Obciążenie dostawcy kosztami dostosowania / weryfikacji towaru

Nabywasz towar, który okazuje się wadliwy / niezgodny z zamówieniem? Możesz dostosować produkt do parametrów pożądanych korzystając z usług podmiotu trzeciego a następnie koszt takiej usługi przerzucić na pierwotnego dostawcę. Jak rozliczyć taką płatność? 

Opodatkowaniu VAT podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. Niewątpliwie zatem opodatkowaniu podlega transakcja sprzedaży towaru i odrębnie świadczenie usługi dostosowującej produkt. Czy koszty usług dostosowawczych nabywca powinien refakturować na dostawcę? Nie. 

Odpłatność 

Odpłatność oznacza wykonanie czynności (dostawy towarów oraz świadczenia usług) za wynagrodzeniem. W znaczeniu potocznym wynagrodzenie to zapłata za pracę, należność. Natomiast „odpłatny” to taki, który wymaga zapłacenia, zwrotu kosztów, płatny.  

W orzecznictwie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, czy obecnie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (np. wyrok z dnia 03.03.2020 r., sygn. C-16/93) wskazywano, że aby świadczenie usług miało charakter odpłatny (w konsekwencji czego podlegało opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług), między usługodawcą a usługobiorcą musi istnieć stosunek prawny, w ramach którego następuje wymiana świadczeń wzajemnych (musi istnieć bezpośredni związek między płatnością ze strony usługobiorcy, a określonym zachowaniem usługodawcy).  

Z kolei w wyroku z dnia 08.03.1988 r. (sygn. C-102/86) wskazano, że czynność można uznać za dokonaną odpłatnie, gdy istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi, a ponadto odpłatność za otrzymane świadczenie (towar lub usługę) pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miałaby być opodatkowana tym podatkiem.  

Natomiast w wyroku z dnia 05.02.1981 r., sygn. C-154/80 Trybunał wskazał, że świadczenie podlega opodatkowaniu jedynie w przypadku, gdy podstawę opodatkowania stanowi świadczenie wzajemne otrzymane przez świadczącego usługę - musi również istnieć możliwość wyrażenia w pieniądzu wartości tego świadczenia wzajemnego. Trybunał podkreślił w powołanym wyroku, że świadczenie wzajemne musi stanowić pewną wartość subiektywną, gdyż podstawą opodatkowania jest świadczenie wzajemne rzeczywiście otrzymane, nie natomiast wartość otrzymana według kryteriów obiektywnych.  

A zatem czynność można uznać za dokonaną odpłatnie, gdy istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub świadczącego usługę, tj. wynagrodzenie z tytułu określonego świadczenia – „…czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Przy czym związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie” (tak DKIS w interpretacji z dnia 28.03.2025 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.29.2025.7.AR). 

Jednocześnie należy wskazać, że z odpłatnością będziemy mieli do czynienia również w sytuacji, w której wynagrodzenie należne świadczeniodawcy ma wysokość kosztów poniesionych przez świadczeniodawcę – tak przykładowo DKIS w interpretacji z dnia 24.04.2023 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.56.2023.2.SM: „Czynność może być albo odpłatna albo nieodpłatna. Na gruncie podatku od towarów i usług nie występują czynności częściowo odpłatne. Jeśli tylko czynność została wykonana za wynagrodzeniem, to jest ona odpłatna. Nie ma żadnego znaczenia, czy wynagrodzenie to pokrywa koszty świadczenia tej czynności poniesione przez podatnika, ewentualnie kreuje dla podatnika zysk. Także czynności wykonane "po kosztach" ich świadczenia, bądź poniżej tych kosztów, są czynnościami odpłatnymi, o ile tylko pobrano za nie wynagrodzenie. Aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę i odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi zostaje wypłacone wynagrodzenie. Musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą i przekazanym za nią wynagrodzeniem. Wypłacający wynagrodzenie otrzymuje w zamian świadczenie przynoszące mu korzyść”.  Identycznie wskazano w interpretacji DKIS z dnia 25.07.2025 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.261.2025.2.MR oraz interpretacji DKIS z dnia 06.08.2025 r., nr 0112-KDIL3.4012.362.2025.2.AK.  

Obciążenie dostawcy kosztami dostosowania towarów nie stanowi odpłatnego świadczenia usług podlegającego opodatkowaniu VAT 

Przedmiotowa płatność ma charakter odszkodowawczy i nie wiąże się z żadnym świadczeniem usług. W konsekwencji takie rozliczenie nie podlega opodatkowaniu. Nie jest to zatem „odsprzedaż usługi” ale rodzaj rekompensaty z tytułu nieprawidłowego wykonania umowy przez dostawcę.  

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez DKIS: 

