e-Faktura w trybie offline: ukłon w stronę podatników, ale nie do końca

Zgodnie z aktualnym projektem nowelizacji ustawy o VAT wprowadzającej obowiązkowy KSeF proponuje się możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w trybie offline, tj. poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Pomińmy na razie aspekty związane z brakiem działania systemu w związku z jego awarią lub zaplanowanym serwisem⚙ [o tym napiszę innym razem😊]

Skupmy się na rozwiązaniach na wypadek, gdy brak możliwości skorzystania z KSeF i wystawienia e-Faktury leży po stronie podatnika. 👀

Od samego początku pojawiały się bowiem głosy, że grudniowe propozycje są niewystarczające i nie przewidują rozwiązań na wypadek awarii po stronie przedsiębiorcy, a przecież takie mogą wystąpić. Przykładowo padną serwery, albo nastąpi awaria sieci skutkująca brakiem możliwości przesłania wystawionej faktury do KSeF. Co w takim przypadku❓

Otóż przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawienia faktury według ustalonego wzoru (zachowując schemę), a dodatkowo taką fakturę będzie musiał opatrzeć kodem weryfikującym. Dopiero wtedy możliwe będzie przesłanie takiej faktury do kontrahenta poza systemem - w sposób z nim uzgodniony (np. mailem).

Zgodnie z założeniami, podatnicy oznaczać będą każdą zwizualizowaną fakturę np. w formacie pdf lub w postaci papierowej kodem weryfikującym (QR), a zasady oznaczania uregulowane zostaną rozporządzeniem wykonawczym. Rozumiem w pełni taką sytuację jeśli chodzi o wizualizacje e-faktur, tj. wizualizacje faktur wystawionych przy użyciu KSeF i przesłanych do KSeF. Stąd aprobuje pomysł KSeF zapewni funkcjonalność umożliwiającą, poprzez ten kod, weryfikację czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne🔎, ale jak oznaczyć fakturę, która z przyczyn leżących po stronie podatnika w ogóle nie znalazła się w KSeF ❓🤔 Jak KSeF będzie ją weryfikował i jaki kod QR ma tu podatnik zastosować 🤷♂️, a inaczej czemu ma służyć ten kod QR i czy ten będzie rozróżniany od kodu dotyczącego e-faktury już istniejącej w systemie❓

Co więcej jest jeszcze jedna kwestia.

Jeśli przedsiębiorca wystawi fakturę w trybie offline, tą będzie miał obowiązek przesłać do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego, a niewykonanie tego obowiązku w terminie będzie obarczone karą. 💵😱

To teraz ja się pytam - skąd taki krótki termin❓❗ Przecież awarie po stronie podatnika mogą trwać dłużej niż jeden dzień roboczy 📅

Załóżmy zatem, że mamy 15dzień miesiąca i musimy wyfakturować świadczenia wykonane w zeszłym miesiącu. Jeśli tego nie zrobimy, uchybimy terminom do wystawienia faktury. Albo jeszcze inaczej - mamy wyfakturować świadczenie, dla którego obowiązek podatkowy powstaje w dacie fakturowania, a zatem opóźnienie fakturowania równa się niezasadne przesuwania obowiązku podatkowego. Wystawiamy więc fakturę w trybie offline, zachowując strukturę schemy i udostępniamy ją kontrahentowi (np. PDF mailem), ale to nie wszystko zaraz kolejnego dnia roboczego faktura ta musi się znaleźć w KSeF ❗

Wszystko fajnie, ale ponownie zapytam: dlaczego taki krótki termin, przecież awaria u podatnika może trwać dłużej niż jeden dzień roboczy🤔 Jednocześnie skoro data wpisywana w polu P_1 (data wystawienia faktury oznaczana przez podatnika - jedyne przypadki, w których nie liczy się data wysyłki do KSeF, która z zasady jest datą wystawienia) będzie miała znaczenia zarówno dla faktur offline wystawianych w okresie awarii i niedostępności KSeF, jak i w przypadku braku możliwości skorzystania z Ksef z przyczyn leżących po stronie podatnika. Dlaczego zatem nie zrównano tu terminów (do 7 dni roboczych)❓ Skąd to różnicowanie sytuacji podatników❓ Czy VAT zostałby jakkolwiek narażony, jeśli termin ten byłby dłuższy❓

Weźmy pod uwagę jeszcze inny przypadek. Załóżmy, że brak możliwości skorzystania z KSeF wynika z braku możliwości uwierzytelnienia się w systemie. Przykładowo osoba uprawniona ulegnie wypadkowi i nie ma możliwości skontaktowania się nią. Wówczas przekazanie faktury zaraz kolejnego dnia roboczego jest nierealne. Konieczne bowiem jest udzielenie stosownych uprawnień, a to trwa 😕

Jeszcze z innej paczki - załóżmy, że w elektrowni był pożar, albo wystąpiła inna przyczyna i przedsiębiorca nie ma dostępu do nie tylko do KSeF, ale także do własnych programów księgowych, a tym samym nie ma możliwości wystawienia faktury w trybie offline przy zachowaniu schemy. Masakra 😥 Ciekaw zatem jestem, czy przy wyłączeniu przepisów karnoskarbowych w miejsce kar przewidzianych ustawą o VAT, funkcjonować będzie coś na wzór czynnego żalu i uzasadnienia braku winy w uchybieniu przepisom o VAT. MF chyba pominął takie przypadki, zasłaniając się wskazaniem, że kary będą miarkowane. Ciekaw również jestem przyszłej praktyki w tym zakresie. A Wy, jakie macie przemyślenia❓ Zaczęliście już przygotowania❓ Jeśli potrzebujecie wsparcia Zapraszam do kontaktu.🤝