Gdy do firmy wchodzi UCS. Jak zachować się podczas kontroli celno-skarbowej?

Zazwyczaj dzień w firmie zaczyna się spokojnie: kawa, spotkanie, telefony, kilka maili. Ale wystarczy jedno nieoczekiwane zdarzenie, by rytm pracy zupełnie się zmienił. 

Wyobraźmy sobie, że o 9:15 na parking wjeżdża bus z „logo UCS”. Wysiada kilku funkcjonariuszy – część w cywilu, część w mundurach. W rękach legitymacje, torby na sprzęt. 
„Dzień dobry, przyszliśmy przeprowadzić kontrolę w zakresie rozliczeń VAT za 2023 rok. Prosimy o rozmowę z prezesem i dostęp do dokumentacji księgowej.” 

Brzmi poważnie? Bo to poważna sytuacja; ale też w pełni legalna. 
Kontrole celno-skarbowe mają swoją specyfikę i warto wiedzieć, co się dzieje.. zanim zaskoczenie przerodzi się w niepotrzebny stres. 

Zaskoczenie to część scenariusza 

Kontrola celno-skarbowa to szczególny tryb postępowania, uregulowany w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej. W odróżnieniu od klasycznej kontroli podatkowej z Ordynacji podatkowej, ta może rozpocząć się bez żadnego uprzedzenia. 

W takiej sytuacji nie ma tygodnia na przygotowanie dokumentów i argumentacji. Funkcjonariusze mogą pojawić się z upoważnieniem w dłoni i to właśnie w tym momencie kontrola się rozpoczyna. 

Co więcej, w nagłych przypadkach mogą zacząć czynności tylko na podstawie legitymacji, a formalne upoważnienie doręczyć później. To właśnie dlatego kontrola celno-skarbowa często działa w trybie „z zaskoczenia”. 

Kontrola celno-skarbowa nie kończy się protokołem, do którego można złożyć zastrzeżenia. Zamiast tego sporządza się wynik kontroli – dokument, który zawiera ustalenia i ocenę organu, ale do którego podatnik formalnie nie może się odnieść. 

Podatnik, jeśli zgadza się z ustaleniami, może złożyć korektę deklaracji. 
Ma na to tylko 14 dni od dnia zakończenia kontroli (na początkowym etapie kontroli jest to również czas w terminie 14 dni od dnia doręczenia upoważnienia). Po tym terminie korekta nie wywołuje skutków prawnych. A jeśli organ nadal widzi nieprawidłowości, kontrola automatycznie przechodzi w postępowanie podatkowe (musi to nastąpić w ustawowym terminie, którego warto pilnować). 

Uprawnienia kontrolujących 

Kiedy kontrola rusza, funkcjonariusze/pracownicy UCS mają szeroki wachlarz możliwości.  

Kontrolujący mogą: 

• wejść na teren przedsiębiorstwa i do pomieszczeń związanych z działalnością, 

• żądać wglądu w dokumenty, systemy księgowe, dane elektroniczne, 

• kopiować lub zabezpieczać nośniki danych, 

• przesłuchiwać pracowników, 

• a w określonych sytuacjach — zabezpieczyć towar, środki finansowe lub sprzęt. 

W praktyce oznacza to, że mogą poprosić o dostęp do serwera, zrobić kopię danych czy zabrać sprzęt komputerowy do analizy. Dla przedsiębiorcy, który nie był przygotowany potrafi to być naprawdę duże zaskoczenie. 

Co wolno kontrolowanym 

Podatnik w trakcie kontroli ma nie tylko obowiązki, ale też konkretne prawa. 

Podatnik ma prawo do: 

• wglądu w upoważnienie i legitymacje funkcjonariuszy, 

• otrzymania kopii zabezpieczonych dokumentów i danych, 

• uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, 

• bycia informowanym o czasie trwania i zakończeniu kontroli. 

To nie są wyłącznie mało znaczące detale, bowiem znajomość tych zasad pozwala zachować spokój i kontrolę nad sytuacją. 

Zasada ograniczonego zaufania, spokój i plan działania 

Choć kontrolujący działają w granicach prawa, nie zawsze ich interpretacja musi być trafna. Dlatego warto zachować zasadę ograniczonego zaufania: czytać każdy dokument przed podpisaniem, pytać o podstawę prawną czynności, dokładnie notować, co zostało zabezpieczone i w jakim trybie. Warto być również aktywnym i świadomym tego, jak pokierować dalszy spór z organem, tak by nie przerodził się w „katastrofę”. 

Kontrola celno-skarbowa nie musi oznaczać problemów, ale zawsze wymaga pełnej uwagi. 
Najgorsze, co można zrobić, to działać w emocjach albo bagatelizować sytuację. 
Spokój, znajomość procedury i szybka konsultacja z zaufanym prawnikiem to najlepsze narzędzia obrony. 

Jeśli Twoją firmę odwiedzi UCS nie panikuj. Wiedza i dobra strategia potrafią zrobić ogromną różnicę. Każdy szczegół może później zaważyć na finalnym wyniku kontroli bądź też postępowania podatkowego lub sądowego. 

W LTCA jestem po to, by pomagać w takich sprawach. Kieruję praktyką Sporów Podatkowych i Postępowań Sądowych, w ramach której reprezentuje podatników jako pełnomocnik. Jeśli chciałbyś, żebym zaopiekował się także Twoją sprawą – zapraszam do kontaktu i rozmowy.