KSeF – zasadność powszechnego stosowania trybu offline24
Jednym z możliwych działań w procesie wystawiania e-faktury jest zastosowanie trybu offline24. Tryb ten dotyczy możliwości natychmiastowego wprowadzenia wizualizacji e-faktury do obrotu i przekazania odbiorcy zanim faktura ta trafi do KSeF. Wydaje się więc, że tryb byłby zasadny do stosowania wśród wszystkich przedsiębiorców stale i na dużą skalę obsługujących konsumentów i firmy. Dlaczego?
Spis treści:
- offline24 geneza wystawienia e-faktury
- oflline24 a przekazanie odbiorcy dokumentu nabycia (faktury)
- jakie branże powinny rozważyć stałe stosowanie trybu offline24
Zasadą generalną działania w KSeF ma być fakturowanie w czasie rzeczywistym (online), a więc dziś wystawiam – generuję fakturę i dziś przesyłam ją do KSeF.
W takiej sytuacji, skuteczne wprowadzenie do obrotu wizualizacji faktury, poza systemem KSeF, zależeć będzie m.in. od przepustowości i wydajności nie tylko samego KSeF, ale też pozostałych programów i rozwiązań IT odpowiedzialnych za integrację z KSeF.
Dopóki bowiem nie otrzymamy potwierdzenia nadania KSeF ID i nie wygenerujemy wizualizacji treści xml w postaci czytelnej formatki faktury (zwyczajowo w formacie PDF) jesteśmy „wstrzymani” z możliwością przekazania takiej faktury (jako wizualizacji opatrzonej odpowiednim kodem QR nabywcy.
Problematyka ta była podnoszona od dłuższego czasu i odpowiedzią jest obecna propozycja trybu offline24. Na czym to polega?
Dziś wystawiam- generuję fakturę, ale przesłać ją do KSeF mogę kolejnego dnia roboczego (do 23:59:59).
W omawianym przypadku fakt, iż faktura nie znalazła się jeszcze w KSeF traci na znaczeniu. Aby wydać jej wizualizację nabywcy nie muszą czekać na KSeF ID, mogę ją od razu opatrzyć odpowiednimi kodami QR (dwoma) i przekazać odbiorcy bezpośrednio przy dokonywaniu zakupu, bez obawy o jakiekolwiek przestoje systemowe.
W mojej ocenie, jeśli dany podmiot podejmuje się masowych transakcji zarówno z przedsiębiorcami, jak i z konsumentami, i niejednokrotnie dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, czy też osób będących w podróżach służbowych, delegacjach, a nawet dokonujących zakupów w imieniu pracodawcy, powinien rozważyć stałe stosowanie trybu offline24.
Mówimy tutaj przykładowo o podmiotach prowadzących stacje benzynowe, restauracje, hotele, sklepy, e-markety. Zakupy u tych podmiotów są częstym przedmiotem rozliczeń z pracodawcą, a tu brak możliwości posłużenia się dokumentem zakupu (wizualizacja faktury) może stwarzać problemy.
Jeśli tego rodzaju podmiot nie wprowadzi zasady fakturowania w trybie offline24 i wydania wizualizacji efaktury bezpośrednio przy realizacji sprzedaży, nabywcy mogą mieć spory problem z identyfikacją tych faktur z KSeF.
Oczywiście, po pierwsze sprzedawca może polegać na systemie i próbować fakturować online a kolejno dawać wizualizację tej faktury online’owej, ale czy warto ryzykować „kłopotami” z wydajnością?
Po drugie, sprzedawca może zaniechać wydawania wizualizacji mówiąc, że „przecież faktura będzie w KSeF”. W takim wypadku warto rozważyć aby sprzedawca uwzględnił na takiej fakturze (danych tzw. podmiotu 3) dane, kod, oznaczenia lub jakąkolwiek wzmiankę (np. w adnotacjach) o osobie dokonującej zakupu, jednak czy nabywcy powinni być uzależnieni od chęci wprowadzania lub prawidłowości wprowadzania takich danych przez sprzedawców?
Zwróćmy na to uwagę, sposób identyfikacji faktur zakupu własnych jak i tych zainicjowanych przez pracowników może stwarzać problemy i jest zależne od procesów jakie zostaną przyjęte u sprzedawcy.
