Służbowe telefony a prywatne rozmowy. Kiedy powstanie przychód pracownika?
W dzisiejszych czasach liczba regulacji podatkowych jest ogromna, a to często zmusza przedsiębiorców do dokładnego przemyślenia swoich działań i weryfikacji swoich rozliczeń podatkowych.
Takim przykładem jest używanie telefonów służbowych przez pracowników. To standardowa praktyka w wielu firmach. Często zdarza się jednak, że są one wykorzystywane również do celów prywatnych, nad czym pracodawcy nie mają kontroli. W przypadku niektórych przedsiębiorstw mogą pojawić się wątpliwości dotyczące tego, czy korzystanie z telefonów służbowych przez pracowników stanowi dla nich przychód podlegający opodatkowaniu.
Spis treści:
Interpretacja indywidualna a obowiązki płatnika
Czy korzystanie z telefonu służbowego w celach prywatnych to przychód?
Przesłanki uznania świadczenia za przychód
Interpretacja indywidualna a obowiązki płatnika
Najnowsza interpretacja nr 0114-KDIP3-2.4011.534.2024.1.JM, wydana w tym temacie nie jest zaskoczeniem. Jednak na przykładzie Wnioskodawcy, który naliczał szacunkowe kwoty za korzystanie z telefonu służbowego do celów prywatnych, pokazuje, jak łatwo popełnić błąd w rozliczeniach podatkowych.
Spółka, która złożyła wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, udostępnia swoim pracownikom telefony komórkowe wraz z kartami SIM na cele służbowe. Telefony te są podstawowym narzędziem pracy i służą zarówno do kontaktów wewnętrznych, jak i z klientami spółki. Pracodawca dopuszcza także korzystanie z telefonów służbowych w celach prywatnych.
Czy korzystanie z telefonu służbowego, w celach prywatnych to przychód?
Kluczowym zagadnieniem jest to, czy korzystanie przez pracowników z telefonów służbowych do celów prywatnych powoduje powstanie przychodu podlegającego opodatkowaniu. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof), przychodem są wszelkie świadczenia pieniężne i niepieniężne, w tym nieodpłatne świadczenia uzyskane przez pracownika.
W omawianym przypadku, mimo że pracownicy mogą używać telefonów służbowych do celów prywatnych, to jednak brak jest możliwości jednoznacznego określenia wartości tego przychodu. System taryfowy spółki nie nalicza opłat za usługi objęte abonamentem, co uniemożliwia ustalenie wartości prywatnych połączeń.
Przesłanki uznania świadczenia za przychód
Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, wskazał, że za przychód mogą być uznane nieodpłatne świadczenia, jeśli spełnione są trzy kryteria:
- Świadczenie jest dobrowolnie przyjęte przez pracownika.
- Świadczenie przynosi korzyść pracownikowi, a nie pracodawcy.
- Korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi.
W omawianym przypadku, gdy nie mamy możliwości ustalanie jaką korzyć uzyskuje pracownik przesłanka 3 nie jest spełniona. Korzystanie z telefonu służbowego jest wymogiem pracy, a używanie go do celów prywatnych, gdy nie istnieje możliwość przypisania konkretnej wartości wynikającej z wykorzystywania telefonu również do tych celów, nie powoduje postawania przychodu pracownika.
Jak potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej:
„W przypadku telefonów komórkowych w sytuacji wykonywania połączeń prywatnych, z uwagi na brak określenia w umowie kosztu jednej minuty połączenia krajowego, wysłania wiadomości SMS i MMS oraz za transmisję danych, nie jest możliwe ustalenie (na podstawie bilingu) kosztów przeprowadzonych rozmów prywatnych. Podzielenie ryczałtowej kwoty abonamentu przez ilość wykazanych w bilingu rozmów, wiadomości SMS i MMS, oraz transmisji danych, prowadziłoby do nieuprawnionego różnicowania wartości tego samego świadczenia, bowiem w zależności od ilości przeprowadzonych rozmów, wysłanych wiadomości SMS i MMS oraz wykorzystanego transferu danych wartość ta byłaby różna, podczas gdy ogólna kwota abonamentu jest taka sama.
Zatem, w sytuacji braku możliwości jednoznacznego określenia przychodu przypadającego na konkretnego pracownika w związku z wykorzystaniem przez pracownika telefonu służbowego zarówno do celów służbowych jak i prywatnych, po stronie takiego pracownika nie powstaje przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ww. ustawy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
W konsekwencji, Spółka jako płatnik, nie jest zobowiązana do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.”
Podsumowując, należy uznać, że w przypadku, gdy korzystanie z telefonu służbowego nie wiąże się z konkretną i wymierną korzyścią dla pracownika, nie powstaje przychód podlegający opodatkowaniu.
