Odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe spółek – aktualne ryzyka i nadchodzące zmiany

Członkowie zarządów polskich spółek kapitałowych funkcjonują w środowisku wysokiego ryzyka osobistego. Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe spółki, która może obciążyć ich prywatny majątek, to nie abstrakcyjna groźba, lecz codzienność członków zarządu, którzy nieraz dowiadują się o problemie dopiero z decyzji organu podatkowego. Tak to wygląda często w praktyce.

Niedawno opublikowany projekt nowelizacji art. 116 Ordynacji podatkowej zapowiada istotne zmiany w tym zakresie (poniżej kilka szczegółów). Przeczytasz o nich więcej chociażby w tekście @Dziennik Gazeta Prawna – https://edgp.gazetaprawna.pl/podatki/postepowania-i-kontrole-podatkowe/artykuly/11219726,koniec-ze-slupami-wiecej-osob-odpowie-za-podatkowe-dlugi-spolki-fu.html, gdzie miałem przyjemność wyrazić swój komentarz w zakresie tej inicjatywy ustawodawczej i wynikającego z nich potencjalnych ryzyka.

Warto jednak spojrzeć na ten wątek szerzej – nie tylko na planowane regulacje, ale przede wszystkim na realne problemy, z jakimi mierzą się dzisiaj zarządy spółek, w tym na często niedocenianą odpowiedzialność karną skarbową, która nie oszukujmy się – boli najbardziej. Dlatego też w dzisiejszym wpisie poruszam temat kompleksowo.

Realne problemy zarządów – perspektywa praktyczna

Niezależnie od kierunku zmian legislacyjnych, aktualnie członkowie zarządów borykają się z zestawem systemowych wyzwań. Można tutaj wskazać:

• Problem bezskuteczności egzekucji

Odpowiedzialność subsydiarna aktualizuje się, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. W praktyce organy podatkowe często wszczynają postępowania wobec członków zarządu niemal równolegle z egzekucją wobec spółki, traktując przesłankę bezskuteczności dość liberalnie, często sprzecznie z przepisami prawa upadłościowego. Zdarzają się przypadki, gdzie wobec członka zarządu prowadzona jest już egzekucja administracyjna, a sprawa spółki znajduje się jeszcze na etapie skargi przed sądem.

• Niejasność pojęcia właściwego czasu i niewypłacalności spółki

Członek zarządu często stoi przed dylematem: złożyć wniosek o upadłość zbyt wcześnie (narażając się na zarzut pochopności), czy zbyt późno (tracąc szansę na egzonerację). Członek zarządu musi odpowiedzieć sobie też na pytanie, kiedy ma do czynienia ze stanem niewypłacalności spółki i czy posiadanie zaległości jedynie wobec Skarbu Państwa musi oznaczać automatycznie, że Spółka jest niewypłacalna? Moim zdaniem nie. Niewypłacalność to jednak pojęcie bardzo szerokie i dla jej zaistnienia nie ma chociażby znaczenia, to czy wierzytelność ma charakter publicznoprawny czy cywilnoprawny. Wbrew pozorom, ustalenia czy spółka jest niewypłacalna nie jest naprawdę takie łatwe.

• Odpowiedzialność „odziedziczona"

Nowy członek zarządu wchodzący do spółki z problemami finansowymi może odziedziczyć odpowiedzialność za zobowiązania, które powstały przed jego powołaniem – jeśli nie podejmie odpowiednich działań naprawczych w „właściwym czasie" od objęcia funkcji. Tutaj również musi uważać, kiedy nastąpił moment niewypłacalności spółki. Trudne zadanie.

• Trudności dowodowe

Ciężar wykazania przesłanek egzoneracyjnych spoczywa na członku zarządu. Po latach od zdarzeń zgromadzenie dokumentacji potwierdzającej podjęte działania bywa zatem niezwykle trudne i warto mieć tego świadomość.

Odpowiedzialność karna skarbowa – niedoceniany wymiar ryzyka

O ile odpowiedzialność z art. 116 Ordynacji podatkowej jest szeroko dyskutowana, o tyle konsekwencje wynikające z Kodeksu karnego skarbowego pozostają często w cieniu – moim zdaniem niesłusznie, bo mogą być dla członka zarządu znacznie bardziej dotkliwe.

Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność za szereg czynów związanych z rozliczeniami podatkowymi spółki. Członek zarządu może odpowiadać m. in. za:

• nieujawnienie przedmiotu opodatkowania (art. 54 KKS) – gdy spółka nie składa deklaracji lub zaniża podstawę opodatkowania
• oszustwo podatkowe (art. 56 KKS) – podanie nieprawdy w deklaracjach lub zatajenie prawdy
• niewpłacenie pobranego podatku (art. 77 i 78 KKS) – szczególnie istotne przy podatkach, gdzie spółka występuje jako płatnik (PIT od wynagrodzeń),
• nierzetelne prowadzenie ksiąg (art. 61 KKS).

Dlaczego KKS jest szczególnie problematyczny? W przeciwieństwie do odpowiedzialności z Ordynacji podatkowej, odpowiedzialność karna skarbowa jest zawsze osobista i w sumie nie można się od niej uwolnić wykazując zgłoszenie wniosku o upadłość. Co więcej członek zarządu może odpowiadać nie tylko za aktywne działania, ale także za brak nadzoru nad prawidłowością rozliczeń.

Warto również zaznaczyć, że jednocześnie ta sama sytuacja faktyczna może prowadzić zarówno do odpowiedzialności z art. 116 Ordynacji podatkowej (finansowej), jak i odpowiedzialności karnej skarbowej – sankcje te się nie wykluczają.

Jak się zatem zabezpieczyć? Rekomendacje praktyczne

Przede wszystkim każda istotna decyzja dotycząca sytuacji finansowej spółki powinna być udokumentowana. Protokoły posiedzeń zarządu, analizy płynności, korespondencja z doradcami – to materiał dowodowy na wypadek przyszłych postępowań.

Co więcej regularna analiza wskaźników płynności i wypłacalności pozwala wcześnie zidentyfikować moment, w którym należy rozważyć działania restrukturyzacyjne lub upadłościowe.

Istotne jest również wdrożenie procedur weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych. Jest to nie tylko wymóg compliance, ale realna ochrona przed zarzutami karnymi skarbowymi.

Można również rozważyć zawarcie polisy odpowiedzialności cywilnej członków zarządu, które może pokryć koszty obrony i ewentualne odszkodowania – choć oczywiście nie ochroni przed odpowiedzialnością karną.

Kluczowym zabezpieczeniem swoich interesów jest także odpowiednie zachowanie i wsparcie profesjonalisty w toku toczącego się sporu z fiskusem lub przed sądem. Odpowiednia strategia może pozwolić na nieeskalowanie sporu i jego pomyślne zakończenie bądź przynajmniej ograniczenie potencjalnych kar i sankcji.

Projektowane zmiany w art. 116 Ordynacji podatkowej

Wracając jeszcze na chwilę do tematu projektowanych zmian w zakresie odpowiedzialności członków zarządu za zaległości spółek należy zauważyć, że nowe przepisy należy z jednej strony ocenić pozytywnie – jeśli chodzi o sam kierunek zmierzający do wzmocnienia pozycji procesowej członków zarządu. Szczególnie istotne jest stworzenie im realnej możliwości podważania ustaleń zawartych w decyzjach wydawanych wobec spółki, co stanowi wyraźną reakcję na dotychczasowe orzecznictwo TSUE.

Z drugiej jednak strony projekt nie ogranicza się wyłącznie do implementacji standardów unijnych. Wprowadza również rozwiązania, które mogą istotnie rozszerzyć zakres odpowiedzialności oraz zwiększyć poziom ryzyka po stronie osób zarządzających. Dotyczy to w szczególności objęcia odpowiedzialnością nie tylko formalnych członków zarządu, ale także osób faktycznie zarządzających działalnością spółki, co rodzi ryzyko bardzo szerokiej i nieprecyzyjnej interpretacji kręgu podmiotów odpowiedzialnych.

Najdalej idące skutki może mieć jednak projektowana zmiana odnosząca się do art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, czyli regulacji dotyczącej tzw. „pustych faktur”. Zakłada ona, że decyzja wydana wobec spółki w tym zakresie będzie co do zasady determinować odpowiedzialność członka zarządu, w praktyce ograniczając jego możliwości obrony na późniejszym etapie postępowania. W efekcie ciężar rzeczywistego sporu może zostać przeniesiony na etap postępowania wobec samej spółki. Jeżeli na tym etapie nie zostanie podjęta skuteczna obrona, to późniejsze działania członka zarządu mogą mieć jedynie ograniczony, a w skrajnych przypadkach wręcz iluzoryczny charakter.

