Czy wydatek na garnitur zgodny z wewnętrznym regulaminem "dresscode" może stanowić koszt?
Posłuchaj artykułu
Polska spółka wystąpiła z wnioskiem o interpretację indywidualną w zakresie możliwości uznania wydatków na zakup formalnej odzieży służbowej za koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
W organizacji wprowadzono bowiem wewnętrzny regulamin dresscode, który określa wymagany formalny strój służbowy. Powodem wprowadzenia regulaminu był charakter wykonywanych usług oraz konieczność utrzymywania profesjonalnego wizerunku firmy wobec klientów. Spółka podkreśliła, że zakupione garnitury, koszule, eleganckie obuwie mają charakter służbowy i nie stanowią elementu prywatnej garderoby pracowników ani członków zarządu, a ich użycie jest ograniczone do realizacji czynności zawodowych w imieniu spółki.
Wnioskodawca argumentował, że wydatek wpisuje się w definicję KUP, gdyż pozostaje w związku z działalnością gospodarczą spółki.
Innego zdania był Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 6 listopada 2025 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.461.2025.2.END. Stwierdził, że zakupiona odzież nie spełnia warunków pozwalających na zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Przede wszystkim ocena prawna kosztów zakupu odzieży służbowej dla pracowników wymaga powiązania jej zakupu z celem reklamy bądź reprezentacji. Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem organów podatkowych, reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Ta pierwsza została z kosztów wprost wyłączona.
Na nieszczęście wnioskodawcy, w opisie stanu faktycznego wskazał on, że zakupiona odzież służbowa stanowi element profesjonalnego wizerunku jako przedsiębiorcy, co wpływać ma na postrzeganie spółki przez klientów i ma ułatwiać pozyskiwanie kontraktów. Ponadto użył on sformułowania, że ubrania są wykorzystywane wyłącznie w celach reprezentacyjnych i zawodowych. Przytoczony opis znacznie ułatwił fiskusowi argumentację, że wydatki posiadają charakter reprezentacyjny, a zatem nie mogą stanowi kosztu podatkowego dla wnioskodawcy.
Pomimo niefortunnego wskazania przez wnioskodawcę, że ubrania używane są w celach reprezentacyjnych, Dyrektor KIS najprawdopodobniej i tak doszedłby do tego samego wniosku. Obecne podejście organów w tej kwestii dopuszcza uznanie za koszt podatkowy wydatków na elegancki ubiór jedynie w przypadku opatrzenia go logiem, umiejscowionym w widocznym miejscu (patrz: interpretacja indywidualna z dnia 20 grudnia 2024 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.586.2024.3.KW).Warto jednak próbować zmieniać tę linię, gdyż w wielu sytuacjach (szczególnie usług) wizerunek firmy jako rzetelnego partnera stanowi niewątpliwą reklamę jej usług.
