Dane z KSeF w benchmarkingach cen transferowych

1. Wstęp
2. Jakie dane mogą być wykorzystane?
3. W jakiej formie dane mogą zostać przeanalizowane?
4. Na co powinny zwracać uwagę firmy?
5. Jak się do tego przygotować?
6. Podsumowanie
   
   

Wstęp

Wraz z upowszechnieniem się obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zmienia się nie tylko sposób obiegu dokumentów w firmach, ale także narzędzia, jakimi dysponują organy podatkowe.

Dotychczas benchmarkingi cen transferowych budowano głównie w oparciu o dane z baz komercyjnych, publiczne sprawozdania finansowe czy informacje przekazywane przez podatników. Teraz do gry wchodzą dane z KSeF – pełne, ustrukturyzowane i dostępne w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że administracja podatkowa będzie mogła tworzyć zestawienia porównawcze w zupełnie nowej skali.

Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność podjęcia przygotowań – zarówno w zakresie samego wystawiania faktur, jak i późniejszej obrony stosowanych polityk cenowych.

Jakie dane mogą być wykorzystane?

Warto pamiętać, że każda e-faktura w KSeF występuje w formacie XML, a więc w postaci zestawu precyzyjnie zdefiniowanych pól. Dla organów podatkowych oznacza to niezwykle wygodny materiał do analizy – dane nie są już rozproszone, nie mają formy plików PDF różnej jakości, lecz znajdują się w jednym systemie i mogą być natychmiast obrabiane przez algorytmy. W praktyce szczególne znaczenie mają takie elementy jak NIP sprzedawcy i nabywcy, czyli jednoznaczne identyfikatory podmiotów. To pozwala łatwo budować mapy powiązań gospodarczych i identyfikować transakcje między spółkami z tej samej grupy. Kolejną kategorią danych są kwoty – zarówno wartość netto, jak i stawka VAT. To podstawowe informacje potrzebne do wyliczenia cen jednostkowych czy marż.

Równie istotne są dane opisowe. Choć przedsiębiorcy często traktują opis na fakturze jako formalność, w KSeF nabiera on nowego znaczenia. Organy podatkowe mogą bowiem grupować transakcje na podstawie słów kluczowych i porównywać je między sobą. Jeśli w fakturze wpiszemy „usługi doradcze”, system nie będzie w stanie rozróżnić, czy chodzi o doradztwo podatkowe, strategiczne czy IT – i zestawi je w jednym koszyku. Z kolei dokładniejsze opisy pozwalają lepiej oddać charakter świadczenia, ale jednocześnie odsłaniają szczegóły, które mogą zostać użyte do precyzyjniejszych benchmarków. Warto zatem z wyprzedzeniem przemyśleć, jak standardyzować opisy, aby nie były ani zbyt ogólne, ani nadmiernie szczegółowe.

Dane o ilości i jednostce miary to kolejny element, który może stać się kluczowy. W przypadku towarów umożliwia to organom obliczenie ceny jednostkowej – np. za kilogram czy sztukę. Do tej pory takie analizy były ograniczone, bo w tradycyjnych fakturach dane te bywały zapisane w sposób niejednolity. KSeF tę barierę usuwa. Co więcej, waluta transakcji – także przechowywana w ustrukturyzowanym polu – pozwala fiskusowi na automatyczne przeliczenia i porównania wartości nawet w ujęciu międzynarodowym.

Reasumując, KSeF gromadzi ustrukturyzowane dane XML, w których każde pole ma z góry określone znaczenie. Dla celów cen transferowych szczególne znaczenie mogą mieć:

• Identyfikatory stron transakcji – NIP sprzedawcy i nabywcy, które pozwalają mapować powiązania i sieć transakcji.
• Data wystawienia i sprzedaży – umożliwia analizę trendów, sezonowości i porównań w czasie.
• Opis towaru lub usługi – w wielu przypadkach dość szczegółowy, pozwalający przypisać transakcję do konkretnej kategorii benchmarkingowej.
• Wartość netto i stawka VAT – podstawowe dane do obliczeń cen jednostkowych i marż.
• Jednostka miary i ilość – przy towarach pozwala wyliczyć cenę jednostkową, co dotąd bywało ograniczeniem w bazach publicznych.
• Waluta transakcji – szczególnie istotna w transakcjach wewnątrzgrupowych o charakterze międzynarodowym.
• Pola fakultatywne – np. dodatkowy opis w sekcji „Uwagi”, który może ujawniać szczegóły świadczenia (rodzaj usługi, powiązanie z kontraktem).

W jakiej formie dane mogą zostać przeanalizowane?

Możliwości analityczne, jakie otwiera KSeF, są znacznie większe niż dotychczas. Organy podatkowe mogą prowadzić analizy horyzontalne, czyli porównywać ceny jednostkowe konkretnych towarów i usług pomiędzy różnymi podmiotami. Mogą również konstruować marże branżowe, obliczając średnie i mediany z setek tysięcy transakcji w danym sektorze. To coś, co wcześniej wymagało dostępu do kosztownych baz zewnętrznych – teraz będzie możliwe wprost z danych z faktur.

