KSeF – Jakie są daty wystawienia e-faktury?
Już w przyszłym roku całkowicie zmienią się dotychczasowe zasady fakturowania, a wszystko przez obowiązkowe wprowadzenia tzw. e-faktury, czyli faktury ustrukturyzowanej, która może mieć aż dwie daty wystawienia.
Spis treści:
- Data wystawienia e-faktury jako element treści faktury
- Data wystawienia e-faktury jako element KSeF ID
- Co jeśli daty te będą się różnić?
Ustawa o VAT wyraźnie określa obowiązkowe elementy faktury (art. 106e VAT). Jednym z nich jest „data wystawienia” dokumentu, czy określenie momentu, w którym zgodnie z przepisami podatnik – wystawca faktury powinien odpowiednio udokumentować dokonaną sprzedaż (dostawę towarów lub świadczenie usług).
Ustawa określa przy tym najwcześniejsze i najpóźniejsze momenty wystawienia faktury. Nie skupiając się jednak na wyjątkach, zwyczajowo faktura powinna być wystawiona najpóźniej do 15tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę.
Data ta nie budziła dotychczas większych wątpliwości ani problemów praktycznych. Sytuacja ta może jednak ulec zmianie na moment stosowania KSeF.
Wciąż bowiem data wystawienia określana samodzielnie przez wystawcę na moment tworzenia (generowania) faktury będzie jej obowiązkowym elementem (ujmowanym z poz. P_1 struktury logicznej e-faktury). Ustawa przewiduje jednak drugi przepis (art. 106na VAT), który precyzuje datę wystawienia e-faktury.
Zwróćmy zatem uwagę, że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF w ustawie o VAT będą funkcjonowały dwa, niezależne od siebie pojęcia „daty wystawienia” faktury.
Fakturę ustrukturyzowaną uznamy za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, tj. w dniu uruchomienia sesji wysyłkowej. Data taka będzie uwzględniana w numerze KSeF ID Faktury nadawanej przez system i będzie datą rodzącą skutki podatkowe pod kątem zachowania terminu do wystawienia faktury lub w zakresie identyfikacji momentu podatkowego, jeśli ten zależny będzie od daty wystawienia dokumentu (np. tak jest dla usług najmu lub budowlanych).
Co za tym idzie daty te będą mogły się różnić. W szczególności, jeśli pomiędzy datą wygenerowania faktury w systemie finansowo-księgowym a datą jej nadania do KSeF wystąpi opóźnienie (np. związane z automatycznym generowaniem faktury na moment zejścia towarów z magazynu i brakiem realizacji automatycznej wysyłki do KSeF). Ewentualne różnice w dacie wystawienia faktury wprowadzonej na fakturze przez podatnika w systemie finansowo-księgowym oraz w dacie ujętej w KSeF ID nie będą skutkować odrzuceniem e-faktury. Finalnie, mogą jednak wprowadzać w błąd co do prawidłowości identyfikacji określonych skutków podatkowych.
Pamiętajmy, że dla organów podatkowych, decydujące znaczenie będzie miała data ujęta w KSeF ID, czy data faktycznego nadania faktury do KSeF.
Z powyższym wiążą się dwa podstawowe skutki. Po pierwsze, faktura wygenerowana w systemie, a a jeszcze nie nadana do KSeF nie stanowi e-faktury i jako taka nie powinna być przekazywana kontrahentowi (z zastrzeżeniem tzw. trybu offline). Po drugie, wszelkie konsekwencje opóźnionego wystawiania faktur lub błędnej identyfikacji momentu podatkowego powinny być rozpatrywane wyłącznie na bazie daty przesłania faktury do KSeF. Data określana samodzielnie przez wystawcę w polu P_1 z zasady nie będzie miała znaczenia (z zastrzeżeniem tzw. trybu offline).
