Śmierć pracownika
W przypadku śmierci pracownika kluczowe jest to, czy należności pracownicze wchodzą do spadku. To zaś zależy od tego, komu są one należne. W zależności od sytuacji albo powinny być one rozliczone jako przychód z praw majątkowych, albo wypłacone bez PIT. Nie popełnij błędu – przeczytaj!
Na mocy art. 631 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.) z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – przede wszystkim dzieci, ewentualnie rodzice o ile spełniają odrębne warunki – zob. art. 65 i nast. ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1631 z późn. zm.).
W przypadku powyższych osób należności po zmarłym pracowniku są wyłączone ze spadku – zob. art. 922 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071), a tym samym podlegają PIT (przychód z praw majątkowych). Oznacza to konieczność rozliczenia podatku przez pracodawcę zmarłego, ale nie powstaje obowiązek odprowadzenia składek ZUS. Przychód powinien być wykazany w wierszu 9 części E formularza PIT-11 wystawionym na osobę, która otrzymuje świadczenie. W praktyce przyjęło się, że jeżeli zmarły zostawił małżonka i małoletnie dzieci – PIT-11 na całość należności wystawia się na małżonka. No i oczywiście trzeba wystawić PIT-11 na zmarłego za okresy rozliczone przed śmiercią, gdyż przepisy dopuszczają rozliczenie się ze zmarłym małżonkiem.
Jeżeli zmarły nie miał małżonka ani innych osób uprawnionych do renty rodzinnej, należności po nim wchodzą do spadku, a tym samym są wyłączone z PIT na mocy art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.). W efekcie nie rozlicza się ani ZUS, ani PIT, ale trzeba „donieść” na spadkobierców. Zgodnie bowiem z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1837 z późn. zm.) pracodawca zmarłego (zwany w tym przepisie dłużnikiem spadkodawcy) ma obowiązek poinformować naczelnika urzędu skarbowego spadkobiercy (spadkobierców) o dokonanych wypłatach (zwrocie długu) i ich wysokości, w terminie 14 dni od dnia wypłaty.
Podsumowanie:
W przypadku małżonka i innych osób uprawnionych do renty rodzinnej – wystawiamy PIT-11 na zmarłego za rozliczone okresy, a wynagrodzenie niepodjęte z powodu śmierci plus ekwiwalent za urlop wykazujemy w PIT-11 wystawionym na te osoby. W przypadku małoletnich dzieci można całość wykazać w PIT-11 wystawionym na małżonka. Nie naliczamy ZUS. Naliczamy PIT (12% bez kosztów uzyskania) – wykazujemy jako przychód z praw majątkowych (wiersz 9 części E formularza PIT-11).
W przypadku innych osób – wystawiamy PIT-11 na zmarłego za rozliczone okresy (co prawda, jeżeli zmarły nie miał małżonka, nie będzie można się rozliczyć wspólnie z nim, ale prościej jest przyjąć, że rozliczone okresy w każdym przypadku dokumentujemy PIT-11 wystawionym na zmarłego). Należności niepodjęte z powodu śmierci plus ekwiwalent za urlop wchodzą do spadku, a tym samym nie naliczamy ZUS i PIT, nie wystawiamy PIT-11 na spadkobiorców. Ale musimy poinformować ich urzędy skarbowe o wypłatach (brak urzędowego wzoru).
