innymi słowy, podatek wpłacony z własnych środków powinien być m.in. poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jego wartość nie może zostać płatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona, a ostatecznie musi zostać pokryty z majątku płatnika.
Ostatnia z ww. przesłanek koresponduje z innym aspektem, na który uwagę zwracał Dyrektor KIS w wydawanych interpretacjach indywidualnych, mianowicie warunek poniesienia ciężaru ekonomicznego WHT powinien wynikać z ustaleń z kontrahentem, np. w postaci tzw. klauzuli gross-up w umowie. W ostatnim czasie pogląd ten uległ złagodzeniu, obecnie przyjmuje się, że brak takiej klauzuli nie wyklucza możliwości zaliczenia kwoty podatku u źródła (tj. kwoty ubruttowionej) do kosztów uzyskania przychodów (por. interpretacja indywidualna z 7 października 2022 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.526.2022.1.BJ). Niemniej, należy pamiętać, że sama niemożność uzyskania certyfikatu rezydencji lub brak dokumentów umożliwiających ubieganie się o zwrot podatku nie stanowi wystarczającej podstawy do zaliczenia WHT do kosztów podatkowych.
Przegląd najnowszych stanowisk fiskusa potwierdza, że powyższe podejście pozostaje aktualne. W interpretacji indywidualnej z 25 kwietnia 2025 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.96.2025.1.BJ, wnioskodawca powziął wątpliwości dotyczące zaliczenia zapłaconego WHT do kosztów podatkowych w związku z wynajmem samochodów osobowych podczas podróży służbowych pracowników. Wnioskodawca wskazał, że pracownicy dokonują płatności imiennymi kartami kredytowymi, a przed odbiorem pojazdu wymagane jest wpłacenie depozytu. Spółka nie ma możliwości uzyskania certyfikatów rezydencji zagranicznych kontrahentów ani potrącenia podatku u źródła w momencie zamówienia, dlatego sama opłaca podatek, traktując te wydatki jako własne koszty związane z realizacją podróży służbowych.
Zdaniem Dyrektora KIS, w opisanej sytuacji wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów podatek u źródła wynikający z ubruttowienia wypłacanych należności, również w przypadku, gdy umowa nie zawiera klauzuli ubruttowiającej. Momentem ujęcia wydatku będzie moment jego poniesienia, tj. ujęcie w księgach rachunkowych.
