Czy zwrot środków, które pracownik wydał z własnych pieniędzy na zadania służbowe może stanowić koszt uzyskania przychodów?

 👇 Dora (twój osobisty asystent podatkowy) wyjaśnia:

📄 Podstawa prawna 

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, koszt uzyskania przychodów (KUP) może być rozpoznany, jeżeli wydatek został poniesiony przez podatnika, jest definitywny, pozostaje w związku z prowadzoną działalnością, poniesiony został w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie jest wyłączony enumeratywnie w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. 

❗ Informacje ogólne 

Zwrot pracownikowi wydatków poniesionych przez niego w interesie pracodawcy może być dla podatnika CIT kosztem uzyskania przychodów. Organy podatkowe i sądy administracyjne podkreślają konieczność dowodowego wykazania związku przyczynowo‑skutkowego z działalnością i właściwej dokumentacji (np. bilety na przejazdy czy faktury za noclegi). Natomiast jeżeli zwrot pochodzi z zewnętrznych środków, dotacji lub środków zwolnionych od podatku, skutkiem może być wyłączenie wydatku z KUP.  

Istotnym zagadnieniem jest również używanie prywatnych samochodów przez  pracowników na potrzeby pracodawcy. W tym przypadku istnieją ustawowe ograniczenia tzn. wydatki z tytułu używania samochodów dla jazd lokalnych lub kilometrówki nie mogą być zaliczone do KUP w części przekraczającej stawki określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. 

Gdy samochód wykorzystywany jest mieszanie (służbowo i prywatnie), ustawodawca dopuszcza ograniczenie rozliczanych kosztów (np. proporcja 75%/25%), a brak ewidencji dla VAT może prowadzić do domniemania używania mieszanego i ograniczeń w KUP. 

💻 Interpretacja przepisów ogólnych oraz wyszukanych interpretacji lub wyroków. 

W interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.66.2024.1.ANK, Dyrektor KIS zgodził się na uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodu wydatków na uczestnictwo w eventach i spotkaniach (np. rezerwacje hoteli, zakup biletów lotniczych) ponoszonych przez pracowników i zleceniobiorców, a następnie zwracanych im przez Spółkę.   

Stanowisko wyrażone przez Organ podatkowy w interpretacji z dnia 31 sierpnia 2022 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.389.2022.2.EJ, potwierdza możliwość rozliczenia w KUP pracodawcy kwoty zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika na podróże służbowe w związku z wykorzystywaniem na ich potrzeby prywatnego samochodu. Dokonanie zwrotu odbywać się musi na podstawie sporządzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).  

Co więcej, zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z dnia 24 kwietnia 2025 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.100.2025.2.ASK, planowany przez Spółkę zwrot kosztów zużycia energii elektrycznej poniesionych przez pracownika w celu ładownia w przydomowej stacji ładowania służbowego samochodu elektrycznego wykorzystywanego zarówno do celów służbowych jak i celów prywatnych, może stanowić koszt uzyskania przychodów Spółki. W związku z tym, że samochód wykorzystywany będzie do celów mieszanych wydatki te zaliczone mogą zostać do KUP w wysokości 75%. Kalkulacja i koszt zużytego prądu wynikać będzie z faktury wystawionej na pracownika przez zakład energetyczny za cały zużyty prąd w punkcie poboru energii dedykowanym dla ładowania pojazdu elektrycznego. 

📝 Podsumowanie 

Zwrot pracownikowi wydatków poniesionych z własnych środków na potrzeby pracodawcy co do zasady może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem kluczowym jest jednak rzetelne udokumentowanie, że poniesione koszty mają bezpośredni związek ze służbowymi obowiązkami i zostały poniesione w interesie pracodawcy. Organy podatkowe podkreślają, że to właśnie dokumentacja – taka jak faktury, bilety czy ewidencje przebiegu pojazdu – przesądza o możliwości rozpoznania wydatku jako podatkowego kosztu.

*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych.