KSeF – Nadchodzi KSeF: co musisz wiedzieć?

Wstrzymałeś parce nad wdrożeniem KSeF z uwagi na odsunięcie terminu wejścia w życie nowelizacji ustawy o VAT? A może w ogóle ich nie rozpocząłeś? Czas ruszyć z tematem!

Spis treści:

1. Wejście w życie e-fakturowania
2. Funkcjonowanie KSeF
3. Podmioty obowiązane, a zwolnienie z VAT
4. Najważniejsze informacje o e-fakturowaniu
5. Plany Ministerstwa Finansów
6. Elementy działań wdrożeniowych

1. Wejście w życie e-fakturowania

Krajowy System e-Fakturowania (KSeF) w wersji docelowej ma obowiązywać od 1 lutego 2026 roku.

Od tej daty największe podmioty (których obrót ze sprzedaży brutto za rok 2024 wyniósł ponad 200 mln złotych) będą miały obowiązek wystawiania e-faktur sprzedażowych przy użyciu KSeF.

Pozostałe podmioty ww. dacie powinny móc korzystać z KSeF dla celów odbioru e-faktur zakupu. W obowiązek wystawiania e-faktur sprzedaży najpóźniej wejdą 1 kwietnia 2026 roku i to niezależnie od ich statusu jako podmioty VAT czynne, czy zwolnione (zarejestrowane lub nie dla celów VAT).

2. Funkcjonowanie KSeF

Wyżej opisywane wejście w obowiązek wykorzystywania KSeF przede wszystkim dotyczy obowiązku e-fakturowania sprzedaży, czyli wystawiania faktur w formie xml wedle struktury narzucanej przez Ministerstwo Finansów, tzw. schemy (FA3).

Jedynie skutecznie przesłana do KSeF faktura będzie mogła mieć nadany identyfikator Krajowego Systemu e-Faktury (tzw. KSeF ID) i będzie mogła być uznana za e-fakturę (fakturę ustrukturyzowaną).

Poza kilkoma wyjątkami, nie będzie możliwości wystawiania faktur w formie papierowej lub elektronicznej, tak jak to ma miejsce obecnie.

Wspomniane wyjątki dotyczyć będą w szczególności faktur wystawianych na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności, nieposługujących się NIP dla celów działalności i niezarejestrowanych dla celów VAT.

W efekcie, współpraca z przedsiębiorcami stanowić będzie o obowiązku wykorzystywania KSeF.

Co przy tym istotne KSeF służyć będzie nie tylko do wystawiania e-faktur, ale także do ich odbioru.

System ten jednak nie powiadomi nas o jakimkolwiek wystawieniu na naszą rzecz e-faktury, jak również nie będzie uzależniał jej odbioru od jakiejkolwiek akceptacji lub pobrania. Sami więc musimy wprowadzić zasady odbioru e-faktur.

Co równie istotne KSeF służyć ma wyłącznie do e-fakturowania, a więc będzie obejmował wymianę pomiędzy sprzedawcą a nabywcą wszelkich dokumentów uznanych przez ustawę o VAT za faktury, niezależnie od jej rodzaju (np. zwykła faktura, zaliczka, rozliczenie zaliczki, korekta), czy stosowanych zasad rozliczenia transakcji (np. stawka 0%, stawka podstawowa, odwrotne obciążenie, czy świadczenie zwolnione).

W KSeF nie znajdziemy jednak innych dokumentów aniżeli faktura. Poza obiegiem KSeF znajdą się wiec m.in. takie dokumenty jak: rachunki, noty księgowe, faktury wewnętrzne (np. z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, czy importu usług).

Poza dedykowanym dla niektórych branż (np. dostawców mediów, czy telekomunikacyjnych) załącznikiem ustrukturyzowanym, w KSeF nie dołączymy jakichkolwiek załączników dotyczących naszej sprzedaży. W efekcie, wszelkie protokoły, specyfikacje, czy inne dokumenty około-sprzedażowe funkcjonować będą poza systemem.

3. Podmioty obowiązane, a zwolnienie z VAT

Z zasady z KSeF będziemy zmuszeni korzystać, jeśli tylko mamy na terytorium Polski siedzibę naszej działalności lub tzw. stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Wystarczy więc, że jesteśmy polskim przedsiębiorcą lub zagranicznym, niemniej posiadającym w Polsce stałą placówkę (np. magazyn lub zakład) lub zaplecze techniczno-organizacyjne (np. centrum logistyczne, maszyny oraz przedstawicieli i pracowników), dzięki czemu ów zagraniczny przedsiębiorca stale prowadzi w Polsce swój biznes.

Sama rejestracja dla celów VAT  lub jej brak nie ma jeszcze znaczenia, w tym nie przesądza o istnieniu lub braku istnienia ww. stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Kwestia ta powinna więc być przeanalizowana odpowiednio wcześniej. Przed nadejście obowiązku e-fakturowania.

Jednocześnie, bez znaczenia pozostaje okoliczność, czy działamy na gruncie zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Jeśli tylko jesteśmy przedsiębiorcą, posługujemy się NIPem dla celów naszej działalności i możemy być zobowiązani do wystawienia faktury (np. na żądanie nabywcy) to, taka faktura powinna być wystawiona w KSeF.

4. Najważniejsze informacje o e-fakturowaniu

Jeśli już wiesz, że obowiązkowe e-fakturowanie Cię nie ominie weź pod uwagę, że ministerstwo finansów przewiduje aż 6 trybów działania. Każdy związany z odmiennymi okolicznościami.

23. Fakturowanie online: wystawiam fakturę 23.05 i wysyłam 23.05, system uznaje za datę wystawienia datę 23.05 – „datę przesłania do KSeF”;
24. Fakturowanie online „z opóźnieniem”: rozpoznany jako offline24 na poziomie interfejsu KSeF, tj. wystawiam fakturę 23.05, ale wysyłam po kilku dniach, np. 28.05, system identyfikuje różnicę pomiędzy datą wystawienia ujętą w polu P_1 a datą przesłania i za datę wystawienia uznaje datę z pola P_1 wskazaną przez wystawcę, czyli 23.05;

• Fakturowanie offline24 „dobrowolne”: wystawiam fakturę 23.05 i wprowadzam do obrotu, kolejno 1 dzień roboczy od daty wystawienia, czyli 26.05 muszę ją przesłać do KSeF, za datę wystawienia uznana zostanie data z pola P_1, czyli 23.05;

1. Fakturowanie offline24 na wypadek niedostępności KSeF po stronie podatnika: skutki j.w., przy czym wskazane jest udokumentowanie omawianej niedostępności, zwłaszcza na wypadek braku dochowania ww. terminu 1 dnia roboczego na przesłanie faktury do KSeF;
2. Fakturowanie offline na wypadek niedostępności KSeF po stronie Ministerstwa: 1 komunikat o niedostępności w dniach (…), np. z przyczyn migracji danych i 1 dzień roboczy od ustania tej niedostępności na przesłanie faktur offline do KSeF, za datę wystawienia uznana zostanie data z pola P_1, czyli wskazana przez wystawcę data wystawienia;
3. Fakturowanie offline na wypadek awarii KSeF po stronie Ministerstwa: 2 komunikaty o starcie oraz o zakończeniu awarii i 7 dni roboczych od ustania awarii na przesłanie faktur offline do KSeF, za datę wystawienia uznana zostanie data z pola P_1, czyli wskazana przez wystawcę data wystawienia.

Proces e-fakturowania w KSeF należy więc dobrze rozplanować z uwzględnieniem ww. procesów, a także z uwzględnieniem możliwości posługiwania się tzw. wizualizacją e-faktury.

Wizualizacja e-faktury to nic innego jak czytelne odwzorowanie treści pliku xml na odpowiedniej formatce faktury, np. w formacie PDF, i możliwość posłużenia się nim poza systemem KSeF. Zwyczajowo na potrzeby doręczenia e-faktury podmiotowi zagranicznemu (np. z tytułu eksportu towarów), lub na potrzeby doręczenia e-faktury nabywcy wraz z odpowiednimi załącznikami.

Co jednak istotne w tym zakresie również rozróżnić należy kilka wariantów posługiwania się wizualizacjami e-faktury, chociażby w zależności od tego czy dana faktura znajduje się już w KSeF, czy też jeszcze jej tam nie przesłaliśmy i korzystamy z trybów offline’owych. Każda z tych sytuacji będzie bowiem wymagała naniesienia na taką wizualizację odpowiedniego kodu QR. Kodu umożliwiającego dostęp do e-faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na fakturze wraz z oznaczeniem „KSEF ID” lub „OFFLINE” oraz kodu umożliwiającego zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury wraz z oznaczeniem „CERTYFIKAT”.

5. Plany Ministerstwa Finansów

Mając na uwadze powyższe, czas skończyć z odkładaniem działań wdrożeniowych na później. 12 kwietnia Ministerstwo Finansów opublikowało plan wdrożenia od strony resortu i rozpoczęło jego realizację (https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/krajowy-system-e-faktur-plan-wdrozenia/). Efektem było m.in. opublikowanie 8 maja „draftu” nowej wersji schemy e-faktury (https://ksef.podatki.gov.pl/robocza-wersja-struktury-logicznej-fa-3/).

Zgodnie z powoływanymi zapowiedziami planów wdrożeniowych MF, już w czerwcu ma się ukazać dokumentacja infrastruktury API (niezwykła istotny dokument dla dostawców IT i integratorów IT), a w lipcu ma się zakończyć cały proces legislacyjny.

W kolejnych miesiącach resort udostępniać będzie m.in.:

1. możliwość testowania infrastruktury API, czyli wysyłki e-faktur do docelowej wersji KSeF;
2. wyrównanie środowisk przedprodukcyjnych i produkcyjnych infrastruktury API;
3. możliwość generowania i poboru certyfikatów uwierzytelniających;
4. możliwość testowania i korzystania z Aplikacji Podatnika 2.0. (darmowego narzędzia KSeF).

6. Elementy działań wdrożeniowych

Działań związanych z ustaleniem i implementacja określonych rozwiązań KSeF nie ma więc co odkładać na później.

Im większym jesteśmy podmiotem, im większa skala naszego fakturowania i im więcej mamy rodzajów transakcji oraz typów kontrahentów tym wcześniej powinniśmy się zaopiekować tym tematem. I to nie tylko od strony IT, ale także od strony podatkowo-prawnej.

W naszej ocenie warto wyróżnić następujące elementy działań wdrożeniowych:

1. Audyt lub weryfikacja konkretnych zdarzeń pod katem prawidłowości rozliczeń VAT: Nie skupiaj się wyłącznie na wdrożeniu e-faktury, jeśli nie masz pewności co do prawidłowości procesu wystawiania faktury i rozliczenia podatku VAT. Zadbaj o prawidłowość, zanim e-faktura będzie widoczna w KSeF.
2. Poznaj KSeF: Zapoznaj swoją kadrę z przepisami i zasadami funkcjonowania KSeF i nowych obowiązków e-fakturowania. Nie tylko księgowych, ale wszystkich mających styczność z obiegiem faktur (np. działy administracyjne i handlowe).

• Oceń swoja gotowość na KSeF: Jeśli fakturujesz przy wykorzystaniu własnych systemów finansowo-księgowych i nie wdrożyłeś jeszcze rozwiązań IT łączących system księgowy z KSeF, najwyższy czas się tym zająć. Jeśli Twoje faktury obejmują specyficzny zakres danych warto je zmapować z elementami schemy i dostosować dane do wymogów struktury. Warto także rozważyć funkcjonalności systemu jakie mogę wesprzeć Cię w procesie wykorzystywania KSeF.

1. Zacznij wysyłkę przed nadejściem obowiązku e-fakturowania: Pamiętaj o testach implementowanych rozwiązań na przykładach rzeczywistych transakcji gospodarczych jakie mają miejsce w Twojej Firmie. Skorzystaj na wyrównaniu środowisk KSeF.
2. Dostosuj swoją organizację: Wdróż odpowiednie zmiany lub stwórz procedury zasad postępowania oraz zweryfikuj zapisy umowne pod kątem wysyłki i odbioru e-faktury. Jednymi z obowiązkowych procedur jakie powinieneś posiadać się m.in. procedury postępowania na wypadek awarii i wykorzystywania trybu offline.

Jeśli jesteś mniejszym podmiotem i będziesz się opierał na wsparciu swojej Księgowej pamiętaj, że Biuro Rachunkowe nie wdroży e-fakturowania i nie zabezpieczy Twojego biznesu za Ciebie!

Jeśli prowadzisz Biuro Rachunkowe czas przygotować swoją kadrę oraz rozważyć możliwe formy współpracy ze swoimi Klientami i podjąć kroki minimalizujące Twoje ryzyka i odpowiedzialność za błędy KSeF popełnione przez Twojego Klienta.

Nie odkładaj wdrożenia na później!

Chciałbyś naszego wsparcia ww. obszarach? Skontaktuj się nami lub zajrzyj na https://akademialtca.pl/ksef.