Odkrywaj KSeF razem z LTCA. cz. XXX "Wdrożenie KSeF - od czego zacząć?"
W niniejszym rozdziale omawiamy, jakie przedsiębiorca powinien podjąć pierwsze kroki dla celów wdrożenia KSeF.
Należy zacząć od odpowiedniego zaplanowania uprawnień, a w konsekwencji rozważenia zdobycia pieczęci kwalifikowanej i określenia zasad jej wykorzystywania w Firmie lub – alternatywnie – złożenia zawiadomienia ZAW-FA wraz ze zgłoszeniem pierwszej osoby uprawnionej do korzystania z KSeF w imieniu Firmy (tzw. „KSeF Mastera”).
Jeśli jesteśmy osobą fizyczną prowadzącą JDG, żadnego zgłoszenia nie musimy dokonywać. Mamy uprawnienie pierwotne i od razu możemy przystąpić do działania w KSeF.
Przystępując do dziania w KSeF, zasadna wydaje się analiza komu i w jakim zakresie udzielić dalszych uprawnień lub rozważenie potrzeby generowania tokenów na potrzeby programu finansowo-księgowego, czy też identyfikatorów wewnętrznych na potrzeby moich jednostek zależnych.
W pierwszym etapie warto położyć nacisk na określenie i udzielenie wszelkich uprawnień do działania w KSeF i ich weryfikacji, tak aby na 1 lipca 2024 r. być gotowym.
Jeśli nie jestem osoba fizyczną i zdecyduję się na ZAW-FA, niekoniecznie czekałbym na przejście procesu legislacyjnego dotyczącego jego elektronicznej formy (jest w tym zakresie projekt, wykaz 827).
Może się okazać, że proces ten się wydłuży, a wstrzymywanie naszego zgłoszenia działa na naszą niekorzyść.
Jednocześnie, jeśli mamy w ZAW-FA tylko jedną osobę do zgłoszenia warto rozważyć, czy na poziomie uchwały wspólników lub uchwały zarządu nie potwierdzić jej powołania przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji danego podmiotu, aby w przyszłości uniknąć ew. sporów i nieporozumień.
W drugiej kolejności warto prześledzić typologię powszechnie występujących kontrahentów oraz transakcji, aby móc zidentyfikować z kim i co do jakiej transakcji będziemy działać w KSeF, poza KSeF lub w dwojaki sposób wystawiając e-faktury w KSeF, a doręczając je poza systemem.
Tu, względem tych kontrahentów, którzy mogą budzić nasze wątpliwości (np. konsumentów, zagranicznych, zwolnionych, lub posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności) warto odebrać stosowne oświadczenia dotyczące ich statusu i pozwalające na określenie naszych obowiązków względem KSeF.
Wskazywane działania stanowią absolutne minimum i nie są wykluczone dalsze kroki dotyczące np. wyboru dostawcy rozwiązań IT, stworzenia odpowiednich procedur postępowania, aneksowania określonych umów handlowych itd.