Kolejnym obszarem jest profilowanie grup podmiotów. Administracja podatkowa może zbudować obraz spółek działających np. w branży IT świadczących usługi wsparcia i wyliczyć typową stopę zwrotu dla tego segmentu. Następnie, każdy podmiot odstający od tego wzorca może zostać wytypowany do analizy pod kątem nierynkowych cen transferowych. Dodatkowo, system daje możliwość obserwowania zmian w czasie – organy mogą badać, jak ceny usług powiązanych kształtowały się miesiąc do miesiąca i czy nagle nie odbiegły od ogólnorynkowego trendu.

To właśnie automatyzacja i skala sprawiają, że dane z KSeF stanowią dla fiskusa źródło o zupełnie nowej jakości. Z perspektywy firm oznacza to, że każdy wystawiony dokument może być punktem odniesienia w benchmarku przygotowanym przez organy podatkowe. Reasumując, fiskus będzie mógł sporządzać:

1. Porównania horyzontalne – np. jaka jest średnia cena jednostkowa określonego towaru/usługi na rynku krajowym.
2. Analiza marż branżowych – obliczanie typowych marż w danych sektorach, możliwych do skonstruowania na bazie faktur od wielu podmiotów.
3. Profilowanie grup podmiotów – tworzenie klastrów (np. spółki z sektora IT świadczące usługi wsparcia), aby określić „rynkową” stopę zwrotu.
4. Analizy czasowe – monitorowanie jak ceny usług powiązanych zmieniają się w czasie i czy odbiegają od trendu rynkowego.

Na co powinny zwracać uwagę firmy?

Pierwszym obszarem, któremu warto się przyjrzeć, jest opis transakcji. Ogólnikowe zapisy mogą prowadzić do nieadekwatnych porównań, a zbyt precyzyjne – do wyciągania wniosków, które mogą być trudne do obrony bez dodatkowego kontekstu. Optymalnym rozwiązaniem jest opracowanie wewnętrznych standardów opisu, które z jednej strony nie spłycają transakcji, a z drugiej nie ujawniają więcej, niż to konieczne.

Druga kwestia to jednostki miary. Faktura z pozycją „usługa – 1 szt.” niewiele mówi w kontekście analizy rynkowej. Jeśli jednak wpiszemy „40 godzin pracy programisty”, łatwiej obronić, dlaczego koszt jednostkowy wynosi określoną kwotę. Firmy powinny więc zadbać o spójność i logikę stosowanych jednostek, by w razie potrzeby można je było zestawić z danymi benchmarkingowymi.

Warto również pamiętać o marżach. Jeśli wewnątrzgrupowe usługi IT są fakturowane z marżą 25%, a na rynku typowa stawka wynosi 10–15%, istnieje ryzyko, że takie transakcje szybko zostaną zakwalifikowane jako potencjalnie nierynkowe. Nie oznacza to, że zawsze należy trzymać się średnich, ale że każdorazowo trzeba mieć przygotowane solidne uzasadnienie biznesowe.

Nie mniej istotna jest spójność danych. Informacje w fakturach muszą być zgodne z dokumentacją TP – Local File, Master File czy raportem TPR. Rozbieżności są łatwe do wychwycenia, a w epoce KSeF takie sygnały będą widoczne natychmiast.

Jak się do tego przygotować?

Firmy powinny sprawdzić, czy ceny i marże stosowane w transakcjach mieszczą się w akceptowalnych widełkach i czy nie ma transakcji wybijających się ponad miarę.

Kolejnym działaniem jest rewizja opisów faktur. Dobrze jest przygotować standardy komunikacji, które będą stosowane przez wszystkie spółki z grupy. Podobnie należy podejść do korzystania z pól fakultatywnych – warto z góry ustalić, jakie dane tam wpisywać, aby wspierały one obronność polityki cen transferowych.

Ważne jest także monitorowanie progów dokumentacyjnych. Organy podatkowe mając dane z KSeF mogą szybko zidentyfikować, czy dana transakcja przekroczyła próg wartościowy wymagający przygotowania dokumentacji. Firma powinna mieć system, który sygnalizuje takie zdarzenia zanim zrobi to fiskus.

Nie można też zapominać o technologii. Konfiguracja ERP lub BI powinna umożliwiać ustawianie alertów, które wskażą na transakcje wychodzące poza przyjęte widełki. Na końcu pozostaje czynnik ludzki – pracownicy działów księgowości i finansów muszą rozumieć, że każda faktura jest częścią większej układanki i może zostać użyta jako materiał dowodowy w analizie cen transferowych.

Podsumowanie

KSeF to nie tylko cyfryzacja procesu fakturowania, lecz przede wszystkim źródło danych, które radykalnie zmienia perspektywę organów podatkowych. Benchmarkingi cen transferowych będą budowane na podstawie realnych transakcji z całej gospodarki, a nie tylko na próbkach z baz komercyjnych. To, co dotąd było czasochłonne i kosztowne, teraz może być wykonane w sposób szybki i zautomatyzowany.

Dla firm oznacza to, że każdy szczegół – od opisu usługi po jednostkę miary – nabiera nowego znaczenia. Odpowiednie przygotowanie, standardyzacja procesów i wewnętrzne analizy pozwolą nie tylko uniknąć ryzyka, ale także zapewnią, że w konfrontacji z fiskusem przedsiębiorstwo będzie miało w ręku mocne argumenty.