Jak uzyskać certyfikat?

Uzyskanie certyfikatu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiąże się ze złożeniem formalnego wniosku i wymaga wcześniejszego uwierzytelnienia się w systemie. 

Proces uzyskania certyfikatu KSeF (zarówno typu 1 do uwierzytelnienia, jak i typu 2 do wystawiania faktur w trybie offline) wygląda następująco: 

1. Kiedy i gdzie można uzyskać certyfikat

Możliwość występowania o wydanie certyfikatu KSeF została udostępniona w następujących narzędziach: 

• Okres tymczasowy (listopad 2025 r. – styczeń 2026 r.): O wydanie certyfikatu można było występować w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 r.. Generowanie certyfikatów w MCU było rozwiązaniem tymczasowym. 

• Okres docelowy (od 1 lutego 2026 r.): Od 1 lutego 2026 r. funkcjonalność wnioskowania o certyfikat jest dostępna w API KSeF 2.0 oraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. 

Uwaga: Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF oraz jego wykorzystanie w trybach szczególnych (np. offline) jest możliwe od 1 lutego 2026 r. 

2. Kto może wystąpić o certyfikat (Podstawowe Wymagania)

O certyfikat KSeF bez dodatkowych warunków mogą wystąpić: 

1. Osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie.
2. Osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA.
3. Podatnicy niebędący osobą fizyczną (np. spółki) posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia wKSeF.

Wymóg ponownego nadania uprawnień w MCU występuje w przypadku osoby fizycznej lub podmiotu, którzy otrzymali uprawnienia do KSeF 1.0 do 31 października 2025 r. (jeśli nie byli uprawnieni na podstawie ZAW-FA). Po ponownym nadaniu uprawnień w MCU, osoba lub podmiot mogą wystąpić o certyfikat KSeF. 

3. Procedura składania wniosku

Aby wystąpić o wydanie certyfikatu, należy uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona, korzystając z jednej z dopuszczalnych metod: 

• Podpis Zaufany. 
• Kwalifikowany podpis elektroniczny. 
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna. 
• Ważny Certyfikat KSeF: Podmiot lub osoba uwierzytelniona już aktywnym certyfikatem KSeF także będzie mogła wnioskować o wydanie kolejnego certyfikatu. 

Dane we wniosku: We wniosku o wydanie certyfikatu konieczne jest podanie danych osoby fizycznej lub podmiotu, które muszą być zgodne z danymi identyfikującymi osobę lub podmiot uwierzytelniony w KSeF w momencie składania wniosku. 

Otrzymanie certyfikatu: Po poprawnym przetworzeniu wniosku, certyfikat KSeF zawierający przesłane dane zostanie wydany i będzie gotowy do pobrania przez wnioskującego. 

4. Ważność i Typy Certyfikatów

Certyfikat KSeF będzie ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty początkowej jego obowiązywania. 

Należy pamiętać, że certyfikaty KSeF są dwojakiego rodzaju: 

1. Certyfikat typu 1 ("uwierzytelnianie"): Służy do uwierzytelniania się w systemieKSeF.
2. Certyfikat typu 2 ("offline"): Jest wymagany do oznaczenia faktury kodem weryfikującym tożsamość wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (offline24, offline – niedostępność systemu oraz tryb awaryjny).

Certyfikaty obu typów są generowane osobno, a wygenerowanie jednego certyfikatu obejmującego oba zastosowania nie będzie możliwe. 

*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych