KSeF – Jakie procedury warto rozważyć? Zarządzanie uprawnieniami
Ostatnim artykułem rozpoczynałem serię dotyczącą procedurom jakie warto rozważyć w ramach procesu implementacji Krajowego Systemu e-Faktur. Zacząłem od procedur należytej staranności ponieważ w ostatnim czasie pojawiło się sporo wątpliwości dotyczących nieprawidłowego obiegu i wystawiania faktur przez kontrahentów. Skupiając się natomiast na naszych działaniach, zacząłbym od ułożenia procesu lub procedur zarządzania uprawnieniami.
Każdy przedsiębiorca będzie musiał co najmniej zastanowić się nad tym czy, komu i w jakim zakresie udzieli uprawnień do korzystania z KSeF.
Przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) będą mieli trochę łatwiej, ponieważ po ich stronie nie ma obowiązku zawiadamiania i wyznaczają jakiejkolwiek pierwszej osoby uprawnionej. CI mogą od razu zacząć działać i z miejsca osoba prowadząca taką działalność może się uwierzytelnić w systemie i posiada ona pełnię praw właścicielskich. Do decyzji, a raczej do uzgodnienia z Biurem Rachunkowym pozostaje tylko kwestia dalszego uprawnienia, np. celem zapewnienia dostępu do KSeF i pobierania fv zakupu i sprzedaży dla celów rozliczenia.
Im większa jednak firma i im więcej zatrudnia pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia finansowe tym bardziej zaopiekowanie się zagadnieniami związanymi z przyznawaniem, odbiorem i zmiana zakresu udzielanych uprawnień staje się zasadne.
Przedsiębiorstwa prowadzące działalność w jakiejkolwiek innej formie działalności niż JDG w pierwszym kroku muszą zadecydować: (i) czy posługiwać się pieczęcią elektroniczną, (ii) czy też wyznaczyć tzw. „KSeF Mastera” i złożyć zawiadomienie ZAW-FA.
Wybierając opcje numer jeden, niezwykle istotne staje się opracowanie zasad wykorzystywania pieczęci i weryfikacji (wręcz kontroli) sposobu jej wykorzystywania przez poszczególne osoby.
Wybierając natomiast opcje numer dwa należy wziąć pod uwagę, co najmniej następujące okoliczności:
- Kto zostanie „KSeF Masterem”;
- Kto podpisze ZAW-FA;
- Czy Przedsiębiorstwo podejmie jakąś uchwałę lub inny dokument wewnętrzny w sprawie wyznaczenia i powołania „KSeF Mastera” lub innych osób;
- Czy wyznaczenie „KSeF Mastera” ma służyć wyłącznie procesowi udzielania dalszych uprawnień, w tym generowania odpowiednich tokenów/certyfikatów uwierzytelniających;
- Czy w organizacji zasadne jest powoływanie zastępcy „KSeF Mastera” i dalszych uprawnień imiennych;
- Czy w organizacji zasadne jest tworzenie jednostek zależnych, a jeśli tak to jaką określimy im numerologię (dla potrzeb IDWew) oraz podział osób zarządzających daną jednostką;
- Czy posługując się pojedynczym „zbiorczym” uprawnieniem na potrzeby technicznego nadania lub odebrania faktur z KSeF (token / certyfikat uwierzytelniający) mam jak zweryfikować kto, jaki dokument wystawił i czy działał prawidłowo;
- Czy jest mi potrzebny (lub mam) podział pomiędzy działania związane z merytoryczną treścią faktura a jej technicznym nadaniem do KSeF;
- Czy jest mi potrzebny (lub mam) proces zatwierdzania (akceptacji) wystawionych faktur pod kątem ich merytorycznej treści;
- Czy w razie utraty zaufania do osoby posiadającej uprawnienia, w tym do „KSeF Mastera” mam plan i wiem jak zakres tych uprawnień zmienić lub je odebrać;
- Czy powinienem odbierać od osób uprawnionych jakiekolwiek oświadczenia lub deklarację w zakresie prawidłowości postępowania?
To tylko niektóre z okoliczności, które warto brać pod uwagę.
Nie jest tego mało a sprowadzanie całości funkcjonowania w KSeF do funkcjonalności systemu operacyjnego jaki miałby się łączyć z KSeF może okazać się zgubne. Podobnie, jak brak ułożenia działań na wypadek offline, ale tym w następnej publikacji.
