KSeF – Podmioty zwolnione z VAT a KSeF
Jak bumerang wracają pytania o podatników zwolnionych z VAT i ich obowiązki dotyczące e-fakturowania oraz korzystania z KSeF. Powtórzmy więc ich KSeF nie ominie!
Status podatnika jako zwolnionego z VAT nie ma znaczenia dla planowanego terminu wejścia w życie obowiązkowego e-fakturowania i wykorzystywania KSeF.
Nie ma także znaczenia, czy dokonaliśmy rejestracji jako podatnik VAT zwolniony i taki status przedsiębiorcy widnieje na tzw. Białej Liście.
Zwolnienie z VAT obejmuje dwa rodzaje sytuacji: (i) zwolnienie podmiotowe oraz (ii) zwolnienie przedmiotowe.
Co do zasady, o zwolnieniu podmiotowym mówimy, gdy:
- dany przedsiębiorca nie przekracza określonego ustawą progu sprzedaży netto (bez podatku) w wysokości 200.000,00 zł [*od roku 2026: 240.000,00 zł];
- próg nie jest przekroczony w bieżącym ani w poprzednim roku podatkowym, a w razie rozpoczęcia działalności nie jest przekroczony próg w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w danym roku podatkowym (roku rozpoczęcia tej działalności),
- przedsiębiorca nie podejmuje się wykonywania działalności wyłączonej ze zwolnienia, np. dostaw samochodów osobowych, budynków i budowli, urządzeń elektrycznych, komputerów i wyrobów elektrycznych, czy preparatów kosmetycznych i toaletowych, czy też świadczenia usług doradczych.
Ze zwolnieniem przedmiotowym i braku konieczności rejestracji na VAT mamy natomiast do czynienia, gdy dany podmiot wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od opodatkowania, skonkretyzowane i wprost wymienione w katalogu zamkniętym w ustawie o VAT.
Takimi czynnościami powszechnie występującymi są m.in. (i) świadczenia medyczne wykonywane przez lekarzy, dentystów, czy pielęgniarki służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, (ii) świadczenia związane z opieką nad osobami niepełnosprawnymi, przewlekle chorymi lub osobami w podeszłym wieku, (iii) świadczenia dotyczące prywatnego nauczania, czy też (iv) świadczenie usług wynajmu nieruchomości na cele mieszkaniowe.
Bazując na powyższych przypadkach warto zatem podkreślić, że jeżeli podmiot zwolniony z VAT będzie wystawiać fakturę VAT to może być zobligowany do działania w KSeF, w każdym przypadku, gdy nabywcą świadczeń tego podmiotu będzie inny przedsiębiorca posiadający NIP (np. podatnik VAT czynny). W przypadku nabywców o statusie konsumenta, wystawienie e-faktury w KSeF zależeć będzie wyłącznie od woli wystawcy.
Jednocześnie warto zaznaczyć, że podmioty zwolnione nie są zobligowane do dokumentowania sprzedaży fakturą i zwyczajowo robią to innymi dokumentami, np. rachunkami lub notami. Tego rodzaju dokumentów nie znajdziemy w KSeF.
Jeżeli jednak podatnik VAT zwolniony podmiotowo lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione, zdecyduje się na wystawienie faktury to ta powinna już być wystawiana w KSeF, w postaci e-faktury.
Tak samo, jeśli nabywca zgłosi się do takiego podmiotu z żądaniem wystawienia faktury. Pamiętajmy bowiem, że ustawa o VAT przewiduje sytuacje, w których wystawienie faktury nie jest konieczne chyba, że w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano zaliczkę, nabywca świadczenia zgłosił sprzedawcy żądanie wystawienia faktury. Spełniając takie żądanie podmiot zwolniony podmiotowo lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione powinien brać pod uwagę skutki obowiązkowego e-fakturowania.
Co więcej – niezależnie od ww. woli do wystawienia faktury lub zgłoszenia takiego żądania – podmioty zwolnione z VAT powinny być gotowa na korzystania z KSeF pod kątem faktur zakupu. Co prawda nie dla celów odliczenia VAT, ale dla celów odbioru dokumentu kosztowego, który zostanie wystawiony i przesłany w KSeF przez podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF (np. krajowych podatników VAT czynnych).
