Jakie procedury warto rozważyć? Zasady wystawiania faktur.
Kontynuujemy serię publikacji poświęconą odpowiednim procedurom. Dziś chciałbym poruszyć wątek dotyczący wystawiania faktur, w szczególności w bardziej rozbudowanych organizacyjnie podmiotach. Fakt, że firma będzie korzystała odpowiedniego oprogramowania służącego integracji z KSeF i wysyłce plików xml (e-faktur) nie zawsze bowiem pozwoli zaopiekować każdy możliwy obszar działania. W tym artykule chciałbym więc naświetlić przykłady sytuacji, jakie warto przemyśleć pod katem ostatecznie obranej ścieżki postępowania.
Mówiąc o wystawieniu e-faktury w KSeF większość firm myśli o sposobie nadania i ułożeniu procesu „wczytania” pliku xml do systemu KSeF. Tym oczywiście może się zaopiekować odpowiedni integrator IT, niemniej nie pomijajmy tego co się może wydarzyć przed lub po tego rodzaju akcji (działaniu).
W mojej ocenie powinniśmy brać pod uwagę co najmniej następujące okoliczności.
Po pierwsze, ustalenie statusu nabywcy i uczulenie klienta, aby ten jasno zadeklarował się, że działa jako przedsiębiorca z NIP, konsument lub podmiot zagraniczny. Od tego bowiem zależy sposób działania w KSeF i doręczania e-faktur.
Po drugie rozważmy, czy dopuszczamy korekty faktur na wypadek zmiany deklaracji nabywcy lub pomyłki, czy może wprowadzimy dokument na kształt „obrazu” przyszłej faktury dla celów potwierdzenia danych jakie mają zostać ujęte na docelowej e-fakturze (np. klient w Hotelu założył rezerwację jako Janek Kowalski, a następczo zadeklarował chęć otrzymania faktury na firmę, bądź klient w restauracji podał NIP firmy A, a kolejno zdecydował, że jednak chciałby fakturę na firmę B lub po prostu nastąpiła omyłka w numerze NIP). Przy tym zastanówmy się, czy chcemy naszego klienta pozostawiać ze wspomnianym obrazem „niestanowiącym faktury” i z informacją docelowa fakturą zostanie przekazana w KSeF. Czy też chcemy doręczać prawidłową wizualizację z odpowiednimi kodami QR?
Po trzecie, miejmy na uwadze, że w wielu firmach ułożenie procesu wysyłki faktur zbiorczo na koniec dnia może ułatwiać procedurę korzystania z KSeF, niemniej nie w każdym wypadku rozwiązanie to będzie idealne. W takiej sytuacji bowiem firma nie powinna wprowadzać do obrotu faktur, które jeszcze nie przeszły tego procesu wysyłki. Faktury takie nie są jeszcze wystawione w myśl przepisów o KSeF (sensu largo). Są firmy (np. branża TSL, czy magazynowa), które mogą poczekać na UPO i KSeF ID a kolejno przekazać swoim kontrahentom odpowiednie wizualizacje tych faktur już jako faktur online. Jednak w przypadku chęci ich natychmiastowego przekazania klientowi (np. w sklepie, czy na stacji benzynowej) takie działanie nie jest możliwe. Dopóki bowiem faktura nie trafi do KSeF możemy mówić albo o braku jej wystawienia, albo o przejściu w tryb offline24. Okoliczność wykorzystania offline24, czy też bieżącą wysyłkę do KSeF w trybie online / per faktura trzeba jednak ustalać z dostawcą IT. Odmiennie może się okazać, że nie będziemy w stanie wygenerować prawidłowej wizualizacji.
Po czwarte, planując bieżące wysyłki online (do których większość pewnie będzie dążyć) musimy przewidzieć co z sytuacjami awaryjnymi (np. kłopoty z siecią) i na ile łatwo, i sprawnie jesteśmy w stanie „przerzucać się” z fakturowania online na offline24.
Po piąte, weźmy pod uwagę funkcjonalność Aplikacji Mobilnej KSeF, która pozwala na wygenerowanie odpowiedniej wizytówki firmy za pomocą kodu QR. Rozwiązanie to oczywiście ułatwia posłużenie się wizytówką celem przekazania danych do wystawienia faktury (np. w restauracji , hotelu, czy na stacji benzynowej) i może być stosowana przez wiele firm, zarówno JDG, jak i osoby fizyczne pozostające w podróżach służbowych. Ustalmy więc z naszym integratorem jak my ten kod będziemy sczytywać i czy w ogóle będziemy mieli taką możliwość.
Ostatecznie natomiast musimy podjąć decyzję, czy w ogóle chcemy operować jakimikolwiek wizualizacjami, czy też staniemy na stanowisku ok jest w KSeF – „tam sobie szukaj”. Zakładam, że w niektórych firmach może to funkcjonować, ale na pewno pozostaną firmy, które ze względu na złożone dane z załączników do faktur lub cele wizerunkowe będą chciały operować wizualizacjami. Jeśli tak, to pamiętajmy o prawidłowych kodach weryfikacyjnych (QR vs. linki bezpośrednie) i ustalmy sposób ich generowania.
