KSeF – Podział uprawnień i funkcjonowanie JST w KSeF
Prawidłowe rozplanowanie uprawnień do korzystania z KSeF jest nie lada wyzwaniem. Im większa struktura organizacyjna tym więcej okoliczności wymaga rozważenia, zwłaszcza przy podziałach osób uprawnionych pomiędzy odpowiednie oddziały, piony, punkty sprzedaży lub lokale. Dotyczy to nie tylko przedsiębiorców, ale również Jednostek Samorządu Terytorialnego!
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy również Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST), które są podatnikami VAT jako całość: gmina, powiat, województwo. W ramach JST może istnieć kilkadziesiąt, a nawet kilkaset jednostek podrzędnych (np. szkół, przedszkoli, szpitali, świetlic, ośrodków pomocowych, czy domów kultury), a w związku z centralizacją VAT każdy z tych podmiotów posługuje się jednym numerem VAT, uzyskanym przez JST jako całość.
W efekcie, na gruncie KSeF każda faktura trafia domyślnie do głównej JST – niezależnie od faktycznego odbiorcy, czyli skonkretyzowanej jednostki podrzędnej. Aby jednostka taka otrzymała przeznaczoną dla niej fakturę lub czytelnie wystawiła fakturę sprzedażową i miała dostęp wyłącznie do swoich faktur a nie wszystkich dedykowanych JST, konieczne jest odpowiednie zastosowanie danych Podmiotu3 e-faktury.
Istota problemu, sygnalizowanego w czasie konsultacji publicznych KSeF, sprowadzała więc się do zapewnienia funkcjonalności systemu, dzięki której JST zyskałaby pewność, że faktura przeznaczona lub pochodząca od danej jednostki podrzędnej faktycznie do niej trafi (będzie jej udostępniona w KSeF). Początkowo odpowiedzią na te potrzeby miała być możliwość generowania w KSeF jednostek podległych i nadawania im unikalnych numerów identyfikacji wewnętrznej (IDWew), a kolejno nadawania odpowiednich uprawnień wyłącznie w ramach tego IDWew.
Tworzenie wspomnianych IDWew miało na celu możliwość wyodrębnienia określonych oddziałów jednostki macierzystej lub innej jednostki wewnętrznej danego podmiotu, aby możliwe było identyfikowanie tych jednostek a kolejno nadawanie im uprawnień do korzystania z KSeF w obrębie tej jednostki, a nie podmiotu macierzystego.
W schemie FA (3) jaka ma obowiązywać na obligatoryjny KSeF w 2026 roku wprowadzono dodatkowo możliwość posłużenia się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) danej jednostki podrzędnej JST, jaki ta uzyskała dla celów dla celów podatku dochodowego. W efekcie, faktury ustrukturyzowane przeznaczone dla lub wystawiane przez JST będą uwzględniały zarówno dane samej JST i identyfikację dzięki numerowi VAT (odpowiednio uwzględnione w danych Pomiotu1 [sprzedawca] lub Podmiotu2 [nabywca]) oraz dane skonkretyzowanej jednostki podrzędnej (np. szpitala) i identyfikację dzięki jej NIP (odpowiednio uwzględnione w danych Podmiotu3). Tym samym, aby faktura mogła trafić bezpośrednio do jednostki podrzędnej ważne jest by wypełnić dodatkowo dane tej jednostki w polu Podmiot3.
Na powyższą kwestię należy zwrócić szczególną uwagę wystawcom faktur. Jeśli bowiem e-faktura nie będzie zawierała NIPu jednostki podrzędnej lub będzie zawierała błędny numer jednostki, to jednostka podrzędna jak i JST mogą mieć problem z prawidłowością identyfikacji dedykowanych im dokumentów w KSeF.
Omawiane rozwiązanie (wykorzystania NIP jednostki podrzędnej) ma jednak charakter fakultatywny (dobrowolny) co oznacza, że podmiot współpracujący z taką jednostką nie ma ustawowego obowiązku jego wypełniania. W efekcie, JST i jednostki podrzędne powinny rozważyć odpowiednie zabezpieczenia umowne przed ww. sytuacjami.
Jednocześnie, celem zapewnienia działania w KSeF JST powinna zaplanować i udzielić stosownych uprawnień. Sama identyfikacja jednostki podrzędnej nie załatwia bowiem całości poruszanej tu problematyki. Ważne jest jeszcze, aby konkretne osoby z danej jednostki podrzędnej mogły korzystać z KSeF w jej imieniu, w tym odbierać e-faktury zakupu jak i wystawiać e-faktury sprzedaży, a nawet zarządzać dalszymi uprawnieniami w ramach tej jednostki. W tym celu posłużenie się samym NIP niestety nie wystarczy i konieczny jest powrót do ww. IDWew.
W efekcie, każda JST stanie przed wyzwaniem wygenerowania odpowiedniej liczby IDWew (każdy składający się z NIP JST oraz 5 cyfr, 4 nadanych przez JST i 5 kontrolnej przypisanej przez System), a kolejno wyznaczenia osób „administrujących” tą jednostką, które mogłyby udzielić dalszych uprawnień.