1. interpretacja z dnia 18.01.2021 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.495.2020.1.RD: Należy zauważyć, że klienci zagraniczni, którzy nabyli wadliwe produkty obciążają Wnioskodawcę kwotami związanymi z reklamacjami które obejmują koszty administracyjne po stronie klienta, zwykle naliczane w formie ryczałtu (np. 200 EUR) z uwagi na nieprawidłowości w dostawie, które to koszty mają pokryć wydatki dotyczące pracy administracyjnej personelu klienta zaangażowanego w proces reklamacyjny (przypadek a), koszty przestoju procesów produkcyjnych u klienta (przypadek b) oraz koszty odesłania wadliwych produktów do Wnioskodawcy (przypadek c). Wnioskodawca uzgadnia również, że w związku z dostawą wadliwej partii towarów nabywca (klient zagraniczny podejmie odpowiednie działania bez odsyłania wadliwych produktów). Działania te są następujące: sortowanie produktów, tj. oddzielenie produktów wadliwych od prawidłowych, co niesie za sobą koszty w szczególności w przypadku drobnych detali - klient mógłby w takim przypadku odesłać do zakładu produkcyjnego Wnioskodawcy całą partię produktów, bez ich sortowania, (…) koszt naprawy wadliwych produktów na miejscu u klienta bądź przez zatrudnionego przez niego podwykonawcę (np. ponowne malowanie porysowanych powierzchni) którymi obciążany jest Wnioskodawca (…), w przypadku, w którym naprawa produktów jest nieopłacalna, Wnioskodawca może zlecić klientowi ich zezłomowanie, co jest rozwiązaniem tańszym niż ich powrotny transport zza granicy i złomowanie w Polsce (…). We wszystkich opisanych przypadkach kontrahenci zagraniczni nie świadczą na rzecz Wnioskodawcy żadnej usługi pomimo tego, że działania (…) są uzgadniane z Wnioskodawcą i następują po zaakceptowaniu tych działań przez Wnioskodawcę czy to w sposób oficjalny czy też dorozumiany. Należy bowiem zauważyć, że Wnioskodawca pokrywa te koszty w związku z wadami dostarczonych produktów. Zatem Wnioskodawca jest podmiotem zobowiązanym do pokrycia kosztów związanych z usunięciem wad zakupionego towaru bądź pokrycia kosztów wynikłych z dostawą wadliwych towarów jak koszty administracyjne, koszty przestoju procesów produkcyjnych, koszty odesłania wadliwych produktów, koszty sortowania produktów czy też ich zezłomowania. W takich przypadkach nie jest to zapłata za wykonaną na jego rzecz usługę. W przedmiotowej sytuacji (…) nie zachodzi stosunek zobowiązaniowy pomiędzy Wnioskodawcą a klientem zagranicznym w zakresie sortowania produktów, kosztów naprawy wadliwych produktów czy też ich zezłomowania, ponieważ beneficjentem usługi sortowania produktów, naprawy wadliwych produktów bądź zezłomowania nie jest dostawca towarów (Wnioskodawca). Klienci zagraniczni jedynie odzyskują na zasadach odszkodowawczych koszty poniesione w związku z wadliwością kupionych od Wnioskodawcy produktów. Wnioskodawca jest obciążany przez klientów zagranicznych za czynności i koszty które wynikają z wyłącznej winy Spółki. Mamy więc do czynienia z działaniami zmierzającymi do prawidłowego zrealizowania uprzednio zawartej umowy sprzedaży oraz rozliczeniami pomiędzy stronami (Wnioskodawcą a klientem zagranicznym) wynikającymi z reklamacji jakościowej zgłoszonej przez nabywcę. W kontekście powyższego w każdym z opisanych przypadków (…) Wnioskodawca obciążany kosztami nie jest odbiorcą usługi (jej konsumentem), lecz podmiotem zobowiązanym do pokrycia kosztów związanych z nienależytym wykonaniem zobowiązani polegającego na dostarczeniu nabywcy określonego towaru (tj. spełniającego parametry wymagane przez kupującego). Nie dochodzi do świadczenia wzajemnego ze strony klientów zagranicznych na rzecz Wnioskodawcy, a kwoty stanowiące zwrot kosztów (…) nie można uznać za wynagrodzenie z tytułu świadczonej przez klientów zagranicznych usług. W konsekwencji należy stwierdzić, że działania klientów zagranicznych w przypadkach (…) po zidentyfikowaniu wadliwych towarów dostarczonych przez Wnioskodawcę i obciążeniu go kosztami z tego wynikającymi stanowią formę naprawienia szkody i w rezultacie nie spełniają definicji świadczenia usług a w konsekwencji nie podlegają opodatkowaniu poprzez rozpoznanie importu usług, o którym mowa w art. 2 pkt 9 ustawy; 
2. interpretacja z dnia 21.12.2022 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.729.2022.2.IK: Obciążając dostawców kosztami nabycia usług od podmiotów trzecich w związku z czynnościami zmierzającymi do wyeliminowania wad nabytych materiałów, nie wykonujecie/nie będzie wykonywać Państwo, w świetle ustawy o VAT, żadnej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Obciążenie dostawcy kosztami, jakie ponieśli Państwo wskutek niewłaściwego wykonania przez niego zobowiązania, wiąże się z odpowiedzialnością odszkodowawczą. Wobec tego kwota, jako stanowiąca należność o charakterze odszkodowawczym i nie wiążąca się ze świadczeniem usług, nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Skoro to dostawca ponosi ekonomiczny ciężar podatku VAT z tytułu wadliwości materiałów, to jesteście/będziecie Państwo uprawnieni do wystawienia noty obciążeniowej na dostawcę w łącznej kwocie brutto potwierdzającej nabyte przez Państwa usługi dokumentujące np. koszty sortowania czy złomowania - jako rekompensatę, która nie podlega opodatkowaniu VAT.  

Podsumowując: koszty usługi nabytej w celu dostosowania nabytego towaru należy przerzucać na dostawcę w kwocie brutto dokumentując rozliczenie notą, a nie fakturą.  

Rozliczenia z kontrahentami nie zawsze będą stanowić odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu. Być może w danym przypadku zastanawiasz się, czy masz do czynienia z tzw. zwrotem kosztów, czy też z odsprzedażą. Są to jednak problemy do rozwiązania.