KSeF a rynkowość transakcji – jak fiskus wykorzysta dane do kontroli TP

Spis treści

1. Nowa rzeczywistość kontroli podatkowych
2. Struktura e-faktury: dane gotowe do analizy
3. Algorytmy i półautomatyczna weryfikacja
4. Czy KSeF wpłynie na szybkość typowania podmiotów do kontroli?
5. Jak przygotować się na wejście KSeF działając w grupie podmiotów powiązanych?
6. Podsumowanie
   
   

Nowa rzeczywistość kontroli podatkowych

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to projekt komunikowany głównie w kategoriach ułatwień administracyjnych i technicznych: ujednolicony format, uproszczenie obiegu dokumentów, automatyzacja procesów księgowych. Jednak jego prawdziwa siła nie tkwi w samym fakcie, że przedsiębiorca wystawi fakturę w XML zamiast w PDF. Kluczowe jest to, że wszystkie dane transakcyjne trafiają w czasie rzeczywistym do Ministerstwa Finansów – w ustandaryzowanej formie, gotowej do analizy.

Dla obszaru cen transferowych, który tradycyjnie opiera się na analizie porównawczej ex post, oznacza to nową epokę: przesunięcie akcentu z kontroli retrospektywnej na bieżące monitorowanie i typowanie ryzyka.

Struktura e-faktury: dane gotowe do analizy

Warto przyjrzeć się, dlaczego dane z KSeF mają szczególne znaczenie dla weryfikacji cen transferowych. E-faktura nie jest dokumentem w formie obrazu (jak skan czy PDF), ale bazą danych z wieloma zdefiniowanymi polami. To właśnie te pola są „paliwem” dla algorytmów.

Identyfikacja stron transakcji

• Faktura w KSeF zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, w tym NIP, który pozwala jednoznacznie powiązać podmioty.
• Oznacza to, że administracja może błyskawicznie odtworzyć sieć powiązań gospodarczych: kto sprzedaje komu, z jaką częstotliwością, w jakich branżach. W połączeniu z bazami rejestrowymi (np. CRBR, KRS) można niemal automatycznie wyodrębnić transakcje wewnątrzgrupowe.

Parametry finansowe

• System rejestruje wartość netto, VAT, walutę, rabaty, koszty dodatkowe.
• Daje to możliwość analizy efektywnych cen jednostkowych (np. cena za sztukę, za jednostkę miary), także w ujęciu czasowym – czy ceny między podmiotami powiązanymi ewoluują inaczej niż wobec podmiotów niezależnych.

Warunki handlowe

• Terminy płatności czy data dostawy to kluczowe elementy porównania warunków rynkowych. Nierynkowe odroczenia płatności są często formą ukrytego finansowania w grupie. W tradycyjnej dokumentacji TP te elementy są omawiane opisowo – tutaj trafiają od razu do bazy danych.

Opis transakcji

• Kody PKWiU, GTU czy oznaczenia towarów i usług ułatwiają klasyfikację produktów. To szczególnie istotne w benchmarkach – bo pozwala na automatyczne grupowanie transakcji według rodzaju towaru lub usługi.

Efekt? Pełna matryca transakcji możliwa do analizy bez pytania podatnika o dokumentację – bo wszystko znajdzie się w systemie.

Algorytmy i półautomatyczna weryfikacja

Dane w KSeF same w sobie niczego nie zmieniają – dopiero ich przetwarzanie przez algorytmy otwiera nowe możliwości. Ministerstwo Finansów może wprowadzić kilka poziomów analityki:

Benchmarki wewnętrzne

• Porównanie warunków oferowanych przez podatnika kontrahentom powiązanym i niepowiązanym.
• Przykład: spółka sprzedaje ten sam towar po 100 zł niezależnym dystrybutorom, ale po 70 zł spółce powiązanej. System jest w stanie takie odchylenie wychwycić automatycznie – bez konieczności analizy TPR.

