Należyta staranność w VAT wciąż żywa – fiskus znowu wymaga weryfikacji kontrahentów

Choć mogło się wydawać, że temat „należytej staranności” w VAT stał się przestarzały, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. W decyzjach podatkowych, zarówno dotyczących dawnych rozliczeń sprzed dekady (jeśli zobowiązanie z różnych przyczyn się jeszcze nie przedawniło), jak i współczesnych spraw, organy wciąż chętnie sięgają po ten argument. 

Jednym z częstszych zarzutów jest brak sprawdzenia statusu VAT kontrahenta – dawniej poprzez wniosek o potwierdzenie rejestracji (art. 96 ust. 13 ustawy o VAT), dziś poprzez narzędzia elektroniczne, takie jak tzw. „Biała Lista”. Problem w tym, że takie oczekiwania w rzeczywistości nie mają zazwyczaj realnego znaczenia dla oceny rzetelności podatnika. 

Formalne potwierdzenie to nie dowód staranności 

W przeszłości przedsiębiorcy faktycznie mogli wystąpić do urzędu skarbowego o zaświadczenie potwierdzające, że kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Dziś te informacje są dostępne publicznie online, w kilka sekund. 

Zarówno dawniej, jak i obecnie, taka weryfikacja ma jednak czysto formalny charakter – mówi wyłącznie o tym, czy podmiot widnieje w rejestrze VAT na dany dzień. Nie przesądza natomiast o tym, czy kontrahent jest rzetelny, prowadzi faktyczną działalność czy też uczestniczy w karuzeli podatkowej. 

Dlatego też samo „sprawdzenie statusu VAT” – czy to poprzez wniosek do urzędu sprzed lat, czy poprzez Białą Listę – nie zapewnia podatnikowi realnej ochrony przed zarzutem braku należytej staranności. 

Organ musi wskazać, czego konkretnie zabrakło 

Jeżeli fiskus zarzuca przedsiębiorcy brak należytej staranności, nie może jednak poprzestać na ogólnikach. Ma obowiązek wskazać, jakie konkretne czynności podatnik miał obowiązek wykonać i dlaczego ich zaniechanie było istotne w kontekście danej transakcji. 

Bez takiego wykazania zarzut pozostaje bezpodstawny. Nie można bowiem wymagać od podatnika działań, które – nawet gdyby zostały podjęte – niczego by nie zmieniły. A często tak właśnie jest z zaświadczeniem o rejestracji VAT, które potwierdziłoby wyłącznie, że kontrahent był formalnie zarejestrowany. Idąc dalej, podatnik jedynie utwierdziłby się w przekonaniu, że współpracuje z legalnym podmiotem, dopuszczonym do prowadzenia działalności przez odpowiednie organy administracji publicznej.  

Jeśli więc organ zarzuca podatnikowi, że nie sprawdził statusu VAT kontrahenta, a po dokonaniu takiej czynności podatnik dowiedziałby się, że jego kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, to taka okoliczność powinna być poczytywana na korzyść podatnika; nie zaś świadczyć o jego niestaranności. 

Nie każda czynność zwiększa bezpieczeństwo 

W praktyce fiskus bywa nadmiernie wymagający, oczekując od podatników czynności, które mają charakter pozorny lub nieproporcjonalny. W decyzjach można spotkać np. zarzuty, że przedsiębiorca: 

• nie odwiedził siedziby kontrahenta, 

• nie zażądał dodatkowych dokumentów, 

• nie zawarł pisemnej umowy (albo wręcz przeciwnie – zawarł ją żeby upozorować należytą staranność). 

Tymczasem oszuści zwykle są dobrze przygotowani i potrafią stworzyć wrażenie rzetelności. Skoro w założeniu mają zamiar oszukania Państwa, to z analogicznym zamiarem zachowują się względem kontrahenta, który usiłuje ich weryfikować. W efekcie te działania nie zwiększają bezpieczeństwa podatnika, a jedynie generują dodatkowe obciążenia administracyjne i w skrajnych przypadkach mogą przybierać działania o charakterze wręcz detektywistycznym. 

Co na to TSUE 

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w swoim orzecznictwie wielokrotnie podkreślał, że obowiązek dochowania należytej staranności nie może oznaczać prowadzenia śledztwa wobec każdego kontrahenta. 

Podatnik ma obowiązek zachować rozsądną ostrożność – jeśli istnieją konkretne przesłanki, które mogą wzbudzić podejrzenia co do rzetelności kontrahenta. W przeciwnym razie nie można wymagać szeroko zakrojonej weryfikacji, opartej jedynie na teoretycznym ryzyku. 

Należyta staranność – dawne narzędzia, te same wnioski 

Dziś zamiast papierowych wniosków o potwierdzenie rejestracji mamy narzędzia cyfrowe: Białą Listę, wyszukiwarki NIP czy rejestry unijne VIES. Zmieniła się forma, ale sens pozostaje ten sam – chodzi o formalne potwierdzenie statusu VAT. 

Często sama formalna weryfikacje nie jest jednak wystarczająca do obalenia zarzutu braku staranności. Jeśli jednak organ nie wykaże, że podatnik miał powody, by wątpić w swojego kontrahenta, nie powinien stawiać zarzutu niestarannego zachowania. 

Jeśli w Twojej sprawie organ powołuje się na „brak należytej staranności” – czy to w odniesieniu do rozliczeń sprzed lat, czy do bieżących transakcji – warto przeanalizować, czy zarzut jest rzeczywiście zasadny. Pomagam przygotować argumentację merytoryczną i wskazać, że podatnik działał w granicach racjonalnej ostrożności – niezależnie od tego, czy sprawa dotyczy roku 2013, czy 2025.