Przechowywanie faktur zakupowych jedynie w wersji elektronicznej już możliwe

Od dłuższego czasu wątpliwości podatników wzbudza to, czy możliwe jest zakwalifikowanie do podatkowych kosztów uzyskania przychodów, wydatków udokumentowanych na podstawie faktur zakupowych, przechowywanych jedynie w wersji elektronicznej, w przypadku, gdy ich wersje papierowe zostaną zniszczone.

W sytuacji, gdy w zakresie podatku VAT podatnicy z reguły otrzymują pozytywne interpretacje, potwierdzające możliwość przechowywania dokumentów źródłowych w formie jedynie elektronicznej, co daje im jednocześnie prawo do odliczenia podatku naliczonego; w zakresie podatków dochodowych sprawa nie jest już taka oczywista. Wątpliwość powstaje bowiem w odniesieniu do tego, że przepisy ustaw o podatkach dochodowych oraz ordynacji podatkowej nie zawierają regulacji odnoszących się do sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, odwołując się w tym zakresie do ustawy o rachunkowości, czyli prawa bilansowego.

Najnowsza interpretacja wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej rozwiewa te wątpliwości.

Czego dotyczyła sprawa?

Spółka, która wystąpiła z wnioskiem o wydanie interpretacji wskazała, że w ramach jej bieżącej działalności gospodarczej ponosi wydatki związane m.in. z zakupem materiałów oraz środków trwałych. Z tego tytułu otrzymuje faktury wystawiane w wersji papierowej.

W spółce istnieje procedura polegająca na elektronicznym archiwizowaniu faktur zakupowych. Polega ona na zeskanowaniu treści takich faktur oraz przechowywaniu ich w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia, co daje każdorazowo możliwość odtworzenia ich treści. Ponadto, wersje papierowe faktur są przechowywane w archiwum spółki, jednakże w przyszłości spółka rozważa niszczenie faktur otrzymywanych w wersji papierowej i pozostawienie ich jedynie w wersji elektronicznej oraz przechowywanie ich w tej formie na serwerach.

Wątpliwość Spółki dotyczyła tego, czy może ona zakwalifikować do podatkowych kosztów uzyskania przychodów, wydatki, udokumentowane na podstawie dokumentów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały ich kopie jedynie w wersji elektronicznej.

Co na to organ podatkowy?

W interpretacji z dnia 26 czerwca 2023 roku, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.351.2018.14.DP, DKIS przyznał rację podatnikowi, który argumentował, iż zarówno przepisy ustaw o podatkach dochodowych, jak i przepisy ordynacji podatkowej, nie zawierają ograniczeń w zakresie formy przechowywania dokumentów źródłowych.

Przepisy ustawy o CIT zawierają jednak postanowienie, zgodnie z którym, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. przepisami prawa bilansowego, w sposób, umożliwiający określenie m.in. wysokości dochodu (straty); podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).

Z kolei zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego, należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ustawa o rachunkowości wskazuje również dowody księgowe, które potwierdzają dokonanie określonych operacji gospodarczych/ zaistnienie zdarzeń gospodarczych.

Jednocześnie przepisy ustawy o rachunkowości wskazują na warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby dany dokument mógł być przechowywany wyłącznie w formie elektronicznej, tj. powinien mieć on charakter trwały i czytelny, zgodny z treścią dowodów księgowych; na jego podstawie możliwe jest ustalenie źródła pochodzenia dokumentu oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie danego zapisu księgowego; stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych, a także ich kompletności; dane przechowywane w postaci źródłowej w miejscu ich powstania są w odpowiedni sposób chronione, w formie zapewniającej ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Biorąc pod uwagę przepisy ustawy o rachunkowości, należy zwrócić uwagę na to, iż na jej podstawie istnieje możliwość przechowywania zgromadzonych dowodów źródłowych jedynie w formie elektronicznej, jeśli, w porównaniu z papierowymi oryginałami, ich treść może być przechowywana w niezmienionej formie na elektronicznym nośniku danych.  

Co więcej, przy założeniu, że dany koszt spełnia przesłanki zakwalifikowania go jako podatkowego kosztu uzyskania przychodów, podatnik będzie miał możliwość zakwalifikowania do podatkowych kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami zakupowymi w wersji elektronicznej, jeśli faktury wystawione w tej formie, odzwierciedlają treść faktur wystawionych w wersji papierowej. Oznacza to, że w sytuacji zeskanowania faktur w formie papierowej oraz przeniesienia treści dokumentów na elektroniczne nośniki danych, a następnie zniszczenia ich papierowych oryginałów, podatnik nie utraci prawa do zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów, kosztów udokumentowanych otrzymanymi fakturami.

Z powyższego wynika, iż dowód księgowy, który będzie właściwy dla ujęcia danego kosztu lub wydatku w księgach rachunkowych zgodnie z prawem bilansowym, będzie pełnił również funkcję dokumentu dla celów podatkowych. Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej, jako dowód należy bowiem zakwalifikować również wszelkie kopie dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, jeśli potwierdzają one fakt wystąpienia określonych zdarzeń gospodarczych.

Z powyższego wynika, iż jeżeli posiadany przez podatnika dowód księgowy jest wystarczający do zaaewidencjonowania danego kosztu (wydatku) w księgach rachunkowych, będzie on wystarczający dla celów podatku dochodowego. Podatnik będzie miał tym samym prawo do zakwalifikowania danego wydatku udokumentowanego fakturą elektroniczną jako kosztu uzyskania przychodu.