KSeF a przyszłość sporów podatkowych – kontrola w czasie rzeczywistym

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to krok, który w widoczny sposób zmieni relacje między administracją skarbową a podatnikami. System ma umożliwić prowadzenie kontroli w pełni zdalnie, na podstawie danych przesyłanych w czasie rzeczywistym. Z perspektywy praktyki sporów podatkowych oznacza to być może mniejszą liczbę klasycznych kontroli, lecz ilość sporów podatkowych może okazać się jeszcze większa. Po wejściu w życie KSeF zmianie ulegnie najpewniej charakter konfliktów z organami. 

Dane zawsze dostępne dla organów 

Jedną z największych zmian wprowadzanych przez KSeF jest całkowita transparentność faktur. Organy podatkowe nie będą musiały już żądać JPK, kopii dokumentów czy plików z systemu księgowego. Otrzymują pełny obraz obrotu wprost z systemu – w czasie rzeczywistym. 

To powoduje, że wszelkie nieścisłości lub błędy mogą być zauważone natychmiast. Podatnik, który do tej pory miał czas na przygotowanie się do potencjalnej kontroli i zebranie materiałów, może zostać zaskoczony szybkim wezwaniem do złożenia wyjaśnień.  

Przesunięcie akcentów – od formalności do meritum 

KSeF zmienia naturę sporów podatkowych. W tradycyjnym modelu często przedmiotem kontroli były kwestie formalne – brak faktury, wady dokumentu, błędy techniczne. KSeF zapewniać ma zgodność formalną faktury, więc te tematy stracą poniekąd na znaczeniu. 

Spory będą więc dotyczyły w znacznej mierze spraw merytorycznych, np. tego, czy transakcja miała faktycznie miejsce, czego dotyczy dane zdarzenie gospodarcze, bądź jak wyglądało nawiązanie współpracy z kontrahentem i sposób prowadzenia danej działalności gospodarczej.  

To zasadnicza zmiana: fiskus będzie oceniał już na starcie nie tylko dokumenty, ale przede wszystkim ekonomiczną realność zdarzeń. 

Większa presja czasowa na podatników 

Możliwość prowadzenia „kontroli” zdalnych powoduje, że czynności sprawdzające staną się zapewne częstsze i bardziej intensywne.  

Dla podatnika oznacza to konieczność: 

• szybkiego reagowania, 

• natychmiastowego gromadzenia i przedstawiania dowodów, 

• posiadania dokumentów/argumentów potwierdzających realność operacji gospodarczej. 

Rola dowodów dodatkowych 

Faktura ustrukturyzowana w KSeF nie rozwiązuje wszystkich problemów. Może być wystawiona poprawnie, a mimo to organ zakwestionuje samą transakcję. W sporze kluczowe znaczenie zyskają dokumenty towarzyszące: 

• umowy handlowe, 

• korespondencja mailowa, 

• protokoły odbioru, 

• procedury weryfikacyjne, 

• dowody dostawy czy płatności. 

Asymetria informacyjna na korzyść organów 

Kolejnym istotnym problemem jest nierównowaga w dostępie do danych. Organy podatkowe widzą nie tylko faktury podatnika, lecz także jego kontrahentów. Dzięki temu mogą analizować relacje gospodarcze w szerszym kontekście. 

Podatnik natomiast ma dostęp jedynie do własnych dokumentów i nie wie, jakie wnioski fiskus wyciąga z analizy drugiej strony transakcji. To powoduje trudności w sporze i zwiększa ryzyko zaskoczenia argumentami, których podatnik wcześniej nie znał. 

Wnioski i perspektywy 

KSeF rzeczywiście może doprowadzić do zmniejszenia liczby tradycyjnych kontroli. Nie będzie już sporów o samo istnienie faktur czy ich formalną poprawność. Jednak konflikty podatkowe nie znikną – ich ciężar przesunie się na ocenę materialną transakcji i ich gospodarczy sens. 

Konsekwencją wprowadzenia KSeF będzie więc w mojej ocenie: 

• więcej szybkich czynności sprawdzających zamiast długich kontroli, 

• intensywniejsze spory dotyczące realności transakcji, 

• konieczność gromadzenia pełnej dokumentacji dowodowej, 

• wzrost znaczenia profesjonalnej reprezentacji w sporach podatkowych. 

Z perspektywy pełnomocników oznacza to większe wyzwania, ale też większą rolę – efektywna obrona podatnika będzie wymagała dogłębnej analizy ekonomicznej i prawnej transakcji.