Mała firma kontra EUDR: jak przetrwać nowe unijne wymagania
- Wstęp
- EUDR w praktyce – co to oznacza dla małych firm?
- Największe wyzwania dla MŚP
- Jak te bariery pokonać?
- Dlaczego warto?
- Podsumowanie
Gdy Unia Europejska ogłosiła nowe regulacje związane z EUDR, większość firm zaczęła z lekkim niepokojem patrzeć w przyszłość. Z jednej strony to krok w stronę bardziej odpowiedzialnego handlu i ochrony światowych zasobów leśnych, z drugiej, dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw jest to następna, potencjalnie trudna bariera regulacyjna. I choć data wejścia w życie obowiązków dla większych firm zbliża się wielkimi krokami, MŚP również mają niewiele czasu, by przygotować się do nowych realiów.
2. EUDR w praktyce – co to oznacza dla małych firm?
EUDR nakłada na przedsiębiorców obowiązek udowodnienia, że produkty takie jak drewno, kawa, kakao, soja, guma, wołowina czy olej palmowy oraz liczne towary, które z nich powstają, nie przyczyniły się do wylesiania po 2020 roku. Brzmi to prosto, ale w praktyce oznacza konieczność zdobycia precyzyjnych danych o pochodzeniu surowca, w tym jego geolokalizacji, a także stworzenia od podstaw procedur tzw. należytej staranności. Dla dużych korporacji to kolejny element w rozbudowanych systemach compliance. Dla małych firm to często cały projekt, który musi udźwignąć zaledwie jedna osoba, nierzadko zajmująca się wcześniej logistyką, sprzedażą i dokumentacją jednocześnie.
3. Największe wyzwania dla MŚP
Jednym z pierwszych problemów związanych z wdrożeniem EUDR w małych i średnich firmach może być brak specjalistycznej wiedzy i zasobów. Małe przedsiębiorstwa rzadko dysponują zespołem ekspertów od zrównoważonego rozwoju, a jeszcze rzadziej, systemami IT, które pozwalałyby śledzić pochodzenie surowców z dokładnością do pojedynczych działek rolnych. Terminologia regulacji, obowiązek analizy ryzyka czy konieczność składania oświadczeń w unijnej platformie mogą budzić obawy.
Drugą, dużo bardziej problematyczną kwestią okazuje się współpraca z dostawcami. W wielu przypadkach to właśnie oni, plantatorzy, przetwórcy, małe gospodarstwa rolne czy handlarze w krajach rozwijających się, mają dostarczyć dane geolokalizacyjne. A to oznacza, że małe europejskie firmy, często pracujące z dostawcami z Brazylii, Indonezji, Ghany czy Wietnamu, muszą tłumaczyć im unijne wymogi. Tymczasem nie wszyscy dostawcy mają techniczne możliwości, by zebrać dane GPS, nie wszyscy rozumieją koncepcję „granic działki”, a część zwyczajnie obawia się ujawniania takich informacji.
Do tego dochodzi kwestia kosztów. W mediach i branżowych dyskusjach często podkreśla się, jakie zaawansowane technologie mogą wspierać zgodność z EUDR: systemy satelitarne, blockchain, oprogramowanie GIS. Dla MŚP brzmi to jak inwestycja nie do udźwignięcia i nierzadko na początku taka właśnie jest postrzegana. Małe firmy obawiają się, że wdrożenie EUDR stanie się wydatkiem większym niż ich roczny zysk.
Nie mniejszym problemem jest presja ze strony dużych klientów. Korporacje już teraz wysyłają do swoich dostawców, często MŚP, obszerne ankiety dotyczące zgodności. Małe firmy znajdują się więc między młotem, a kowadłem: muszą przekazać dane dalej, a jednocześnie nie mają ich od swoich własnych dostawców.
Mimo że EUDR wydaje się regulacją skomplikowaną, małe i średnie przedsiębiorstwa mają kilka skutecznych strategii, które pozwalają im przygotować się bez chaosu i nadmiernych wydatków.
Pierwszym krokiem jest stworzenie prostego, zrozumiałego systemu należytej staranności. To nie musi być rozbudowana procedura, chodzi raczej o jasne zasady: kto w firmie odpowiada za zbieranie danych, w jaki sposób przechowywane są dokumenty i jak firma ocenia ryzyko związane z danym krajem czy dostawcą. Wiele MŚP zaczyna od arkusza Excel i krótkiego regulaminu wewnętrznego i to często w zupełności wystarcza na początek.
Drugim filarem jest mądra, partnerska współpraca z dostawcami. Zamiast wysyłać im skomplikowane zapytania, lepiej przygotować krótką instrukcję, być może nawet w ich języku, pokazującą, jak zgromadzić wymaganą geolokalizację. W przypadku rolników z małych gospodarstw często wystarczy aplikacja na telefon do mierzenia granic pól lub zwykły punkt GPS w formacie, który później można odwzorować na mapie. Wielu dostawców, którzy na początku reagują nieufnie, z czasem docenia jasną informację, że jest to obowiązek wynikający z unijnego prawa, a nie indywidualna zachcianka kontrahenta.
Trzecim elementem jest korzystanie z dostępnych, często bezpłatnych narzędzi. Mapy online, proste narzędzia GIS, a także branżowe platformy opracowywane przez organizacje producentów potrafią znacząco ograniczyć koszty. W wielu sektorach powstają wspólne inicjatywy, szczególnie w kawie, kakao i drewnie, które wspierają zbieranie danych u źródła, co szczególnie odciąża MŚP.
Wreszcie ogromną rolę odgrywa dokumentowanie każdego kroku. Organy kontrolne w UE zwracają uwagę nie tylko na to, czy firma posiada pełny zestaw danych, ale też czy potrafi wykazać, że rzeczywiście podjęła starania, by je uzyskać. W przypadku MŚP oznacza to, że nawet jeśli dostawca jeszcze nie dostarczył geolokalizacji, warto zachować maile, instrukcje i dowody na to, że firma konsekwentnie nad tym pracuje.
Choć EUDR może wydawać się kolejnym obciążeniem, przygotowanie firmy do nowych wymogów przynosi również wymierne korzyści. Małe przedsiębiorstwa, które uporządkują swoje procesy zakupowe, zyskują większą przejrzystość łańcucha dostaw, co często prowadzi do stabilniejszych relacji z partnerami. Wielu dużych odbiorców już dziś preferuje dostawców przygotowanych do EUDR, co oznacza realną szansę na zwiększenie konkurencyjności.
Co więcej, firmy, które zaczną działać wcześnie, unikną nerwowego pośpiechu, gdy regulacja zacznie być egzekwowana. Dla MŚP to szczególnie ważne, spokojne, etapowe wdrożenie pozwala uniknąć nagłych kosztów i podejmowania decyzji pod presją czasu.
EUDR bez wątpienia stawia przed małymi i średnimi przedsiębiorstwami poważne wyzwania. Wymaga zdobycia nowych danych, zmiany relacji z dostawcami i stworzenia procedur, które wcześniej nie były potrzebne. Ale jednocześnie daje przestrzeń na uporządkowanie łańcucha dostaw i wzmocnienie pozycji firmy na rynku. Kluczem jest podejście pragmatyczne: zacząć od rzeczy najprostszych, stopniowo budować procedury i nie bać się szukać wsparcia w narzędziach branżowych i partnerskiej współpracy z dostawcami. W ten sposób nawet niewielkie przedsiębiorstwo może poradzić sobie z EUDR i wyjść z tego procesu silniejsze, bardziej świadome i lepiej przygotowane do wymogów przyszłego rynku.
