Pełnomocni Wspólnika/ Akcjonariusza na Zgromadzeniach
Udział w zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością albo w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy spółki akcyjnej to jedno z podstawowych uprawnień właścicieli spółek kapitałowych. W praktyce jednak zdarza się, że wspólnik lub akcjonariusz nie może lub nie chce uczestniczyć w takim zgromadzeniu osobiście. W takich przypadkach możliwe jest ustanowienie pełnomocnika, który będzie działał w jego imieniu.
- Podstawa prawna
Kwestie związane z reprezentacją przez pełnomocnika reguluje przede wszystkim Kodeks spółek handlowych. Dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością właściwy jest art. 243 KSH. Spółka akcyjna działa w oparciu o art. 412 - 412² KSH, natomiast w prostej spółce akcyjnej zastosowanie znajduje art. 300⁹⁵ KSH. W sprawach nieuregulowanych, odpowiednie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące pełnomocnictwa.
- Kto może być pełnomocnikiem?
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością pełnomocnikiem może być zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna. Wbrew powszechnym przekonaniom, KSH nie ogranicza pełnomocnictwa wyłącznie do osób fizycznych. Jednak art. 243 § 3 KSH wprowadza wyraźne ograniczenie – członek zarządu oraz pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.
W spółce akcyjnej sytuacja wygląda podobnie. Art. 412² § 1 KSH wyklucza możliwość udzielenia pełnomocnictwa członkom zarządu oraz pracownikom spółki, jednak z istotnym zastrzeżeniem: zakaz ten nie dotyczy spółek publicznych. W przypadku spółki publicznej, jeśli pełnomocnikiem ma być np. członek zarządu, rada nadzorcza, pracownik lub osoba powiązana ze spółką zależną, obowiązują szczególne ograniczenia – pełnomocnictwo może być udzielone tylko na jedno zgromadzenie, nie można udzielić dalszego pełnomocnictwa, a pełnomocnik musi ujawnić możliwość wystąpienia konfliktu interesów i głosować zgodnie z instrukcjami (art. 412² § 3–4 KSH).
W prostej spółce akcyjnej sytuacja wygląda podobnie jak w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z art. 300⁹⁵ § 3 KSH, członek zarządu ani pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na walnym zgromadzeniu, bez względu na status spółki. Podobnie jak w innych spółkach kapitałowych, pełnomocnikiem może być zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna.
- Forma pełnomocnictwa
W spółce z o.o. pełnomocnictwo musi być udzielone w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Nie ma konieczności zachowania formy szczególnej (np. notarialnej), jednak dokument powinien być podpisany przez osobę uprawnioną i złożony przy rejestracji na zgromadzeniu.
W spółce akcyjnej pełnomocnictwo również może być udzielone w formie pisemnej albo elektronicznej. Ustawodawca dopuszcza formę elektroniczną bez konieczności jej potwierdzania podpisem kwalifikowanym – pod warunkiem, że sposób jej przekazania i weryfikacji został określony w ogłoszeniu o zgromadzeniu. W praktyce spółki często wymagają przesyłania pełnomocnictwa w PDF i identyfikacji pełnomocnika poprzez systemy elektroniczne.
W prostej spółce akcyjnej pełnomocnictwo musi być udzielone w formie dokumentowej pod rygorem nieważności (art. 300⁹⁵ § 2 KSH). Nie ma wymogu formy pisemnej, ale dokument (np. skan, e-mail, PDF) musi umożliwiać utrwalenie treści i identyfikację stron. Spółka powinna podjąć działania umożliwiające weryfikację tożsamości akcjonariusza i pełnomocnika, proporcjonalne do celu.
- Zakres pełnomocnictwa
Pełnomocnik co do zasady może wykonywać wszystkie prawa przysługujące wspólnikowi lub akcjonariuszowi, chyba że pełnomocnictwo przewiduje ograniczenia. Obejmuje to udział w zgromadzeniu, zgłaszanie wniosków, udział w dyskusji i głosowanie nad uchwałami – także w głosowaniach tajnych.
Pełnomocnictwo może zawierać instrukcje dotyczące sposobu głosowania. Choć instrukcje te nie są wiążące dla spółki, pełnomocnik zobowiązany jest do ich przestrzegania w relacji z mocodawcą. W przypadku ich naruszenia, ponosi on odpowiedzialność cywilną względem udzielającego pełnomocnictwa. W spółkach publicznych oraz w odniesieniu do szczególnych pełnomocników wskazanych w art. 412² § 3 KSH, obowiązek głosowania zgodnie z instrukcjami ma charakter bezwzględny.
- Praktyczne wskazówki
Przy udzielaniu pełnomocnictwa należy zadbać o jego czytelność, kompletność i zgodność z formą wymaganą przez przepisy. Dokument powinien zawierać dane mocodawcy i pełnomocnika, datę, zakres umocowania oraz podpis (lub odpowiadający mu sposób wyrażenia woli w przypadku formy dokumentowej). W spółkach akcyjnych i PSA warto dokładnie zapoznać się z treścią ogłoszenia o zwołaniu zgromadzenia – często zawiera ono szczegółowe wymogi formalne, terminy i procedury zgłaszania pełnomocnictw. Niedopełnienie ich może skutkować niedopuszczeniem do głosowania.
Podsumowanie
Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu akcjonariuszy to wygodne narzędzie, ale jego wykorzystanie musi być zgodne z przepisami. Warto pamiętać o ograniczeniach dotyczących osób, które mogą pełnić funkcję pełnomocnika, oraz o konieczności zachowania właściwej formy. Należy również rozważyć ryzyka związane z konfliktem interesów oraz odpowiedzialnością pełnomocnika za sposób wykonywania głosu. Starannie przygotowane pełnomocnictwo pozwala uniknąć problemów i zapewnia skuteczny udział w życiu spółki.
