Nie zapomnij o TPR – termin mija 1 grudnia!

Spis treści 

1. Zbliża się termin złożenia informacji TPR  
2. Najważniejsze terminy  
3. Kto jest zobowiązany do złożenia TPR  
4. Kto podpisuje TPR  
5. Co przygotować, żeby poprawnie złożyć TPR 
6. Podsumowanie   
   
   

1.Zbliża się termin złożenia informacji TPR  

Przypominamy, że podmioty powiązane zobowiązane do sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych (tzw. local file) mają również obowiązek złożenia informacji o cenach transferowych – TPR – za rok 2024.  

2.Najważniejsze terminy  

• Termin złożenia TPR - do 1 grudnia 2025 r. (dla podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym).  
• Termin złożenia oświadczenia o sporządzeniu dokumentacji cen transferowych -  
  Również do 1 grudnia 2025 r.  

Oba obowiązki realizuje się elektronicznie, poprzez system e-Deklaracje lub e-Urząd Skarbowy. Informację TPR składa się do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego.  

3.Kto jest zobowiązany do złożenia TPR  

Obowiązek dotyczy:  

• podmiotów realizujących transakcje kontrolowane objęte obowiązkiem sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych;   
• podmiotów realizujących transakcje kontrolowane zwolnione z obowiązku sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych na podstawie art. 11n pkt 1-2 lub 10-12 Ustawy CIT (art. 23z pkt 1-2 lub 9-11 Ustawy PIT), o ile wartość tych transakcji przekroczy progi dokumentacyjne, oraz   
• podmiotów realizujących transakcje inne niż transakcje kontrolowane, o ile wartość tych transakcji przekroczy progi dokumentacyjne.  
  
  

4.Kto podpisuje TPR  

Informacja TPR jest podpisywana przez:  

• osobę fizyczną - w przypadku podmiotu powiązanego będącego osobą fizyczną,  
• osobę upoważnioną przez przedsiębiorcę zagranicznego do reprezentowania go w oddziale - w przypadku podmiotu powiązanego będącego przedsiębiorcą zagranicznym, posiadającym oddział działający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,  
• kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, a w przypadku, gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wyznaczoną osobę wchodząca w skład tego organu  

- przy czym nie jest dopuszczalne podpisanie tej informacji przez pełnomocnika, z wyjątkiem pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym, doradcą podatkowym lub biegłym rewidentem.  

Sankcje za niezłożenie lub złożenie nieprawdziwej informacji  

• Kara grzywny do 720 stawek dziennych (zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym) za niezłożenie TPR lub podanie w niej danych niezgodnych z lokalną dokumentacją cen transferowych.  
• Kara grzywny do 240 stawek dziennych (zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym)  za złożenie TPR po terminie.   
  
  

5.Co przygotować, żeby poprawnie złożyć TPR 

Złożenie informacji TPR (Transfer Pricing Reporting) wymaga wcześniejszego zebrania wielu danych zarówno finansowych, jak i formalnych. Poniżej znajdziesz praktyczną listę elementów, które należy przygotować:

Dane finansowe i analityczne

TPR opiera się na danych pochodzących z lokalnej dokumentacji cen transferowych oraz sprawozdania finansowego.  

Przygotuj: 

• sprawozdanie finansowe za rok 2024 – w wersji ostatecznej lub zatwierdzonej, 
• zestawienie przychodów i kosztów z systemu księgowego, z rozbiciem na transakcje z podmiotami powiązanymi, 
• wartości transakcji kontrolowanych (np. sprzedaż towarów, usług, pożyczki, licencje, refaktury, usługi zarządcze itp.), 
• analizy porównawcze (benchmarking) – użyte w local file, wraz z marżami lub wskaźnikami rentowności, 
• metodę ustalenia ceny transferowej zastosowaną dla każdej kategorii transakcji, 
• informacje o zmianach warunków rynkowych, które mogły wpłynąć na wynik analizy (np. zmiany kursów walut, cen surowców, restrukturyzacje).
  
