Dotychczasowa faktura jako wizualizacja e-faktury wystawionej w KSeF
Dotychczasowe faktury mogą stanowić na gruncie art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT wizualizację e-faktury wystawionej przy użyciu KSeF, o ile odzwierciedlają one dane zawarte w pliku XML tj. w wystawionej za pośrednictwem KSeF fakturze ustrukturyzowanej – tak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: “DKIS”) w Interpretacji Indywidualnej z dnia 9 kwietnia 2024 r., nr. 0114-KDIP1-2.4012.16.2024.1.SST
W omawianej sprawie, Spółka będąca Wnioskodawcą wystawia faktury w systemie księgowym. W zależności od ustaleń z kontrahentami, informacje zawarte na fakturze zamieszczane są w języku angielskim albo niemieckim, a same faktury przesyłane są w formie papierowej albo elektronicznej (w formie pliku PDF załączanego do wiadomości e-mail). Wnioskodawca wskazał, że poza elementami wskazanymi w art. 106e ustawy o VAT, faktury zawierają również dodatkowe elementy.
Spółka wskazała, że wobec przyszłego obowiązku korzystania z KSeF, w odniesieniu do transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz eksportu towarów lub usług, w których będzie uczestniczyć stałe miejsce prowadzenia działalności Spółki, w przypadku gdy zgodnie z regulacjami ustawy o VAT e-faktury będą udostępniane Zagranicznym kontrahentom poza KSeF, Spółka planuje kontynuować dotychczasowy model wystawiania i przesyłania faktur tj. przesyłać Zagranicznym kontrahentom dokument wygenerowany w jej systemie księgowym, stanowiący dotychczas fakturę.
Wobec powyższego, Spółka wystąpiła do Krajowej Informacji Skarbowej z pytaniem, czy w stanie prawnym, w którym obowiązywać będzie obligatoryjny KSeF, dotychczasowa faktura (dokument stanowiący obecnie fakturę generowaną w systemie księgowym Spółki i udostępniany Zagranicznym kontrahentom w dotychczasowy sposób tj. w postaci pliku PDF załączanego do wiadomości e-mail albo przesyłany w postaci papierowej) będzie stanowić na gruncie art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT wizualizację e-faktury, wystawionej przy użyciu KSeF dokumentującej WDT oraz eksport.
Stosownie do wyżej wskazanego art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku, gdy:
1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę
- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Biorąc pod uwagę opis zdarzenia, DKIS wskazał, że:
- Dotychczasowa faktura, w tym faktura w języku angielskim lub niemieckim, będzie stanowić od wejścia w życie KSeF na gruncie art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT wizualizację e-faktury wystawionej przy użyciu KSeF, dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, eksport towarów oraz świadczenie usług Zagranicznym kontrahentom, o ile odzwierciedla ona dane zawarte w pliku XML tj. w wystawionej za pośrednictwem KSeF fakturze ustrukturyzowanej.
Wobec tego, Spółka będzie mogła taki dokument udostępniać zagranicznym kontrahentom w sposób dotychczasowy tj. w postaci pliku PDF załączonego do wiadomości e-mail albo w postaci w przesyłanej postaci papierowej, jeśli odzwierciedlać będzie on dane zawarte w pliku XML.
- Na tak wystawionej wizualizacji e-faktury mogą znajdować się również elementy dodatkowe, pod warunkiem, że:
- nie będą one sprzeczne z fakturą ustrukturyzowaną,
- nie będą stanowiły dodatkowych informacji dot. przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści e-faktury oraz
- nie będą wprowadzać w błąd co do przedmiotu transakcji ani zaburzać czytelności dokumentu.
Jako przykładowe dodatkowe elementy mogące się pojawić na wizualizacji DKIS wymienił: logo spółki, numer kontrahenta nadany w systemie księgowym przez Spółkę, dane osoby kontaktowej ze strony Spółki, numer i datę zamówienia, numer i datę listu przewozowego, adnotacje dot. miejsca wysyłki towarów, dodatkowe informacje dotyczące Spółki, informacje o rachunkach bankowych Spółki, warunki i termin płatności, warunki dostawy towaru, informacje dot. wysyłki towaru, informacje o zamieszczeniu warunków sprzedaży na stronie internetowej Spółki.
- Dotychczasowa faktura udostępniania nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, powinna ponadto zawierać kod umożliwiający dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiający weryfikację danych zawartych na tej fakturze zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT tj. kod QR.
#efaktura #wizualizacjaefaktury #fakturaustrukturyzowana #ksef #ltca #ksefeskpert #ltcaksefekspert
