Ekwiwalent za pranie w stałej kwocie

Świadczenia BHP są przychodem, tylko zwolnionym od podatku i składek ZUS. Zwolnienia muszą być interpretowane ściśle, gdyż stanowią wyjątek od zasady. W przypadku prania odzieży roboczej urzędy (US i ZUS) nie tyle interpretują ściśle przepisy, co doprowadzają zasady do absurdu.

Z treści art. 237⁷ i 237⁹ Kodeksu pracy wynika, że  pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1)           jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;

2)           ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dodatkowo jest on także zobowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Jeżeli nie jest w stanie zapewnić czyszczenia odzieży (prania) może wypłacać ekwiwalent, który jako świadczenie BHP korzysta ze zwolnienia od PIT i ZUS. Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu ekwiwalent ten powinien uwzględniać faktyczne koszty prania. I tu dochodzimy do sedna problemu. US i ZUS potrafią stwierdzić, że ekwiwalent w stałej kwocie miesięcznej nie spełnia warunków do zwolnienia, gdyż stała kwota jest oderwana od faktycznych kosztów prania.

Nie trzeba rozległej wiedzy i doświadczenia, żeby stwierdzić, że nie da się wycenić w sposób ścisły kosztów prania w domu, więc pozostaje wypłata ryczałtowa. Nie jesteśmy bowiem w stanie ustalić dokładnego kosztu w zaokrągleniu do 1 gr, a więc każdy sposób refundacji ma charakter tak naprawdę ryczałtowy.

Tymczasem ZUS przeciwstawia ryczałt ekwiwalentowi i twierdzi, że są to dwa różne świadczenia, z których wyłączeniu podlega wyłącznie ekwiwalent. Pogląd ten jest jednak całkowicie nieuzasadniony, a także nielogiczny, sprzeczny z obowiązującym stanem prawnym i pozbawiony głębszego sensu. Kodeks pracy mówi, że ekwiwalent powinien być ustalony w wysokości „kosztów prania”, a nie w wysokości „faktycznych kosztów prania”. Fakt, że ekwiwalent ma postać ryczałtu nie zmienia faktu, że jest ekwiwalentem. Dodatkowo przepis rozporządzenia zawierającego zwolnienie stwierdza, że wyłączone są „ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej” bez odwoływania się do przepisów Kodeksu pracy. Tym samym literalne stosowanie przepisów tego kodeksu nie jest wymagane.

Walcząc z ZUS można powołać się też na wyrok NSA z 8 kwietnia 1998 r. (sygn. I SA/Lu 392/97), zgodnie z którym ekwiwalent pieniężny za pranie „powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniający nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.)”. Stanowisko sądu jest zdecydowanie poprawniejsze od stanowiska ZUS - kwoty „realne” mogą być przecież ryczałtowe.

Pamiętaj!

Stała kwota wypłacana za pranie w domu może być podważona przez ZUS (rzadziej US).

Aby się zabezpieczyć warto dokonać wyliczenia z uwzględnieniem potencjalnych kosztów prania – jak pod wyliczeniem znajdzie się pieczątka specjalisty BHP, jesteśmy na wygranej pozycji (ZUS zazwyczaj w takim przypadku odpuszcza).

Inną możliwością jest zwrot w cenie pralni – także w tym przypadku łatwiej się wybronić.