Model rozliczania usług o niskiej wartości dodanej – zgodność z przepisami CIT i wytycznymi OECD

W działalności grup kapitałowych powszechną praktyką jest świadczenie tzw. usług wsparcia, takich jak usługi księgowe, administracyjne, kadrowe czy informatyczne – pomiędzy podmiotami powiązanymi. Aby uprościć rozliczenia oraz zminimalizować ryzyko związane z cenami transferowymi, ustawodawca umożliwił stosowanie uproszczonych zasad (tzw. safe harbour) w odniesieniu do usług o niskiej wartości dodanej. Model ten znajduje odzwierciedlenie zarówno w przepisach ustawy o CIT, jak i w wytycznych OECD.

Czym są usługi o niskiej wartości dodanej?

Zgodnie z art. 11f ustawy o CIT za usługi o niskiej wartości dodanej uznaje się świadczenia, które:

• wspierają działalność odbiorcy, ale nie stanowią głównej działalności grupy kapitałowej,
• nie są odsprzedawane dalej (z wyjątkiem refakturowania na inny podmiot powiązany),
• są świadczone w przeważającej części dla podmiotów powiązanych (udział usług dla niepowiązanych nie przekracza 2%),
• są poparte szczegółową kalkulacją kosztów i dokumentacją,
• nie są świadczone z terytoriów stosujących szkodliwą konkurencję podatkową,
• są rozliczane z narzutem nie większym niż 5% (przy zakupie usług) lub nie mniejszym niż 5% (przy ich świadczeniu).

Spełnienie tych warunków uprawnia do stosowania uproszczonego sposobu dokumentowania i rozliczania transakcji, co znacząco ogranicza obowiązki administracyjne i zmniejsza ryzyko podatkowe.

Kluczowe elementy bezpiecznego modelu rozliczeń

Pierwszym krokiem w budowie bezpiecznego modelu rozliczeń jest identyfikacja usług spełniających kryteria tzw. „niskiej wartości dodanej”, zgodnie z przepisami prawa podatkowego. Oprócz zgodności z ustawowym katalogiem, kluczowe znaczenie ma wykazanie, że usługi te nie wpływają bezpośrednio na strategiczne decyzje operacyjne ani na poziom innowacyjności spółki. Równocześnie należy przeprowadzić analizę powiązań między podmiotami, w tym opisać charakter relacji oraz sposób współpracy pomiędzy usługodawcą a jego odbiorcami.

Kolejnym istotnym elementem jest identyfikacja kosztów, czyli wyodrębnienie kosztów bezpośrednich i pośrednich przypisanych do konkretnych usług. W tym kontekście niezbędne jest opracowanie kluczy alokacji kosztów, które muszą być zarówno ekonomicznie uzasadnione, jak i możliwe do obrony w razie ewentualnej kontroli podatkowej. Po przeprowadzeniu tych analiz należy ustalić odpowiedni poziom narzutu.

Ostatnim etapem jest przygotowanie dokumentacji typu defence file, która obejmuje szczegółową kalkulację kosztów, uzasadnienie zastosowanych metod alokacji oraz opis transakcji, funkcji, ryzyk i zaangażowanych aktywów. Tak opracowana dokumentacja stanowi podstawę do prawidłowego rozliczenia transakcji zgodnie z wymogami ustawy o CIT. Co istotne, defence file może zostać przedstawiona organom podatkowym w przypadku kontroli jako dowód na zgodność stosowanego modelu z przepisami i rynkowymi standardami, co znacząco zwiększa bezpieczeństwo podatkowe podatnika.

Podsumowanie

Wdrożenie modelu rozliczeń usług o niskiej wartości dodanej to nie tylko wymóg zgodności z przepisami prawa, ale również istotny element zarządzania finansami w ramach grup kapitałowych. Taki model pozwala ograniczyć ryzyko podatkowe, uprościć procesy administracyjne oraz zwiększyć efektywność rozliczeń wewnętrznych, co ma szczególne znaczenie w obliczu coraz bardziej złożonego otoczenia regulacyjnego.

Dodatkową korzyścią wynikającą ze stosowania zasad safe harbour jest brak obowiązku sporządzania analizy porównawczej. W przypadku usług o niskiej wartości dodanej nie ma konieczności przeprowadzania szczegółowej analizy rynkowej, co pozwala zaoszczędzić czas oraz zasoby organizacji.