Rozliczenie kosztów bez oryginału faktury również w dobie KSeF

Przepisy Ordynacji podatkowej nie ograniczają ustalenia dowodów w sprawie podatkowej do dokumentów papierowych, jednak każda forma dokumentowania zdarzenia powinna odpowiadać obowiązującym przepisom. Przepisy ustawy o CIT przewidują, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16 m (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT). Oznacza to, że na gruncie ustawy o CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w tym z udokumentowaniem kosztów, określa ustawa o rachunkowości. Z ustawy tej wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Przepisy ustawy o rachunkowości nie zabraniają przy tym przechowywania dowodów źródłowych w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT (dla celów podatkowych). 

Dopuszczalne jest więc archiwizowanie i przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej). Natomiast fakt, iż przechowywane będą one w formie elektronicznej nie będzie wpływać na prawo do uznania udokumentowanych w tej formie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. 

Powyższe stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 stycznia 2026 roku, nr: 0114-KDIP2-2.4010.570.2025.3.IN. 

Utrzymanie korzystnej dla podatników linii interpretacyjnej we wskazanym zakresie może mieć szczególne znaczenie w kontekście wprowadzenia od 1 lutego obowiązkowego KSeF, gdzie po stronie podatników mogą pojawić się obawy czy dokument wystawiony poza KSeF, w tym faktura w wersji papierowej i jej skan wciąż mogą stanowić wystarczający dowód w zakresie poniesienia danego wydatku.