KSeF jako automatyczny benchmark cen transferowych

1.  Wstęp - automatyczna analiza zamiast ręcznej kontroli 

2. Jeden cel analizy: weryfikacja rynkowości ceny 

3. Dane z KSeF jako punkt wyjścia do automatycznego benchmarku 

4. Porównanie transakcji powiązanych i niepowiązanych 

5. Analiza marż, nie tylko cen 

6. Algorytm zamiast urzędnika 

7. Znaczenie dla firm 

8. Analizy benchmarkingowe – niezbędny element dokumentacji  
   
   

1. Wstęp – automatyczna analiza zamiast ręcznej kontroli 

Uruchomienie Krajowy System e-Faktur (KSeF) oznacza dla administracji podatkowej jakościową zmianę w podejściu do cen transferowych. Po raz pierwszy organy uzyskują bieżący, kompletny i ustrukturyzowany dostęp do danych transakcyjnych, które mogą być przetwarzane masowo i automatycznie. W tym kontekście KSeF staje się kluczowym narzędziem umożliwiającym zautomatyzowaną ocenę rynkowości cen transferowych, bez konieczności każdorazowego sięgania po dokumentację podatnika. 

2. Jeden cel analizy: weryfikacja rynkowości ceny 

Automatyczna analiza rynkowości oparta na danych z KSeF nie polega na klasycznym badaniu funkcjonalnym czy analizie porównawczej w rozumieniu dokumentacyjnym. Jej celem jest wstępna odpowiedź na pytanie, czy cena lub marża stosowana w transakcjach z podmiotami powiązanymi istotnie odbiega od poziomu obserwowanego na rynku. 

KSeF dostarcza danych, które pozwalają taki test przeprowadzić w sposób ciągły i porównawczy. 

3. Dane z KSeF jako punkt wyjścia do automatycznego benchmarku 

Kluczową przewagą danych z KSeF jest ich jednorodność i porównywalność. Faktury ustrukturyzowane zawierają m.in.: 

• ceny jednostkowe, 
• ilości, 
• wartości netto, 
• daty transakcji, 
• identyfikację kontrahentów, 
• opisy towarów i usług. 

Na tej podstawie organy mogą automatycznie grupować transakcje według: 

• rodzaju świadczenia, 
• okresu, 
• rynku (kraj / zagranica), 
• relacji kapitałowej (powiązany vs niepowiązany). 

W efekcie możliwe staje się stworzenie wewnętrznej bazy porównawczej opartej na rzeczywistych transakcjach rynkowych, a nie wyłącznie na zewnętrznych bazach danych. 

4.Porównanie transakcji powiązanych i niepowiązanych 

Najprostszym i jednocześnie najbardziej efektywnym mechanizmem automatycznej analizy rynkowości jest porównanie cen lub marż: 

• stosowanych przez tego samego podatnika w transakcjach z podmiotami niepowiązanymi, 
• z cenami lub marżami stosowanymi wobec podmiotów powiązanych. 

Dzięki KSeF takie porównanie może być wykonywane: 

• automatycznie, 
• cyklicznie (np. miesięcznie), 
• bez udziału podatnika. 
  

Istotne odchylenia – np. systematycznie niższe ceny w transakcjach wewnątrzgrupowych – mogą zostać oznaczone jako ryzyko nierynkowości. 

5. Analiza marż, nie tylko cen 

W przypadku usług, dystrybucji lub produkcji kontraktowej organy mogą wykorzystywać dane z KSeF do rekonstrukcji marż transakcyjnych, np.: 

• marży dystrybutora, 
• narzutu koszt plus, 
• rentowności na poziomie fakturowanym. 

Zestawiając: 

• przychody z KSeF, 
• koszty widoczne w danych fakturowych od innych podmiotów, 
• dane finansowe z deklaracji i sprawozdań, 

organy mogą automatycznie sprawdzić, czy marża mieści się w akceptowalnym przedziale rynkowym, wyznaczonym na podstawie danych porównawczych z rynku. 

6. Algorytm zamiast urzędnika 

Najważniejszą zmianą jest to, że analiza rynkowości przestaje być działaniem incydentalnym, a staje się procesem algorytmicznym. System może: 

• identyfikować odchylenia statystyczne, 
• analizować trendy w czasie, 
• wykrywać nagłe zmiany cen lub marż, 
• typować podmioty do dalszej, pogłębionej kontroli. 

Rola analityka pojawia się dopiero na etapie interpretacji wyników, a nie zbierania danych. 

7.Znaczenie dla firm 

Dla podatników oznacza to zasadniczą zmianę perspektywy: 

• rynkowość ceny jest oceniana na podstawie danych faktycznych, a nie deklaratywnych, 
• niespójność między fakturami a dokumentacją TP jest łatwo wykrywalna, 
• korekty cen transferowych widoczne ex post mogą sygnalizować wcześniejszą nierynkowość, 
• argumentacja „benchmarkowa” powinna być spójna z rzeczywistym poziomem cen na fakturach. 

W praktyce KSeF umożliwia organom – w tym Krajowa Administracja Skarbowa – ciągłe testowanie rynkowości, zanim jeszcze dojdzie do formalnej kontroli. 

8. Analizy benchmarkingowe – niezbędny element dokumentacji  

W warunkach rosnącej automatyzacji analiz podatkowych, szczególnie w obszarze cen transferowych, posiadanie aktualnych i dobrze udokumentowanych analiz benchmarkingowych staje się w bieżącym roku elementem krytycznym. Dane z Krajowy System e-Faktur umożliwiają organom niemal natychmiastowe porównanie cen i marż stosowanych przez podatnika z poziomami obserwowanymi na rynku. W takiej rzeczywistości benchmark przestaje być dokumentem „na wypadek kontroli”, a staje się aktywną linią obrony wobec algorytmicznej oceny rynkowości. 

Analizy benchmarkingowe pełnią dziś trzy kluczowe funkcje. Po pierwsze, pozwalają podatnikom z góry zidentyfikować potencjalne odchylenia między poziomem cen wynikającym z polityki grupowej a poziomem, który może zostać uznany za rynkowy na podstawie danych porównawczych. Po drugie, umożliwiają spójne powiązanie faktur raportowanych w KSeF z dokumentacją cen transferowych, co ogranicza ryzyko zakwestionowania rynkowości wyłącznie na podstawie danych transakcyjnych. Po trzecie, stanowią punkt odniesienia w sytuacji, gdy automatyczna analiza organów wskaże podatnika jako podmiot o podwyższonym ryzyku. 

Szczególne znaczenie mają benchmarki aktualne i adekwatne ekonomicznie – oparte na właściwie dobranych porównaniach, uwzględniające zmienność warunków rynkowych, inflację, zmiany kosztów finansowania oraz zaburzenia w łańcuchach dostaw. W praktyce oznacza to, że korzystanie z przestarzałych analiz lub benchmarków „formalnych”, oderwanych od realnych danych fakturowych, może okazać się niewystarczające wobec narzędzi analitycznych wykorzystywanych przez Krajowa Administracja Skarbowa. 

W bieżącym roku benchmark staje się zatem narzędziem niezbędnym, a nie wyłącznie obowiązkiem dokumentacyjnym. Firmy, które potrafią na bieżąco konfrontować swoje ceny i marże z wynikami analiz porównawczych, zyskują realną możliwość reagowania jeszcze przed pojawieniem się ryzyka podatkowego. W realiach KSeF i automatycznej analizy rynkowości, brak benchmarku oznacza brak kontroli nad narracją dotyczącą rynkowości cen transferowych.