Analiza terminów płatności

• Algorytmy mogą badać średnie terminy płatności wobec różnych kategorii kontrahentów. Jeśli wobec podmiotów powiązanych systematycznie stosowane są znacznie dłuższe terminy niż wobec niepowiązanych – pojawia się sygnał ryzyka, że jest to forma nierynkowego finansowania.

Mapowanie łańcucha dostaw

• KSeF pozwala śledzić kolejne transakcje z tym samym towarem czy usługą. To daje administracji narzędzie do szybkiego wykrywania „łańcuszków” fakturowych, w których ta sama usługa krąży wewnątrz grupy po różnych cenach.

Profilowanie branżowe

• Przy dużej liczbie danych możliwe jest stworzenie algorytmów branżowych – np. średnich marż dystrybutorskich w handlu elektroniką. Podatnicy znacząco odbiegający od tak ustalonej średniej mogą być klasyfikowani jako „wysokiego ryzyka”.

W efekcie KSeF staje się fundamentem profilowania ryzyka w obszarze cen transferowych – czyli obszaru, który do tej pory wymagał długotrwałej, manualnej analizy dokumentacji.

Czy KSeF wpłynie na szybkość typowania podmiotów do kontroli?

Tradycyjny model kontroli TP jest powolny: dane z TPR trafiają do MF wiele miesięcy po zakończeniu roku podatkowego, lokalna dokumentacja TP jest tworzona ex post, często z dużym opóźnieniem, kontrola opiera się na badaniu historycznych danych, co oznacza, że podatnik przez długi czas działa w niepewności.

KSeF wprowadza nową logikę: dane w czasie rzeczywistym → szybka analiza → wcześniejsze działania organów podatkowych. Możemy spodziewać się, że zamiast klasycznych kontroli 2–3 lata po zdarzeniu, fiskus będzie w stanie wysłać wezwanie do wyjaśnienia transakcji jeszcze w trakcie roku podatkowego.

To zmienia rolę kontroli z reaktywnej na prewencyjną: algorytmy „podpowiadają” urzędnikom, które transakcje są podejrzane, a wezwanie może pełnić funkcję sygnału ostrzegawczego dla podatnika.

Jak przygotować się na wejście KSeF działając w grupie podmiotów powiązanych?

Dla grup kapitałowych oznacza to konieczność zmiany filozofii podejścia do compliance w TP.

Bieżący compliance

• Dane, które dotychczas analizowano przy sporządzaniu dokumentacji, trzeba monitorować na bieżąco. Jeśli faktura z nierynkowym rabatem trafi do KSeF, to de facto od razu jest dostępna dla administracji.
• To wymaga wdrożenia wewnętrznych mechanizmów kontrolnych – np. określonych alertów, czy wytypowania osób odpowiedzialnych w firmie za sygnalizowanie nietypowych ceny czy terminów płatności.

Integracja działów TP i finansów/IT

• Do tej pory zespoły ds. cen transferowych działały często „oddzielnie”, przygotowując dokumentację na podstawie raportów finansowych. Teraz niezbędna jest ścisła współpraca z księgowością i IT, aby dane przesyłane do KSeF były zgodne z polityką TP i nie narażały podatnika na ryzyko.

Znaczenie polityk grupowych

• Transparentne, spójne polityki cen transferowych (w tym dotyczące rabatów, warunków płatności, alokacji kosztów) staną się tarczą ochronną wobec automatycznej analityki. Brak takiej polityki będzie oznaczał chaos danych – a tym samym większą podatność na zakwestionowanie transakcji.

Podsumowanie

KSeF nie jest tylko narzędziem technicznym do wystawiania faktur. To system analityczny w rękach Ministerstwa Finansów, który może zrewolucjonizować sposób prowadzenia kontroli cen transferowych. Dane transakcyjne w czasie rzeczywistym umożliwiają tworzenie benchmarków, analizę warunków handlowych i identyfikację transakcji nierynkowych szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.

Dla podatników oznacza to konieczność zmiany podejścia – z dokumentacji ex post na bieżący compliance, z reaktywnego tłumaczenia się w trakcie kontroli na bieżące zarządzanie ryzykiem cen transferowych.