Spotkania jubileuszowe i integracyjne w kosztach CIT
Spotkania jubileuszowe czy też imprezy integracyjne są powszechnym sposobem integracji pracowników i współpracowników. Niewątpliwie przyczyniają się do lepszej współpracy i większej wydajności poszczególnych osób bez rozróżnienia czy współpraca odbywa się na podstawie umowy o pracę, zlecenia czy też w ramach własnej działalności gospodarczej. Rozliczenie kosztów takiej imprezy na gruncie CIT nie pozwala jednak by wszystkie ponoszone wydatki ująć w kosztach uzyskania przychodu.
- Koszty uzyskania przychodu
- Koszty pracownicze
- Zleceniobiorcy i prezes na powołaniu – czy to już reprezentacja?
- Alkohol zawsze wyłączony z kosztów
- Podsumowanie
1. Koszty uzyskania przychodu
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (czyli jeśli poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie, zachowanie lub zabezpieczenie tego przychodu).
Zatem aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
W skrócie: jeśli wydatek służy działalności i osiąganiu przychodów, a nie został wyraźnie wyłączony z kosztów podatkowych, może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Podatnik musi jednak wykazać, że wydatek był celowy, uzasadniony i został prawidłowo udokumentowany.
Kosztami podatkowymi mogą być zasadniczo "koszty pracownicze", jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Zazwyczaj koszty te obejmują takie świadczenia jak wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań okolicznościowych z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń itp. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpływa na zwiększenie efektywności ich pracy.
W tym zakresie linia interpretacyjna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej jest raczej spójna, a przykładem tego jest m.in. interpretacja indywidualna z dnia 27 czerwca 2019 r., nr: 0111-KDIB2-1.4010.248.2019.2.JK. czy też interpretacja indywidualna z dnia 18 marca 2025 roku, nr: 0111-KDIB2-1.4010.64.2025.1.DKG.
Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy CIT, ma charakter zamknięty. Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. - w pkt 28 tego przepisu - koszty reprezentacji. Zgodnie bowiem z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Wyjaśnić należy, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.
Jednocześnie należy zauważyć, że w związku z brakiem legalnej definicji pojęcia "reprezentacja", organy podatkowe oraz sądy administracyjne wskazuję, że dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. O ile uczestnictwo pracownika w imprezie integracyjnej nie jest związane z wykonywaniem czynności służbowych, przewidzianych umową o pracę, jak również nie stanowi formy ekwiwalentu za wynagrodzenie to wydatki związane z uczestnictwem pracownika w takiej imprezie mogą stanowić - co do zasady - koszt uzyskania przychodu. Jeśli więc charakter spotkania uwzględnia budowanie pozytywnych relacji między samymi pracownikami lub między pracodawcą a pracownikami w sposób mogący faktycznie przyczynić się do zwiększenia przychodów podatnika, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła jego przychodów to wydatek taki można uznać za koszt uzyskania przychodów.
Wydatki na organizację jubileuszu czy też integracji w części przypadającej na pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, czy zatem względem zleceniobiorców lub prezesa zarządu zatrudnionego na mocy powołania również? Tu niestety jednoznacznie wyłączona jest możliwości zaliczenia takich wydatków do kosztów z uwagi na uznanie ich za wydatki o charakterze reprezentacyjnym. Według aktualnej linii interpretacyjnej wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe, gdyż osoby te są podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do takich podmiotów podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym. Umowa cywilnoprawna zakłada bowiem równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego.
Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 9 czerwca 2025 roku, nr: 0111-KDWB.4010.5.2025.2.BB Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że jeśli poza współpracownikami, zatrudnionymi na podstawie umów zlecenie, jedyną osobą biorącą udział w obchodach 10-lecia spółki był prezes zarządu, to również wydatki związane z jego uczestnictwem w spotkaniu powinny podlegać wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Udział prezesa zarządu w jubileuszu bez wątpienia przyczynił się bowiem do wykreowania pozytywnego wizerunku spółki w relacjach ze współpracownikami.
Podobnie w interpretacji indywidualnej z dnia 12 października 2023 roku, nr: 0111-KDIB1-1.4010.436. 2023.1.SG Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgodził się na rozliczenie wydatków dotyczących przedstawicieli właściciela spółki oraz członków rady nadzorczej. Uznał, że są one wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT. Przepis ten wymienia wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.
Wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów i nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania zawsze będą wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Organy w tym aspekcie jednoznacznie podkreślają, że trudno powiązać wydatek na alkohol dla uczestników jubileuszu z zakładanym celem integracji mającej na celu związanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy i wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Skoro spotkania integracyjne mają służyć budowaniu motywacji do pracy u pracowników i w ten sposób wpływać na jej efektywność to uzyskiwanie tego efektu poprzez fundowanie bezpłatnego alkoholu uznać należy za pozostające poza związkiem przyczynowym, którego istnienie zakłada art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Do kosztów uzyskania przychodów w związku z organizacją jubileuszu, czy też spotkania integracyjnego można zaliczyć tylko wydatki przypadające na pracowników. Wydatki dotyczące zleceniobiorców, członków zarządu czy alkoholu są z tego katalogu wyłączone. Dla rozliczenia kosztów kluczowe jest zatem prawidłowe przyporządkowanie wydatków do konkretnych grup uczestników wydarzenia