  Informacje o transakcjach i podmiotach powiązanych

Każda transakcja kontrolowana raportowana w TPR musi być szczegółowo opisana i przypisana do konkretnego podmiotu powiązanego. 

Przygotuj: 

• pełną listę podmiotów powiązanych (z krajów UE i spoza UE), 
• numery NIP lub identyfikatory podatkowe tych podmiotów, 
• kraj rezydencji podatkowej, 
• formę prawną i status podmiotu (np. spółka kapitałowa, osobowa, oddział), 
• opis rodzaju transakcji (np. sprzedaż towarów, udzielenie pożyczki, świadczenie usług doradczych, udostępnienie znaku towarowego), 
• wartość transakcji brutto/netto w PLN, 
• walutę i przeliczenie kursu, 
• stosowaną metodę ustalania ceny transferowej (np. porównywalnej ceny niekontrolowanej, koszt plus, marży transakcyjnej netto, ceny odsprzedaży), 
• informację, czy transakcja jest objęta zwolnieniem z obowiązku local file (na podstawie art. 11n CIT / 23z PIT).
  
  Dane formalne i techniczne

Złożenie TPR odbywa się wyłącznie elektronicznie, dlatego potrzebne są odpowiednie narzędzia i uprawnienia. 

 
Sprawdź i przygotuj: 

• kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP osoby uprawnionej do podpisania TPR, 
• pełnomocnictwo, jeśli raport będzie podpisywał doradca podatkowy, adwokat, radca prawny lub biegły rewident, 
• aktualne dane kontaktowe jednostki (adres e-mail, numer telefonu), 
• dostęp do systemu e-Deklaracje lub e-Urząd Skarbowy, 
• numer właściwego urzędu skarbowego, zgodnie z siedzibą podatnika, 
• plik XML z wypełnionym TPR, przygotowany w aktualnej wersji struktury logicznej (dostępnej na stronie MF).
  
  Weryfikacja i kontrola spójności danych

Zanim podpiszesz i wyślesz TPR: 

• sprawdź, czy wszystkie transakcje powiązane przekraczające progi dokumentacyjne zostały ujęte, 
• porównaj dane w TPR z local file, sprawozdaniem finansowym i analizą porównawczą, 
• upewnij się, że wartości liczbowe (przychody, koszty, zyski, straty) są spójne z księgami rachunkowymi, 
• skontroluj, czy osoba podpisująca TPR jest wskazana w dokumentacji wewnętrznej spółki jako kierownik jednostki, 
• po wysyłce zachowaj UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) – jest to jedyny dowód złożenia TPR w terminie.
  
  Organizacja procesu wewnętrznego

Aby usprawnić przygotowanie TPR, warto wprowadzić w firmie prostą procedurę: 

• wyznaczyć osobę odpowiedzialną za koordynację zbierania danych, 
• ustalić harmonogram prac (np. do końca września – zebrane dane, do końca października – weryfikacja, do połowy listopada – zatwierdzenie i podpis), 
• zapewnić komunikację między działami: finanse, księgowość, kontroling, podatki i zarząd, 
• przechowywać wszystkie dane w jednym repozytorium (np. wspólny folder lub arkusz w SharePoint/Excel), 
• rozważyć outsourcing lub wsparcie doradcy podatkowego, jeśli raport obejmuje wiele transakcji międzynarodowych lub skomplikowaną strukturę. 

6.Podsumowanie 

Prawidłowe przygotowanie TPR wymaga wcześniejszego zebrania danych finansowych, księgowych i analitycznych oraz ich zgodności z lokalną dokumentacją cen transferowych. Kluczowe jest zapewnienie spójności informacji, weryfikacja poprawności technicznej oraz odpowiednie umocowanie osoby podpisującej dokument. 

Dobrze zaplanowany proces, z podziałem zadań, harmonogramem i kontrolą jakości danych, zminimalizuje ryzyko błędów oraz pozwoli złożyć TPR sprawnie i na czas.