Odkrywaj KSeF razem z LTCA. cz. XX "Jakie procedury wewnętrzne warto wdrożyć?"

Wdrożenie obowiązkowego stosowania e-faktury dotyczy szeregu spraw. Wiedza o tym czym jest KSeF i na jakich zasadach stosować e-fakturowanie to dopiero wierzchołek góry lodowej.

Niezwykle istotne są bowiem wszelkie działania wdrożeniowe, wśród których wymienić należy takie aspekty jak:

• wybór/dostosowanie oprogramowania do korzystania z KSeF,
• przeszkolenie pracowników,
• dostosowanie umów z kontrahentami do nowych warunków współpracy oraz uaktualnienie obecnie stosowanych,
• wdrożenie nowych procedur wewnętrznych.

Wdrożenie nowych procedur jest niezwykle istotne w większych przedsiębiorstwach i nie powinno być to pomijane lub bagatelizowane.

Procedury wewnętrzne obejmują zbiór wytycznych i zasad panujących w Firmie co do danego sposobu działania. Podstawowymi procedurami wewnętrznymi dotyczącymi VAT są tzw. procedury należytej staranności. Wejście w życie obligatoryjnego KSeF będzie wymagało ich uaktualnienia, co najmniej w zakresie konieczności weryfikacji prawidłowości wizualizacji e-faktury i możliwości prześledzenia ścieżki pomiędzy tą wizualizacją, a e-fakturą wystawioną w KSeF.

Chodzi przede wszystkim o obowiązek naniesienia na taką wizualizację kodu QR, który umożliwi na zidentyfikowanie danej e-faktury w KSeF.

Jak wskazuje bowiem Ministerstwo Finansów brak kodu QR lub naniesienie na wizualizację znacznie większej ilości danych aniżeli na fakturze widniejącej w KSeF (zwłaszcza co do elementów przedmiotu sprzedaży) może budzić wątpliwości co do prawidłowości postępowania wystawcy i powinno zwiększyć naszą czujność.

Sam brak kodu QR lub brak możliwości jego wykorzystania może wynikać z faktu, iż faktura nie została wystawiona jako e-faktura, nie ma jej w KSeF wbrew obowiązkowi, czy też została wystawiona przez podmiot nieuprawniony.

Wytyczne co do sposobu weryfikacji i postępowania z takimi fakturami warto więc opracować i to nie tylko pod kątem należytej staranności i zabezpieczenia prawa do odliczenia VAT, ale także pod kątem biznesowym. Nieprawidłowe faktury mogą przecież stanowić próby wyłudzenia (scum). Prowadząc natomiast działalność na dużą skalę i odbierając np. 5tys. faktur zakupowych w miesiącu, możemy być narażeni na tego rodzaju oszukańcze działania.

Jednocześnie, nawet jeśli zweryfikujemy poprawność e-faktury i jej wizualizacji mogą wystąpić sytuacje, w których faktury tej nie powinniśmy rozliczać (np. zostanie omyłkowo wystawiona na naszą rzecz, lub będziemy kwestionowali jakieś jej elementy – cenę / jedną z pozycji). Ministerstwo Finansów przyznaje, że fakt otrzymania faktury w KSeF nie zmusza nas do jej rozliczenia podatkowego, jeśli z daną fakturą się nie zgadzamy, niemniej wykrycie, z którą fakturą się nie zgadzamy i jak z nią postąpić to już zupełnie indywidualna kwestia