Koszty można udokumentować skanem dokumentu

Przepisy prawa podatkowego nie regulują wymogów formalnych (technicznych) odnośnie do prawidłowego udokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu w CIT, w szczególności nie regulują sposobu, w jaki powinna być przechowywana dokumentacja podatkowa. Za dopuszczalną należy uznać również archiwizację cyfrową.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 28 lutego 2025 roku, nr: 0111-KDIB2-1.4010.662.2022.13.ED potwierdził, że dokumenty księgowe przechowywane po ich zeskanowaniu z dokumentów papierowych wyłącznie w formie elektronicznej i po zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych mogą w świetle art. 9 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować wydatki celem uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów (przy założeniu, że pozostałe warunki rozpoznawalności kosztów są spełnione).

Zgodnie z ustawą o CIT, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu takich wydatków, które mają związek z osiąganiem przychodów przez tego podatnika, nie precyzując jednak, w jaki sposób koszty te powinny być dokumentowane od strony technicznej. Skoro przepisy prawa podatkowego nie tej kwestii to każda zgodna z prawem forma przechowywania takiej dokumentacji powinna być możliwa. Dotyczy to zwłaszcza przypadku, gdy sposób archiwizacji dokumentów księgowych przeprowadzony będzie w sposób dokładny, według określonych procedur archiwizowania, przechowywania i księgowania, uniemożliwiający wprowadzenie zmian w treści oraz strukturze dokumentów księgowych.