Przedstawiony przez Ministerstwo Finansów projekt modyfikuje zasady subsydiarnej odpowiedzialności, rezygnując z aktualnych przesłanek egzoneracyjnych na rzecz przesłanki należytej staranności. Czym jednak owa należyta staranność ma być i jak jej dochować? A no nie jest to takie jednoznaczne i przesłanka ta może budzić w praktyce szereg wątpliwości interpretacyjnych, a przez to generować potencjalne spory z fiskusem.

Na czym ma polegać dochowanie „należytej staranności”? W myśl projektowanego, nowego art. 116 par. 3 Ordynacji podatkowej, do jej dochowania trzeba będzie wykazać co najmniej:

• posiadanie kwalifikacji, w tym wiedzy i umiejętności odpowiednich do pełnienia obowiązków w spółce (lub w innym zarządzanym podmiocie),
• faktyczne zarządzanie spółką,
• przyjęcie odpowiedzialności za ogół spraw spółki (lub innego zarządzanego podmiotu),
• wdrożenie ładu organizacyjnego gwarantującego prawidłowość rozliczeń podatkowych.

Będzie trzeba zatem uważać, czy członek zarządu posiada odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i umiejętności do pełnienia obowiązków w spółce. Jeśli nie będzie mógł tego udowodnić, jego sytuacja procesowa wydaje się być trudna.

Podsumowanie

Planowane zmiany w art. 116 Ordynacji podatkowej mogą przynieść pewne uporządkowanie zasad odpowiedzialności subsydiarnej członków zarządu. Nie zmienią one jednak fundamentalnego ryzyka, z jakim wiąże się pełnienie funkcji w zarządzie spółki z problemami finansowymi.

Szczególną czujność powinien budzić również wymiar karny skarbowy – jest to bowiem odpowiedzialność osobista, której nie uchyla ani upadłość spółki, ani staranne działania naprawcze. W tym obszarze jedyną skuteczną strategią jest prewencja: rzetelne rozliczenia, właściwy nadzór i szybka reakcja na nieprawidłowości.

Dla członków zarządów kluczowe jest dziś nie tylko śledzenie zmian legislacyjnych, ale przede wszystkim budowanie systemów, które pozwolą im wykazać, że dochowali należytej staranności – zarówno w wymiarze cywilnym, jak i karnym.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi oczywiście porady prawnej, natomiast mogę zaproponować przeanalizowanie Twojej sprawy oraz ewentualne wsparcie w charakterze pełnomocnika bądź obrońcy w toku toczącego się postępowania. W indywidualnych przypadkach rekomendowana jest konsultacja z doradcą podatkowym lub prawnikiem specjalizującym zarówno w prawie podatkowym, jak i karnym skarbowym – do czego z przyczyn pragmatycznych i z uwagi na przedstawione powyżej ryzyka – gorąco zachęcam!

Streszczenie pod SEO:

Artykuł omawia odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe spółek w świetle obowiązujących przepisów oraz planowanych zmian w art. 116 Ordynacji podatkowej. Przedstawia, kiedy możliwe jest przeniesienie odpowiedzialności na członka zarządu, czym jest bezskuteczność egzekucji oraz jakie znaczenie ma moment zgłoszenia wniosku o upadłość.

W opracowaniu poruszono również praktyczne problemy, takie jak niejasność pojęcia „właściwego czasu” i „niewypłacalności”, odpowiedzialność nowych członków zarządu oraz trudności dowodowe w postępowaniach podatkowych.

Istotnym elementem analizy jest także odpowiedzialność karna skarbowa, w tym ryzyka związane z niewłaściwym rozliczaniem podatków, niewpłaceniem zaliczek na PIT oraz nierzetelnym prowadzeniem ksiąg. Artykuł wskazuje, że odpowiedzialność członków zarządu może mieć charakter zarówno finansowy, jak i osobisty, a postępowania podatkowe często toczą się równolegle z postępowaniami karnymi skarbowymi.

Na końcu przedstawiono praktyczne rekomendacje dotyczące ograniczania ryzyka, w tym dokumentowania decyzji, monitorowania sytuacji finansowej spółki oraz wdrażania procedur compliance podatkowego.