Jakie skutki prawne ma wystawienie dokumentu poza KSeF, gdy powinien znaleźć się w KSeF?
Należy pamiętać, że obowiązek stosowania KSeF wchodzi etapami (od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych).
Oto kluczowe skutki prawne wynikające z pominięcia obowiązkowego KSeF:
- Brak statusu faktury ustrukturyzowanej (Brak mocy prawnej dokumentu)
Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (KSeF ID).
Jeśli podatnik, mimo obowiązku, wystawi fakturę poza KSeF (np. w formie papierowej lub jako plik PDF, który nie został przesłany do systemu):
- Dokument nie zostaje wystawiony zgodnie z prawem: Faktura ustrukturyzowana staje się pełnoprawną fakturą dopiero po jej przetworzeniu w systemie i nadaniu unikalnego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Dokument stworzony poza KSeF, który powinien się w nim znaleźć, nie wchodzi do obrotu prawnego jako faktura ustrukturyzowana.
- Występuje brak UPO i numeru KSeF: Dokument ten nie otrzyma Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) ani Numeru KSeF, które stanowią formalne potwierdzenie skutecznego przyjęcia dokumentu do systemu.
- Konsekwencje sankcyjne (od 1 stycznia 2027 r.)
Sankcje za niedopełnienie obowiązków KSeF zostały odroczone i możliwe stosowanie sankcji rozpocznie się dopiero od 1 stycznia 2027 r..
Naruszenia, które mogą prowadzić do nałożenia sankcji finansowych od 1 stycznia 2027 r., to:
- Brak przesłania faktury do KSeF: Sankcja może zostać nałożona za brak przesłania w wymaganym terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24 (tj. faktury, która została wystawiona poza systemem, np. z powodu problemów z internetem, i która powinna zostać dosłana niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym).
- Brak stosowania KSeF w ogóle: Sankcje będą stosowane za niedopełnienie obowiązków KSeF, co obejmuje sytuację, gdy podatnik miał obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną (w trybie online lub w odpowiednim trybie offline), a wystawił ją wyłącznie poza systemem.
- Konsekwencje dla obrotu i płatności (od 1 stycznia 2027 r.)
Wystawienie dokumentu poza KSeF, gdy istniał obowiązek jego wystawienia w systemie, będzie miało również negatywne konsekwencje dla nabywcy w zakresie spełnienia innych obowiązków prawnych związanych z numerem KSeF, obowiązujących od 2027 r.:
- Płatności MPP i przelewy B2B (od 2027 r.): Od 1 stycznia 2027 r. wprowadza się obowiązek podawania numeru KSeF lub zbiorczego identyfikatora podczas dokonywania płatności za faktury pomiędzy podatnikami VAT czynnymi, w tym w przelewach realizowanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP). Faktura wystawiona poza KSeF nie posiada numeru KSeF, co uniemożliwia nabywcy prawidłowe wypełnienie komunikatu przelewu.
- JPK_VAT: W nowej wersji struktury JPK_V7M/V7K (obowiązującej od 1 lutego 2026 r.), podatnik będzie miał obowiązek podawania numerów KSeF wystawionych faktur sprzedażowych i otrzymywanych faktur zakupowych. Brak numeru KSeF w przypadku faktury objętej obowiązkiem będzie wymagał stosowania odpowiednich oznaczeń w ewidencji, a dla faktur wystawionych poza KSeF urząd nadal będzie mógł zażądać pliku JPK_FA.
Podsumowując, jeśli faktura miała obowiązek znaleźć się w KSeF, a została wystawiona poza nim, główny skutek prawny polega na tym, że taka faktura nie jest uznawana za ważną fakturę ustrukturyzowaną. Od 2027 r. niezastosowanie się do tego wymogu będzie obarczone ryzykiem sankcji finansowych.
*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych
