KSeF – Jakie procedury warto rozważyć? Zasady rozliczeń delegacji
W ramach serii artykułów dotyczących procedur wymagających uregulowania lub „odświeżenia” na gruncie KSeF, warto się odnieść do procedur związanych z rozliczeniem delegacji i podróży służbowych. Ale nie ograniczajmy się tylko do tych kwestii, weźmy jeszcze pod uwagę rozliczenia samego JGD, czy innego podmiotu, który musi udokumentować danego rodzaju wydatki przez swoim Biurem Rachunkowym. Mówimy bowiem o całym szeregu dokumentów ze sklepów, stacji benzynowych, hoteli, czy restauracji.
Z nieoficjalnych wypowiedzi Ministerstwa Finansów dotyczących obaw o przepustowość KSeF wynika, że system ten powinien być gotowy do przetwarzania nawet 52 mln faktur dziennie i 9 mln faktur na godzinę, czyli aż 2500 faktur na sekundę!
To dobrze wróży zwłaszcza na kanwie podstawowego założenia KSeF, tj. wysyłki faktur w czasie rzeczywistym i dążenia do stałego stosowania trybu online.
Pamiętajmy jednak, że po pierwsze, nie każda firma będzie ów online stosować i część z podmiotów rozważa stałe stosowanie trybu offline24.
Każdy z tych trybów rządzi się swoimi prawami i wprost wpływa na możliwość, sposób i czas generowania odpowiednich wizualizacji e-faktur [wątek dotyczący tego czy dany podmiot w ogóle będzie chciał się takimi wizualizacjami na stałe posługiwać pominę].
Oczywiście w sytuacji idealnej najlepiej byłoby posłużyć się trybem online i wizualizacja e-faktury online.
Po drugie, pamiętajmy jednak, że nawet przy chęci stosowania trybu online, wciąż mogą występować pewne sytuacje opóźniające możliwość wygenerowania prawidłowej wizualizacji e-faktury.
Weźmy na tapetę prosty przykład stacji benzynowej, gdzieś „na zarzeczu” przy autostradzie i sytuacji najgorszej, przykładowo sieć nie działa, nie ma zasięgu i jest problem nie tylko z KSeF, ale i systemem terminali i płatnościami.
Do tej pory klienci mogą być przyzwyczajeni, że zawsze jakiś dokument ze stacji otrzymają. W czasie KSeF niekoniecznie i to zwłaszcza jeśli będą płacić gotówką, np. z wcześniej otrzymanej zaliczki na podróż służbową. Faktury i inne dokumenty zakupów „przynoszone” przez pracowników po podróżach służbowych i delegacjach obejmować mogą m.in. „pozaksefowe” bilety za przejazdy autostradą oraz „ksefowe” faktury z hoteli, restauracji, czy wspomnianej stacji benzynowej.
Te mogą powodować trudności, związane przede wszystkim z dwoma obszarami:
- Jeden jest związany z zastosowanym trybem oraz chęcią vs. możliwością wydania wizualizacji e-faktury dla potwierdzenia jej prawidłowego wystawienia (bo kto będzie tego potem szukał w KSeF i ustalał, gdzie jest ten dokument i kiedy mógł być odebrany).
Oczywiście możemy wymagać od osoby dokonującej wydatku aby domagała się wspomnianej wizualizacji, ale to czy sprzedawca będzie chciał ją wydać to już wyłącznie jego dobra wola.
- Drugi jest związany z identyfikacją konkretnego pracownika lub firmy (np. bo no jak ustalimy kogo konkretnie dany wydatek dotyczy).
Oczywiście tutaj też mamy pewne narzędzia do wykorzystania, np. wizytówka firmy do sczytania po kodzie QR z Aplikacji Mobilnej Podatnika, ale czy nasz sprzedawca będzie miał możliwości technologiczne do je zaczytywania to już inna kwestie. Podobnie z możliwością wymagania od sprzedawcy aby uwzględnił na fakturze dane pracownika lub odpowiedni IDWew, ale tu ponownie czy nasz sprzedawca zechcę tego dokonać (?) i czy się nie pomyli w tych danych (?) to już inna.
W mojej ocenie powinniśmy więc wziąć na tapetę obecny proces w firmie i uwzględniając różne warianty możliwych okoliczności postarać się ułożyć preferowane przez nas zasady postępowania.
