KSeF - Jakie procedury warto rozważyć? Postępowanie na wypadek awarii
Omawiając kolejne procedury związane z wejściem w KSeF, które uznać można za konieczne, niezależnie od formy prowadzonej działalności, są nie tylko ostatnio wspominane procedury zarządzania uprawnieniami, ale także te związane z procesem postępowania na wypadek awarii.
Mówiąc awaria mam tu na myśli wszelkie tryby offline związane z niedostępnością lub awaria KSeF z przeczy lezących po stronie Ministerstwa, jak i wszelkie możliwe awarie, czy czasowe nieprawidłowości integracji z KSeF z przyczyn leżących po stronie samego przedsiębiorcy.
Oczywiście postępowania w trybach spowodowanych okolicznościami leżącymi po stronie Ministerstwa pewne schematy postępowania daje nam już sama ustawa, jednak w tym drugim przypadku jedynym naszym obowiązkiem jest pilnowanie terminów 1 dnia roboczego na przesłanie faktury do KSeF po jej wystawieniu.
Jak jednak wiemy mogą wystąpić sytuacje, w których termin ten będzie nam trudno zachować lub z miejsca będzie to niemożliwe. Wówczas niezwykle istotne stanie się ułożenie procesu dokumentacyjnego i możliwość wykazywania przed organami, że ewentualnym uchybieniom związanych z obowiązkami KSeF nie mogliśmy przeciwdziałać.
Warto rozważyć także, czy zasadnym będą różne sposoby postępowania i dokumentacji w zależności od tego czy winę w tych uchybieniach ponosimy my czy też zaistniały okoliczności całkowicie od nas niezależne. Pomyślcie, ile możliwych sytuacji może wystąpić:
- awaria po stronie MF (długotrwała i nieprzewidziana);
- niedostępność po stronie MF (zaplanowana i krótkotrwała);
- awaria po stronie firmy, spowodowana/leżąca po stronie dostawcy rozwiązań IT, który integrował system z KSeF (np. błąd w konwersji plików na xml lub brak możliwości połączenia z oprogramowaniem middleware);
- awaria po stronie firmy, spowodowana/leżąca po stronie dostawcy rozwiązań IT, odpowiadającego za nasz system operacyjny (np. wymuszona migracja danych i przerwa w dostępie do systemu, awaria serwerów, rozwiązań chmurowych);
- awaria po stronie firmy, spowodowana/leżąca po stronie podmiotów trzecich innych niż dostawcy IT (np. awaria sieci/światłowodów z powodu prac budowlanych, brak połączenia z siecią z powodu awarii odbiornika);
- awaria po stronie firmy, spowodowana/leżąca po stronie samej firmy (np. błędne działanie pracownika).
Nie wspominając oczywiście o całkowicie obiektywnych i niezależnych od przedsiębiorstwa okolicznościach spowodowanych siłą wyższą (np. coraz częściej występującymi w niektórych obszarach Polski podtopieniami, zalaniami, czy stanami powodziowymi).
Tryby postępowania mogą być przy tym różne (jednak co istotne nie każdy podmiot będzie mógł rozważać każdą z tych opcji z uwagi na skalę fakturowania, czy też jego skomplikowanie, np. ujęcie odpowiednich treści, specyficznych dla danej branży lub firmy):
- czasowe wstrzymanie fakturowania,
- czasowe fakturowanie offline/offline24;
- przejście na wysyłkę plików do KSeF w Aplikacji Podatnika, czy nawet
- wystawienie faktury w Aplikacji Mobilnej Podatnika.
W omawianym zakresie każdy sposób dokumentacji tego co się zadziało, w jakim okresie trwało, czym było spowodowane i jak w tym czasie postępowaliśmy będzie niezwykle istotne.
Nie mówiąc z jednej strony o weryfikacji faktur zakupowych otrzymywanych poza systemem, a z drugiej strony o wskazaniu kontrahentowi przyczyn wystawienia faktury poza systemem, a w dalszej kolejności przypilnowania, czy faktury te finalnie znalazły się w KSeF.
