Na co uważać przed wysłaniem JPK_ST_KR?

Większość podatników będzie zobowiązana do raportowania struktur JPK_CIT za 2026 r., na które składa się struktura JPK_KR_PD dotycząca ksiąg rachunkowych z dodatkowymi znacznikami oraz struktura JPK_ST_KR dotycząca ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W przeciwieństwie do JPK_KR_PD, raportowanie JPK_ST_KR to zupełna nowość, a co za tym idzie, także nowe ryzyka i wyzwania związane ze znacznym zwiększeniem transparentności podatkowej w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.  

W ramach struktury JPK_ST_KR podatnicy przekażą wszystkie istotne informacje na temat rozliczeń środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Zwrócić uwagę należy w szczególności na kilka obszarów, które podlegają raportowaniu w ramach JPK_ST_KR.  

Pierwszym elementem ryzyka jest obowiązek podania samej nazwy środka trwałego. Częstą praktyką wśród podatników jest nadużywanie koncepcji zbiorczych środków trwałych. Nie będą stanowić odrębnych środków trwałych takie składniki majątku, które samodzielnie nie stanowią urządzenia ani nie tworzą konstrukcji spełniającej cel gospodarczy, nie są kompletne. Zbiorczy, zespolony funkcjonalnie środek trwały tworzy się tylko w przypadku, gdy kilka składników majątku jest ze sobą powiązanych w celu spełnienia przez nie określonych funkcji. Błędną praktyką jest więc np. przyjmowanie zbioru niezwiązanych funkcjonalnie ze sobą laptopów, mebli, wentylatorów, jednostek klimatyzacji itp. Ten błąd będzie widoczny po przesłaniu pliku JPK_ST_KR już po samej nazwie środka trwałego. 

Drugim elementem jest obowiązek podania odpowiedniej klasyfikacji środków trwałych. Podatnik, aby zastosować właściwą stawkę amortyzacji podatkowej, w pierwszej kolejności powinien dokonać prawidłowej klasyfikacji statystycznej danego środka trwałego. Czasami jest to oczywiste, ale czasami może budzić spore wątpliwości. Różne opcje klasyfikacyjne, pod które teoretycznie mógłby podpadać dany składnik majątku, mogą rzutować na różne stawki amortyzacji podatkowej, a więc poprzez koszty podatkowe, oddziaływać na wysokość podatku należnego do zapłaty w danym roku podatkowym. W przypadku nabycia nowych środków trwałych organ podatkowy będzie dodatkowo dysponował podglądem do ksiąg rachunkowych podatnika i kontrahenta, co może ułatwić odczytanie charakteru danego środka trwałego. W tym kontekście przyporządkowanie środka trwałego do błędnej klasyfikacji statystycznej, będzie mogło podlegać weryfikacji przez organ podatkowy na bazie przekazywanych struktur JPK_CIT. W przypadku wątpliwości warto pozyskać interpretację klasyfikacyjną z Głównego Urzędu Statystycznego, która ograniczy ryzyko pomyłki.  

Trzecim elementem wartym uwagi jest kwestia ujawniania środków trwałych i moment, w którym dany składnik majątku staje się faktycznie środkiem trwałym. Jeśli podatnik nabywa jakiś składnik majątku, to będzie to widoczne w JPK_KR_PD, a także w KSeF. Nie jest możliwe więc „ukrycie” nieujawnionego środka trwałego. Chociaż lektura ustawy o podatku dochodowym sprawia wrażenie, że podatnik ma możliwość nieujawniania środka trwałego, jeśli tak zechce, to jednak z JPK_KR_PD będzie wynikać, że dany składnik majątku został nabyty i nie został zaliczony do ewidencji środków trwałych, co może wzbudzać pytania ze strony urzędu skarbowego. Jednocześnie, aby uznać dany składnik majątku za środek trwały należy spełnić określone warunki, w tym w szczególności składnik majątku musi stanowić własność lub współwłasność podatnika, być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania a przewidywany okres używania powinien być dłuższy niż rok. Środkiem trwałym może być też tylko taki składnik majątku, który wykorzystywany będzie przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. Praktyka pokazuje, że podatnicy popełniają w tym zakresie pewne heurystyki, przyjmując, że wskazane warunki zostały spełnione lub nie dochowując staranności w dokumentowaniu spełnienia poszczególnych przesłanek. Dla przykładu, nie sprawdza się czy zakup został dokonany z zastrzeżeniem własności, nie weryfikuje się zamierzeń osób władających składnikami majątku co do okresu użytkowania środków trwałych i celów, do których mają służyć, nie sprawdza się formalnego stwierdzenia zdatności do użytku, czy pomija się fakt wykorzystywania danych środków trwałych przez inny podmiot powiązany. Podobne ryzyko wiąże się także z klasyfikacją nabywanych usług i licencji w kontekście obowiązku przyjęcia wartości niematerialnej i prawnej do ewidencji lub zaliczenia ich do kosztów pośrednich jednorazowo w dacie poniesienia.  

Kolejnym newralgicznym elementem struktury JPK_ST_KR jest obowiązek podania zmiany wartości początkowej środka trwałego. W połączeniu z danymi z JPK_KR_PD, organ otrzymuje wiedzę, że pewne wydatki poniesione przez podatnika mogą być przez niego zakwalifikowane jako ulepszenie środka trwałego, a inne jako „remont” niestanowiący ulepszenia, rozliczany zazwyczaj w kosztach podatkowych jednorazowo. Szczególnie należy uważać na zgodność opisów faktur, księgowań z ich ekonomiczną treścią oraz sposobem ujęcia pod względem podatkowym, żeby uniknąć np. takiej sytuacji, że wystawca dokumentu na fakturze umieszcza opis wskazujący na wydatki stanowiące ulepszenie środka trwałego, a podatnik traktuje to jako remont i rozlicza jednorazowo w kosztach podatkowych. 

Ostatnim elementem, który może skupić wzrok administracji skarbowej jest zaliczanie do kosztów podatkowych niezamortyzowanej wartości początkowej środków trwałych w przypadku ich likwidacji. Pamiętać należy, że nie zawsze wartość niezamortyzowanej wartości początkowej będzie można zaliczyć do kosztów podatkowych. Nie będzie to możliwe, jeżeli likwidacja środka trwałego wynika ze zmiany rodzaju działalności gospodarczej. Do kosztów nie będzie można zaliczyć także niezamortyzowanej wartości środka trwałego, jeśli nie nastąpiło definitywne pozbycie się środka trwałego lub nie zostało ono odpowiednio udokumentowane. 

Struktura JPK_ST_KR to nowa jakość, jeśli chodzi o wiedzę organów podatkowych na temat środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Do tej pory, to co się działo z środkami trwałymi i WNiP podatnika i jak one wpływały na rozliczenie podatku dochodowego, pozostawało najczęściej w sferze sekretów podatnika. Czar jednak niedługo pryśnie i trzeba się na to przygotować.