Jakie są konsekwencje utraty ważności certyfikatu?
Konsekwencje utraty ważności certyfikatu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) koncentrują się na utracie możliwości jego wykorzystania w systemie do uwierzytelnienia oraz do wystawiania faktur w trybach awaryjnych, ponieważ certyfikaty KSeF są ważne nie dłużej niż 2 lata od daty ich wydania lub daty początkowej ich obowiązywania.
Certyfikaty, które utraciły ważność, otrzymują w systemie status „W – wygasły”.
Główne konsekwencje utraty ważności certyfikatu to:
Utrata możliwości uwierzytelnienia w systemie (Certyfikat typu 1)
Certyfikat KSeF typu 1 służy jako jedna z dopuszczalnych metod uwierzytelnienia się w KSeF.
- Gdy certyfikat wygasa, przestaje być aktywnym środkiem cyfrowym do potwierdzania tożsamości.
- Utrata ważności certyfikatu uniemożliwia posługiwanie się nim w celu uwierzytelnienia w systemie KSeF, zarówno w sesji interaktywnej, jak i w sesji wsadowej.
- Ma to szczególne znaczenie w przypadku systemów komercyjnych zintegrowanych z API KSeF, gdzie certyfikaty są często wykorzystywane do automatycznego logowania.
Brak możliwości wystawiania faktur w trybie OFFLINE (Certyfikat typu 2)
Certyfikat KSeF typu 2 jest bezwzględnie wymagany do technicznego zabezpieczenia faktur wystawianych w trybach szczególnych (tj. w trybie offline24, offline – niedostępność systemu oraz w trybie awarii KSeF).
- Rola w trybie OFFLINE: Certyfikat jest wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy.
- Weryfikacja: Posiadanie tego certyfikatu jest niezbędne do wygenerowania drugiego kodu QR/linku z napisem „CERTYFIKAT”. Ten kod pozwala nabywcy na sprawdzenie, czy certyfikat jest aktywny oraz czy właściciel certyfikatu ma uprawnienia do wystawienia faktury.
- Konsekwencja: Utrata ważności certyfikatu KSeF typu 2 oznacza, że nie jest możliwe wygenerowanie wymaganego drugiego kodu QR/linku. Prowadzi to do niemożności udostępnienia nabywcy faktury wystawionej w trybie OFFLINE poza KSeF (przed jej dosłaniem) w prawnie wymagany sposób.
Konieczność uzyskania nowego certyfikatu
Ponieważ certyfikat nie jest odnawiany, podatnik musi wnioskować o nowy certyfikat przed upływem ważności poprzedniego.
- O nowy certyfikat można wnioskować na miesiąc przed upływem okresu ważności najstarszego aktywnego certyfikatu.
- Wniosek o wydanie kolejnego certyfikatu wymaga ponownego uwierzytelnienia się w KSeF (np. Podpisem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną lub innym ważnym certyfikatem KSeF). Wnioskowanie o certyfikat było możliwe w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 r..
Podsumowanie wpływu na uprawnienia
Należy podkreślić, że sam w sobie Certyfikat KSeF nie jest nośnikiem uprawnień. W przeciwieństwie do tokenów, które zawierały w sobie uprawnienia, certyfikat stanowi wyłącznie środek uwierzytelnienia. Zmiany w zakresie uprawnień posiadanych przez właściciela certyfikatu nie mają wpływu na ważność samego certyfikatu. Utrata ważności certyfikatu nie oznacza automatycznego cofnięcia uprawnień danej osoby lub podmiotu; oznacza jedynie utratę możliwości użycia tego konkretnego narzędzia do uwierzytelnienia się i działania w systemie.
*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych
