Jak musi wyglądać zapis księgowy w erze JPK-CIT?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów. 

Zapisy księgowe ujmowane są w JPK-CIT/PIT w polu Z_2 znajdującym się w węźle „KontoZapis”. Pole Z_2 jest polem obligatoryjnym. Maksymalnie pole to może zawierać 512 znaków. Zgodnie z broszurą informacyjną Ministerstwa Finansów pole Z_12 obejmuje opis dla linii zapisu zawierający zrozumiały tekst opisu operacji umożliwiający identyfikację treści tej operacji. Można odnieść wrażenie, że broszura MF stawia dalej idące wymagania niż ustawa o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości wymaga, aby opis operacji gospodarczej był zrozumiały, natomiast broszura dotycząca JPK-CIT/PIT dodaje, że opis operacji umożliwiać powinien identyfikację treści operacji gospodarczej. Nie umożliwi identyfikacji treści operacji gospodarczej podanie kodu, skrótu, numeru, nazwy własnej, czy symbolu. Lektura opisu transakcji gospodarczej powinna dawać pojęcie jaka była istota operacji gospodarczej. Musi więc odpowiadać rzeczywistości i precyzyjnie oddawać jej sens. Nie oznacza to bynajmniej, że opis musi być nadmiernie szczegółowy.  

Opis dla linii zapisu to kluczowa pozycja w JPK-CIT/PIT. Opis dla linii zapisu stanowić będzie podstawową warstwę analityczną dla administracji skarbowej. Organy podatkowe analizować będą opis dla linii zapisu po pierwsze pod kątem jego czytelności. Zapisy nieczytelne będą utrudniały analizę plików JPK-CIT a osoby odpowiedziane za wprowadzanie nieczytelnych zapisów mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności za wadliwe zapisy. Po drugie opisy będą weryfikowane pod kątem zgodności z opisem operacji gospodarczej wyrażonym na fakturze i u kontrahenta. Co najważniejsze, na podstawie zapisów księgowych organy podatkowe będą odczytywać sens operacji gospodarczej oraz zderzać je z kwalifikacją podatkową określoną poprzez znaczniki podatkowe w węźle „ZOiS”.