KSeF – Wejście KSeF 2.0 i warianty udzielenia uprawnień dla Biura Rachunkowego i problematyka UPO
W ostatnim artykule wspominałem o różnych wariantach współpracy na linii Klient – Biuro Rachunkowe. Część z tych modeli działania wymaga udzielenia odpowiednich uprawnień. Tutaj właśnie chciałbym je omówić.
Jeśli w jakimkolwiek zakresie Biuro Rachunkowe zgodzi się na odebranie uprawnień od Klienta to w pierwszej kolejności powiedzmy sobie wprost, zgoda taka powinna być wyrażona na piśmie w sposób jednoznaczny i określający wprost dla jakich celów odbierane jest dane uprawnienie.
Po drugie, zaznaczmy, że Klienta w pierwszej kolejności sam musi mieć odpowiednie uprawnienia właścicielskie (tzw. pierwotne), a by udzielić jakichkolwiek dalszych (tzw. wtórnych uprawnień). Jeśli więc nie mówimy o Kliencie, który prowadzi JDG lub posiada pieczęć elektroniczną z NIP, podmiot ten musi zgłosić pierwszą osobę uprawnioną w ZAW-FA.
Biuro tego nie zrobi i żadne dotychczasowe pełnomocnictwa (np. PPO-1) tego nie załatwią. Klient musi tutaj zadziałać samodzielnie. Jednocześnie, warto aby sama osoba zgłoszona na ZAW-FA („KSeF Master”) udzieliła sama sobie dalszych uprawnień, tak aby mieć ich pełen komplet i móc zadziałać w każdej możliwej sytuacji.
Po trzecie – w końcu – udzielenie uprawnienia dla Biura może obejmować:
- udzielenie dalszych uprawnień dla podmiotu (Biura):
- do dostępu do faktur w KSeF, ergo zapewnienia możliwości zaimportowania faktur z KSeF lub
- do wystawiania e-faktur (działania za Klienta, które w mojej ocenie powinno być ograniczone do aspektów technicznych przesłania pliku xml);
- udzielenie dalszych uprawnień dla osoby fizycznej do działania w KSeF (pracownika Biura , konkretnej księgowej/go opiekującego się rozliczeniami Klienta)
- przekazanie odpowiedniego tokenu / Certyfikatu KSeF.
Oczywiście do decyzji Biura lub konkretnej osoby zależy na jaki zakres uprawnień się zgodzi, jednak o ile uprawnienia dla Biura mogą obejmować wyłącznie dwa ww. zakresy o tyle uprawnienia dla osoby mogą być znacznie szersze. Przykładowo, mogą obejmować prawo do przeglądu sesji i generowania UPO oraz prawo do tworzenia jednostek zależnych, czy też udzielania dalszych uprawnień.
Z bezpieczeństwa wydawałoby się, że osoba przyjmująca uprawnienia imienne (np. Księgowa) powinna rozważać tylko i wyłącznie te same dwa zakresy działań jakie zwyczajowo są możliwe do nadania dla podmiotu. Rozwińmy jednak wątek i to nawet wykluczając opcję wystawiania faktur za Klienta, a ograniczając ją do opcji importu faktur (tych zakupowych i tych sprzedażowych, które Klient wystawił sam w KSeF).
Z założenia wydaje się, że uprawnienie do dostępu do faktur w KSeF załatwia sprawę. Dlaczego jednak, Aplikacja Podatnika rozróżnia uprawnienie do dostępu do faktur oraz uprawnienie do przeglądu historii sesji i generowania UPO? Na logikę sam dostęp do faktur nie daje możliwości wygenerowania UPO, czy też pobrania danych z UPO. Warto zatem już na etapie testów zweryfikować czy dane z UPO będą przynajmniej widoczne (możliwe do podglądu) w KSeF dla Biura Rachunkowego. Odmiennie może ono mieć problem z weryfikacją daty przydzielenia KSeF ID i zasadniczo oceny kiedy faktura zakupu została odebrana, i możliwe jest odliczenie VAT naliczonego. W kwestiach rozliczenia podatkowe to nie lada gratka. Oczywiście można założyć, że odliczenia będziemy każdorazowo dokonywali w drugim miesiącu (bo mamy takie prawo), ale przecież część Klientów może być tym niemiło zaskoczona planując swoje zobowiązania podatkowe i inwestycje. Kontynuując, że już nie wspomnę jakie znaczenie ma UPO przy nadaniu faktur i uprawnieniu do wystawiania e-faktur za Klienta, jako podstawowy dokument potwierdzający skuteczność ich przesłania i nadanie KSeF ID. Może się wiec okazać, że odebranie uprawnienia imiennego z tym „dodatkowym” zakresem będzie konieczne – SPRAWDŹMY to!
