Krajowy System e-Faktur i plaga obiegu PDF o odmiennych danych niż xml

W trzecim tygodniu obowiązywania Krajowego Systemu e-Faktur wśród publikacji na social mediach oraz w artykułach prasowych dominują doniesienia o podwójnym obiegu i odmiennej treści dokumentów w postaci e-faktur xml oraz ich wizualizacji PDF.  

Niezwykle często pojawiają się wątpliwości co zrobić, gdy dokument e-faktury otrzymywany z Krajowego Systemu e-Faktur ma odmienne, często węższe dane od tego dokumentu udostępnianego w postaci PDF na maila lub panelach klienta.   

Obecna sytuacja nie powinna być bagatelizowana. W szczególności, jeśli udostępniane poza Krajowym Systemem e-Faktur wizualizacje PDF mają odmienną treść, a niejednokrotnie treść ta nie tylko jest bardziej szczegółowa, lecz obejmuje zupełnie dodatkowe pozycje sprzedażowe i potrafi się różnić kwotami należności.  

Od tak księgowość i Biura Rachunkowe wielu firm mają teraz zagwozdkę, na którym dokumencie się opierać, który rozliczyć i który opłacić. Większość odbiorców nie może dojść skąd mogą wynikać takie różnice.  

Część firm (np. telekomunikacyjne, energetyczne, czy logistyczne) zgania na ograniczenia samego systemu i wielkości pliku xml do 1 MB, wskazując jednocześnie, że zwiększenie pojemności xml do 3MB w wyniku zastosowania załącznika ustrukturyzowanego wcale nie ratuje sytuacji przy ograniczeniu liczby pozycji do 10 tys.  

Inne z kolei mogą się notować różnice w wyniku wadliwej implementacji rozwiązań IT, czy też wprowadzenia daleko idących uproszczeń. Wynik? Mamy chaos, co do którego pilnie powinni wypowiedzieć się Ministerstwo Finansów (i mam nadzieję, że z uwzględnieniem podejścia biznesowego, a nie tak zero-jedynkowo jak przy ostatnich informacjach o braku możliwości wystawiania rachunków).  

Obecna praktyka powinna skłonić Ministerstwo Finansów do wyjaśnienia, czy opisywane działanie wymaga pilnych działań naprawczych i czy jest postrzegane jako podwójne dokumentowanie sprzedaży: (i) fakturą ustrukturyzowaną udostępnianą w Krajowym Systemie e-Faktur oraz (ii) faktura elektroniczną, poza tym systemem. Względnie jakie okoliczności i jak istotne różnice danych mogą przeważyć szalę i urealniać ryzyko dublowania sprzedaży? W mojej ocenie ryzyko takie jest realne.  

Osobiście, czytając różne wpisy na formach, publikacje oraz rozmawiając z różnymi firmami zauważam wyraźne 2 problemy.  

Jeden to wspomniane błędy wizualizacji i z jednej strony są to firmy, które po prostu zaniedbały albo uprosiły nazbyt wdrożenie wbrew wyraźnym sugestiom MF aby wizualizacja stanowiła odwzorowanie 1:1 treści ujętej w xml (przykład wspomnianych firm telekomunikacyjnych), a drugie to takie, które stale na różnych schematach fakturowania odkrywają, że ich PDF ma jednak odmienne dane, w tym mają problemy techniczne z konwersja xml na pdf i generując wizualizacje z systemów zastanawiają się czy skoro mają mieć ryzyko dublowania faktur, to czy w ogóle na ten moment nie zarzucić wysyłki xml i działania w Krajowym Systemie e-Faktur. 

Drugi wyraźny problem jaki dostrzegam to wątpliwości przy nowej praktyce rynkowej "przerabiania" dotychczasowych faktur na załączniki. Oczywiście uważam to za dopuszczalne, niemniej wypadałoby, aby Ministerstwo również się do tego odniosło, zwłaszcza pod kątem braku uznania takie przerobionego starego layoutu za odrębną fakturę (elektroniczną).  

Jedne firmy ograniczają się wyłącznie do zmiany nazwy dokumentu (np. na "specyfikacje", „wezwanie do zapłaty” a nawet "szkic"). Nie chcą żadnych dalszych zmian przyjmując, że skoro faktura pro-forma działa i funkcjonuje w obrocie bez ryzyka uznania za fakturę dublującą sprzedaż pomimo tożsamych danych co zawierane na fakturze to taki „przerobiony” layout również nie będzie rodził takiego ryzyka.  

Inne firmy z kolei idą parę kroków dalej i dodają na takim dokumencie adnotacje typu: „to nie faktura”, czy też usuwają dane, które narażają dokument na spełnienie definicji faktury, np. przez usunięcie kolumn i danych dotyczących stawek i kwot opodatkowania.  

O takich manewrach rynkowych słychać coraz częściej, a ponieważ Ministerstwo milczy podatnicy działają nieco po omacku. 

Jeśli opisywany problem dokumentacji sprzedażowej dotyka twoją firmę, przeanalizuj ponownie temat. Przeciwnie może się okazać, że w wyniku błędów wdrożeniowych zapłacisz VAT podwójnie.  

Obserwuj nasz blog oraz zobacz co się znajduje w Naszych abonamentach.