Niejasności w stosowaniu doręczeń elektronicznych nie powinny pogarszać sytuacji podatników

Od dłuższego czasu podatnicy i organy podatkowe funkcjonowali w skomplikowanym stanie wielu systemów elektronicznych służących prowadzeniu korespondencji elektronicznej z organami administracji publicznej oraz sądami. Na przestrzeni 2025 r. obowiązkowe stało się stosowanie systemu e-Doręczeń przez podatników. Natomiast zgodnie z obecnym harmonogramem wdrażania e-Doręczeń, dopiero od października 2029 r. do stosowania tego systemu zobowiązane będą jednostki samorządu terytorialnego oraz sądy.  

Oznacza to ciągłe pojawianie się problemów wynikających ze stosowania licznych systemów służących doręczeniom elektronicznym (e-PUAP, e-Urząd Skarbowy, e-Doręczenia) - zarówno w przeszłym, jak i obecnym stanie prawnym (w którym zasadnicza różnica polega na obowiązku stosowaniu e-Doręczeń w kontaktach z organami podatkowymi). 

Warto odnotować korzystne dla podatników poglądy Naczelnego Sądu Administracyjnego co do skutków następujących niejasności: 

• czy możliwe jest wniesienie skargi do sądu administracyjnego za pomocą innego środka komunikacji niż e-PUAP? 

• czy organ podatkowy może doręczać korespondencję za pomocą innego środka komunikacji niż wskazany w pełnomocnictwie szczególnym? 

Skarga do sądu administracyjnego wniesiona za pomocą innego środka niż e-PUAP, powinna zostać rozpoznana 

W dotychczasowym orzecznictwie wskazywano, że e-Doręczenia lub e-Urząd Skarbowy nie służą komunikacji z sądami administracyjnymi, ponieważ Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi wskazuje, że podatnik powinien wnosić pisma za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, czyli e-PUAP. 

Tymczasem, w ostatnim czasie kształtuje się pozytywna dla podatników linia orzecznicza NSA. Zgodnie z nią: 

• zachęcanie przez organy administracji do stosowania e-Doręczeń, powszechne ich stosowanie oraz brak wymogu wnoszenia pism przez e-PUAP pod rygorem odrzucenia pisma przemawiają za tym, by nie odrzucać skargi wniesionej błędnym środkiem komunikacji elektronicznej, gdyż podatnik musi być świadomy swoich obowiązków i sankcji za ich niedopełnienie (postanowienia NSA z 28 października 2025 r., sygn. akt I OSK 1516/25 oraz I OSK 1517/25), 

•  prawo do sądu nie byłoby efektywnie zapewnione, jeżeli odrzucenie skargi następowałoby wyłącznie z powodu wniesienia skargi za pośrednictwem systemu informatycznego innego niż e-PUAP, a dodatkowo, celem informatyzacji komunikacji z organami i sądami było usprawnienie i podniesienie efektywności postępowania (postanowienie NSA z 24 września 2025 r., sygn. I FSK 1395/25 oraz z 17 września 2025 r., sygn. akt I FSK 1176/25). 

Oznacza to, że nawet w razie odrzucenia skargi z powodu wniesienia jej inną drogą  
niż poprzez e-PUAP, zasadne jest złożenie skargi kasacyjnej - ostatnie pozytywne  
dla podatników orzeczenia NSA pozwalają liczyć na rozstrzygnięcie merytorycznie sprawy podatnika. 

Doręczenia decyzji za pomocą e-Urzędu Skarbowego mogą być nieprawidłowe  

Niejasności co do odpowiedniego w danej sytuacji środka komunikacji elektronicznej dotyczą również praktyki organów podatkowych.  

W postanowieniu NSA z 8 października 2025 r., sygn. akt II FSK 895/25, NSA potwierdził, że nieprawidłowa jest praktyka organów podatkowych polegająca na zamiennym stosowaniu różnych środków komunikacyjnych - poprzez odstąpienie od doręczenia pism na wskazany przez pełnomocnika adresu e-PUAP i doręczenie za pomocą e-Urzędu Skarbowego. 

W analizowanej przez NSA sprawie, w toku postępowania pełnomocnik wskazał na złożonym pełnomocnictwie szczególnym adres e-PUAP, jako właściwy do doręczeń elektronicznych. Organ odwoławczy uznał takie oświadczenie pełnomocnika i kierował korespondencję w sprawie na adres wskazanej w pełnomocnictwie skrzynki e-PUAP. Natomiast decyzja kończąca postępowanie odwoławcze została skierowana już do pełnomocnika spółki za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Co prawda pełnomocnik wyraził zgodę na stosowanie przez organy podatkowe e-Urząd Skarbowy do celów doręczeń elektronicznych, jednak miało to miejsce przed złożeniem pełnomocnictwa w sprawie. 

Zdaniem zarówno WSA w Olsztynie, jak i NSA, takie działanie organu było nieprawidłowe: 

• istotna jest kolejność wskazań pełnomocnika co do właściwego adresu doręczeń - tj. czy wyrażenie zgody na doręczenia poprzez e-Urząd Skarbowy nastąpiło przed, czy po, złożeniu pełnomocnictwa wskazującego na adres e-PUAP - co podkreślono w uzasadnieniu postanowienia NSA z 8 października 2025 r., sygn. akt II FSK 895/25, 
• prawidłowość doręczeń stanowi gwarancję procesową, a ustalenia telefoniczne nie prowadzą do usunięcia wad doręczenia - co podkreślono w uzasadnieniu postanowienia WSA w Olsztynie z 9 kwietnia 2025 r., sygn. akt I SA/Ol 118/25. 

Powyższe konkluzje mogą być istotne dla wszystkich podatników, którzy otrzymali decyzje  
za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego - możliwe jest, że zostały one doręczone wadliwie  
i nie powinny wywoływać skutków prawnych. 

Źródła: 

• postanowienia NSA z 28 października 2025 r., sygn. akt I OSK 1516/25 oraz I OSK 1517/25, z 8 października 2025 r., sygn. akt II FSK 895/25, z 24 września 2025 r., sygn. I FSK 1395/25 oraz z 17 września 2025 r., sygn. akt I FSK 1176/25,  

• postanowienie WSA w Olsztynie z 9 kwietnia 2025 r., sygn. akt I SA/Ol 118/25.