KSeF – Wejście KSeF 2.0 a uzgodnienia umowne

Ostatnio pisałem o procedurach jakie warto wdrożyć. Dziś chciałbym naświetlić jakie uzgodnienia umowne warto wprowadzić do obecnych umów, porozumień, dokumentów zamówieniowych, czy też w regulaminach bądź dokumentach typu OWS.

Oczywiście, w zależności od rodzaju prowadzonego biznesu i typów kontrahentów z jakimi współpracujemy postanowienia co do uaktualnienia zasad współpracy wobec nadchodzącego KSeF mogą być różne. Kwestie spójne powinny jednak obejmować takie okoliczności jak:

• zadbanie o metodę wystawiania faktury (KSeF / poza KSeF) i uznania za prawidłową i podlegającą zapłacie wyłącznie tej wystawionej zgodnie z przepisami, w tym zgodnie z warunkami KSeF;
• sposób doręczania e-faktury: np. (i) w KSeF, (ii) w KSeF oraz równolegle poza KSeF w formie odpowiedniej wizualizacji wraz ze wskazaniem braku uznania wizualizacji bez odpowiednich kodów weryfikacyjnych
• określenie ścieżki doręczania załączników, w tym czy będą doręczane wraz z fakturą oraz określenie sposobu identyfikacji tych załączników i ich powiązania z fakturą (np. przez KSeF ID);
• określenie sposobu działania na wypadki offline/offline24;
• termin doręczenia wizualizacji e-faktury poza KSeF: np. nie dalej niż w okresie 2 dni roboczych od dnia wystawienia e-faktury (czyli przesłanie jej do KSeF);
• obowiązki dochowania terminów na przesłanie faktury offline do KSeF;
• określenie zasad liczenia terminu płatności i uznania należności za podlegająca zapłacie na bazie prawidłowo wystawionej faktury;
• określenie obowiązku informowania o nieprawidłowo wystawionych fakturach i przyczynach braku dochowania warunków ustawowych.

Jednocześnie dbając o wystawienie samej faktury o daty z tym związane warto również zadbać o takie elementy jak proces akceptacji obrazu przyszłej faktury jak ma trafić do KSeF , czy też proces akceptacji dokumentacji / zdarzeń na bazie których sama faktura ma zostać wystawiona, np. określenie terminów dostarczenia dokumentacji niezbędnej dla celów wystawienia faktury (m.in. protokołu zdawczoodbiorczego, świadectwa płatności, zestawienia): np. do 5 dnia następnego miesiąca.

W powyższym zakresie istotne jest to, aby dokument taki był doręczony w czasie, umożliwiającym wystawcy dochowanie terminu na wystawienie faktury wynikającego z ustawy, jeśli natomiast wiemy, że jakieś dokumenty spływają po dłuższym czasie warto rozważyć zapisy umowne o wynagrodzeniu „bazowym” i tu wystawiać faktury na bieżąco w terminie, a kolejno po otrzymaniu stosownego dokumentu (np. zestawienia realnie poniesionych kosztów / wskaźników itd.) wystawiać tzw. korekty in plus [ujmowane na bieżąco] lub zabezpieczyć się dodatkowymi należnościami fakturowanymi osobno.

Powyższe postanowienia w naszej ocenie stanowią minimum zmian jakich warto dokonać, przykłady dalszych uzgodnień można jednak mnożyć, przykładowo w zakresie:

• sposobu porozumiewania się na wypadek wykrycia błędów lub braku akceptacji e-faktury otrzymanej w KSeF;
• sposobu wiązania treścią załączników z e-fakturą, której dotyczą przez uwzględnianie co najmniej numeru KSeF e-faktury;
• sposobu ujmowania dodatkowych danych na e-fakturze, dla ułatwienia identyfikacji kontrahenta lub transakcji;
• sposobu komunikowania braku dostępności do KSeF z przyczyn awarii u podatnika i np. wstrzymania wystawiania e-faktur lub informowania o braku możliwości ich odebrania z KSeF.