Faktury wystawione na pracowników a kontrahenci w JPK_KR_PD

Przed majówką Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uraczył podatników nową interpretacją podatkową w zakresie JPK_KR_PD (interpretacja z dnia 20.04.2026 r., 0111-KDIB1-3.4010.30.2026.2.DW) – co nie zdarza się zbyt często, bo Dyrektor KIS od wydawania interpretacji indywidualnych w tym zakresie uciekać lubi.  

Podatnik powziął wątpliwość czy w ramach JPK_KR_PD w sekcji "Kontrahent" powinien raportować dokumenty, które nie zostały wystawione na spółkę, lecz na pracowników spółki (np. faktury lub inne dowody zakupu), które w praktyce są przedkładane przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. 

Dyrektor KIS w celu odpowiedzi na tak wyrażoną wątpliwość odwołał się do broszury wydanej przez MF, gdzie wskazano, że w JPK_KR_PD wskazuje się kontrahentów, z którymi miały miejsce operacje gospodarcze w okresie, za który składany jest JPK_KR_PD. Szczęśliwie dla Dyrektora KIS w podobnym zakresie wypowiedział się także MF w ramach pytań i odpowiedzi na temat JPK_CIT. Wyjaśniono tam, że pracownik jest kontrahentem jedynie w sytuacji, gdy dokonuje z pracodawcą transakcji zakupu lub sprzedaży w ramach prowadzonej przez pracownika działalności gospodarczej. W pozostałych sytuacjach, np. rozliczeń delegacji, wynagrodzeń, itp., podatnik w węźle "Kontrahent" oraz w węźle Dziennik w polu D_3 nie dokonuje wpisów dotyczących danych pracownika. 

Bazując na tych wskazówkach, Dyrektor KIS doszedł do wniosku, że pracownicy spółki nie będą kontrahentami spółki, więc nie powinni być uwzględniani w węźle "Kontrahent" pliku JPK_KR_PD. 

Sam fakt, że zwrócone pracownikom wydatki udokumentowane poprzez faktury/rachunki wystawione na dane imienne pracownika lub paragony, spełniające wymagania wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, poniesione przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które dołączane są do rozliczenia wydatków służbowych (raportu) mogą stanowić dla spółki koszty uzyskania przychodów, nie oznacza jeszcze, że pomiędzy spółką a sprzedawcą dochodzi do powstania jakiejkolwiek relacji. Stanowisko wyrażone w interpretacji należy uznać więc za prawidłowe. 

Inaczej sytuacja wyglądałby w przypadku, gdyby pracownicy ponosili wydatki, ale jednocześnie podawali dane spółki do faktury. Wtedy dane kontrahenta muszą pojawić się w węźle kontrahent, niezależnie od tego, czy pracownik przedłożył spółce faktury. Na szczęście mamy KSeF, więc nawet w braku przedłożenia przez pracownika faktury, pojawi się ona w krajowym systemie na koncie spółki.